Conformité par pays et déclarations de confidentialité (DPCS)

Le menu Conformité regroupe les réglages propres à chaque pays où vous avez des contrats, et les déclarations de confidentialité (DPCS) présentées aux employés. Cet article explique comment lire les cartes pays, régler le calcul des visites médicales et de l’effectif, et rédiger, publier, envoyer et suivre une déclaration. Il s’adresse aux administrateurs, aux RH et au délégué à la protection des données.

Avant de commencer #

• Le menu s’ouvre avec l’un des droits de ses écrans : « Paramètres plateforme » (Administration de la plateforme, rubrique Paramètres globaux), « Dossier réglementaire » (Formation), « Contrôles de conformité des avantages » (Avantages) ou « Déclaration de consentement (DPCS) — Créer/Éditer/Voir » (Confidentialité des données (RGPD)). Chaque onglet n’apparaît qu’avec son droit et, pour la Formation et les Avantages, son module.
• Visites médicales et effectif : « Paramètres plateforme », palier Accès pour lire, Exécuter pour modifier.
• Déclarations : « Déclaration de consentement (DPCS) — Créer/Éditer/Voir » (Accès pour voir ; Exécuter pour créer, modifier, dupliquer, envoyer, gérer les contacts), « DPCS — Publier », « DPCS — Archiver », « DPCS — Supprimer » (au palier Exécuter) et « DPCS — Journal d’audit » (onglet des journaux).
• Par défaut, seul le rôle Administrateur porte ces droits (voir Permissions & rôles).

Les cartes pays #

Ouvrez Paramètres › Gérer Illizeo › Conformité. Une carte apparaît d’elle-même pour chaque pays où un contrat est rattaché : contrat en cours, à venir ou terminé depuis moins de 5 ans, hors brouillons. Le pays est celui du bureau du contrat, à défaut celui du bureau de la fiche, à défaut celui de la société. Un contrat dont le bureau n’a pas de pays reconnu n’est compté dans aucune carte ; l’introduction de la page l’indique.

Chaque carte donne le nombre de contrats et ses onglets :

• Visites médicales et effectif : France et Maroc ;
• Formation : le référentiel réglementaire de la France (voir Conventions, factures, attestations et dossiers réglementaires) ;
• Avantages : les contrôles de conformité des avantages du pays, avec le module Avantages.

La carte Protection des données (DPCS), commune à tous les pays, mène aux déclarations de confidentialité.

Visites médicales et effectif en France #

L’onglet propose trois choix. Cliquez sur une option, puis sur Enregistrer dans la barre qui apparaît.

• Visites médicales : Échéances légales (par défaut) calcule la visite d’information, la visite périodique, le suivi renforcé, la reprise après un congé maternité ou un long arrêt et la visite de mi-carrière. Embauche et date saisie ne garde que la visite d’information, puis la « prochaine visite » saisie sur la fiche.
• Périmètre de l’effectif : Par sous-société (par défaut) ou Tout l’espace.
• Calcul de l’effectif : Moyenne annuelle (par défaut), selon les règles du Code de la sécurité sociale, ou Salariés actifs à date.

Le réglage des visites alimente la carte « Prochaine visite médicale due (France) » de la fiche, le rapport système « Visites médicales », le rappel « Visite médicale due (France) » envoyé 30 jours avant aux responsables RH (par e-mail et dans les notifications), l’échéancier des managers et les alertes de visite de reprise après un long arrêt. Avec Embauche et date saisie, les visites périodiques, de reprise et de mi-carrière, et leurs alertes, ne sont plus calculées. Les deux réglages d’effectif alimentent le rapport « Seuils d’effectif (France) » et les entités de la BDESE ; ils ne déclenchent aucune alerte. Voir le catalogue des rapports système.

Visites médicales et effectif au Maroc #

Quatre choix : Visites médicales (Échéances légales ou Embauche et date saisie), Travaux exposés (Non ou Oui), Périmètre de l’effectif et Calcul de l’effectif (Effectif habituel ou Salariés actifs à date). Le bloc Effectif et seuils montre, par entreprise, l’effectif calculé et les seuils de 10, 50 et 100 salariés, avec les obligations attachées. Ces obligations sont affichées pour information.

Le service médical du travail est dû si Travaux exposés vaut Oui ou si l’effectif atteint 50. Dans ce cas, les visites alimentent la fiche, le rapport, le rappel à 30 jours et l’échéancier ; sinon, la fiche les montre comme « Indicatif ».

Rédiger et publier une déclaration #

1. Ouvrez la carte Protection des données (DPCS). La page Déclarations de consentement DPCS affiche ses indicateurs et trois onglets : Déclarations, Journaux de consentement et Contacts de conformité.
2. Cliquez sur Nouvelle déclaration, ou sur Créer depuis le modèle canadien pour partir d’un brouillon fédéral, Québec, Alberta ou Colombie-Britannique à compléter.
3. Renseignez le Titre (obligatoire) et le Contenu, en français et en anglais.
4. Choisissez le Type, qui ne change plus ensuite : Connexion (présentée à la connexion) ou Inscription (remise d’office aux employés créés par l’assistant d’ajout, selon leur bureau).
5. Choisissez la Base légale : Consentement (l’employé accepte, refuse ou retire), Contrat ou Obligation légale (il en prend connaissance), Intérêt légitime (il peut s’y opposer). Une déclaration Non qualifiée ne peut être ni publiée ni envoyée.
6. Complétez Pays, Bureau (tous par défaut), Version (à la création, par exemple 1.0), Date d’effet (aujourd’hui ou plus tard), URL de redirection en cas de refus, Afficher à chaque connexion, le Panneau de présentation (côté gauche), les Points clés affichés à l’employé et Autoriser le téléchargement en PDF, puis Enregistrer.
7. Pour publier, ouvrez la déclaration avec Voir et cliquez sur Publier, ou cliquez sur sa pastille de statut.

Chaque modification incrémente la version. Si le titre ou le contenu change, la déclaration est de nouveau présentée, à leur prochaine connexion, à tous ceux qui l’avaient reçue, y compris s’ils l’avaient acceptée. Les Notes de version du dernier enregistrement forment l’encart « Ce qui a changé ».

Envoyer une déclaration aux employés #

Une déclaration de type Connexion, active et dotée d’une base légale, s’envoie depuis Voir, onglet Prévisualisation employé, bloc Envoyer aux employés : cochez les destinataires, puis cliquez sur Envoyer à, suivi du nombre de personnes. Chacun reçoit l’e-mail « Action requise : déclaration de confidentialité », dont les boutons restent valables 7 jours, et une notification ; une relance part après 7 jours ouvrés, deux au plus, tant qu’il n’a pas répondu. Seuls les destinataires voient la déclaration dans Illizeo, y compris avec Afficher à chaque connexion.

Ce que voit l’employé #

À sa connexion, une fenêtre présente la déclaration, ses points clés, ses contacts et, si vous l’avez permis, son PDF, en français ou en anglais. Avec la base Consentement, il coche « J’ai lu, compris et j’accepte cette politique de confidentialité. » puis clique sur J’accepte, ou sur Refuser : le refus est enregistré, l’employé est déconnecté (ou renvoyé vers l’URL prévue) et la déclaration lui est de nouveau présentée à la connexion suivante. Avec les autres bases, il coche « J’ai lu et pris connaissance de cette déclaration. » puis clique sur J’ai pris connaissance.

Un consentement se retire dans Paramètres personnels, onglet Consentement à la confidentialité, bouton Retirer mon consentement (voir Libre-service employé). Le délégué à la protection des données désigné en est averti par e-mail.

Journaux, contacts et archivage #

• Journaux de consentement : une ligne par envoi et par réponse, filtrable par déclaration, langue, statut et dates. La colonne Date donne la date d’envoi. Exporter produit un fichier CSV.
• Contacts de conformité : délégué à la protection des données, représentants dans l’Union, en Suisse et au Royaume-Uni, Encarregado (Brésil) et responsable de la protection des renseignements personnels (Québec). Désigner, Modifier ou Retirer la désignation : ces contacts sont publiés sur chaque déclaration et dans son PDF ; un rôle laissé vide ne publie rien.
• Une déclaration active ou déjà acceptée ne se supprime pas : elle s’archive. La suppression d’une autre déclaration est définitive et efface aussi ses réponses.
• Dupliquer recopie le titre et le contenu ; la base légale, la présentation et les points clés sont à reprendre.

À savoir #

• La liste d’envoi présente les 25 premiers employés actifs de l’espace ; les suivants n’y figurent pas.
• Une déclaration de type Inscription est remise sans e-mail et seulement aux employés créés par l’assistant d’ajout qui ont un bureau.
• Le contenu se rédige et s’affiche en français et en anglais seulement.