Cet article s’adresse à toutes les personnes qui remplissent une évaluation : le salarié pour son auto-évaluation, le manager pour la revue de ses collaborateurs, les collègues désignés comme pairs, et les RH. Il explique où trouver les évaluations à faire, comment les remplir et les soumettre, comment le manager les finalise, comment ouvrir une évaluation ponctuelle hors campagne, et comment rouvrir ou supprimer une évaluation.
Avant de commencer #
- Le module Performance doit être activé pour vous.
- Lire des évaluations (onglet Présentation des performances) : « Feedback », palier Accès. Remplir, soumettre, finaliser, signer, ouvrir une évaluation ponctuelle et proposer ou désigner des pairs : palier Exécuter. Rouvrir une évaluation : palier Admin. Par défaut, tous les employés ont les paliers Accès et Exécuter ; seul l’administrateur a le palier Admin.
- Supprimer une évaluation ponctuelle : « Supprimer un formulaire de performance », palier Exécuter (par défaut : administrateur, RH et manager).
- Sur qui vous agissez dépend du périmètre de votre rôle, réglé avec les droits dans Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés.
Les évaluations à remplir #
Ouvrez votre espace Performance (menu de votre profil › Performance) et l’onglet À remplir. Il n’existe que sur votre propre page et liste les évaluations que vous devez écrire : votre auto-évaluation (« Votre évaluation »), la revue de vos collaborateurs, celles où vous êtes désigné comme pair, et la revue ascendante de votre responsable. Le sélecteur de cycle, en haut de l’écran, filtre la liste.
Trois boutons-compteurs répartissent les lignes : À remplir, En attente et Terminées. Chaque ligne donne la personne évaluée, l’étape, le cycle, le contrat le cas échéant, le formulaire et l’échéance. Une évaluation qui ne peut pas encore être remplie porte son motif :
- « En attente de l’étape précédente » : l’étape dont elle dépend n’est pas encore soumise ;
- « Étape fermée à la saisie » ;
- « Assignée à quelqu’un d’autre » ;
- « Finalisée — lecture seule » ;
- « Droit de saisie manquant » : votre rôle n’a pas le palier Exécuter du droit « Feedback ».
Cliquez sur Remplir pour ouvrir une évaluation, ou sur Consulter pour relire une évaluation terminée.
Remplir et soumettre #
- Le formulaire s’ouvre en pleine page, avec le nom du modèle et le statut de l’évaluation.
- Si l’étape le permet, un panneau replié rappelle l’étape précédente (par exemple l’auto-évaluation, pour le manager) : cliquez sur Consulter pour le déplier.
- Répondez aux questions. Les questions obligatoires portent un astérisque.
- Cliquez sur Enregistrer pour garder un brouillon et y revenir plus tard.
- Cliquez sur Soumettre quand vous avez terminé. Si une question obligatoire reste sans réponse, le message « Questions obligatoires sans réponse : … » la nomme ; il faut aussi avoir répondu à au moins une question.
Une fois soumise, l’évaluation passe au statut Soumis et devient en lecture seule pour vous : pour la modifier, elle doit être rouverte. La personne évaluée (si elle peut lire l’évaluation à ce stade) et ses managers reçoivent l’avis « Évaluation soumise ». Fermer le formulaire vous ramène à l’onglet À remplir.
La revue ascendante #
Dans une revue ascendante, vous évaluez votre responsable. Le formulaire s’ouvre depuis À remplir et ne propose que Soumettre. Votre responsable ne voit pas qui a écrit : les revues ascendantes d’une même étape sont réunies pour lui en une seule carte, sans nom d’auteur.
La revue des pairs #
Quand une campagne comporte une revue des pairs, des tâches apparaissent en tête de l’onglet À remplir, selon le réglage de l’étape :
- « Désigner vos pairs » : vous proposez les collègues qui vous évalueront, pendant la période de l’étape ;
- « Désigner les pairs — <nom> » : le manager ou les RH choisissent les pairs d’un collaborateur ;
- « Valider les pairs proposés — <nom> » : le manager valide ou refuse les propositions.
- Cliquez sur Désigner ou Examiner. Le panneau rappelle la règle de l’étape et le nombre de pairs attendu (minimum et maximum).
- Cherchez un collègue dans Rechercher un collègue. Seuls les salariés actifs qui peuvent remplir une évaluation sont proposés, hors la personne évaluée et son manager.
- Cliquez sur Proposer (la personne évaluée) ou Désigner (manager, RH). Pour une proposition à valider, le manager clique sur Valider ou Refuser à côté de chaque nom.
Les pairs désignés et validés reçoivent une évaluation dans leur onglet À remplir. Un pair se retire tant que son évaluation n’a pas été créée. Personne ne désigne ni ne valide pour son propre dossier. La revue des pairs n’est pas anonyme : lorsque la revue devient visible pour la personne évaluée, celle-ci voit le nom du pair qui l’a écrite.
Consulter et finaliser #
Les évaluations d’une personne se lisent dans l’onglet Présentation des performances de son espace Performance (sa fiche › Performance). Deux cartes chiffrées indiquent le nombre d’évaluations complétées et en cours ; les filtres Tous, Complétés et En cours trient la liste. Chaque évaluation affiche sa date, son auteur, son statut (Brouillon, Soumis, Finalisé, Signé) et sa complétude (« Complété » quand toutes les questions obligatoires ont une réponse). Cliquez sur une évaluation pour l’ouvrir.
Finaliser une évaluation, c’est l’approuver : elle devient en lecture seule et ses questions sont figées. Dans une campagne, une évaluation écrite par une autre personne (l’auto-évaluation du collaborateur, par exemple) se finalise une fois soumise : ouvrez-la et cliquez sur Finaliser. Le manager peut finaliser directement sa propre revue. La personne évaluée et l’auteur reçoivent l’avis « Évaluation finalisée ». La personne évaluée ne finalise jamais ses propres évaluations.
Les évaluations de campagne ne se signent pas une à une : elles sont validées avec le dossier de fin de cycle, une fois toutes finalisées. Voir Le dossier de fin de cycle : valider et signer.
Ce que voit la personne évaluée #
- Ses auto-évaluations sont toujours lisibles pour elle.
- Une évaluation de campagne écrite par un autre lui devient visible au moment réglé sur l’étape : à la finalisation, à la demande de signature, ou jamais. Un brouillon ou une évaluation seulement soumise ne lui est jamais montré ; une évaluation signée l’est toujours.
- Les questions privées lui restent masquées, sauf dans sa propre auto-évaluation.
Ouvrir une évaluation ponctuelle #
En dehors des campagnes, un manager ou un RH peut ouvrir une évaluation à tout moment, par exemple en fin de période d’essai.
- Ouvrez la fiche de la personne › Performance › onglet Présentation des performances, puis cliquez sur Nouvelle évaluation.
- Dans la fenêtre « Ajouter une nouvelle évaluation », choisissez le Modèle d’évaluation parmi les modèles actifs.
- Cliquez sur Ajouter une évaluation. Le formulaire s’ouvre ; vous en êtes l’auteur, et l’évaluation est rattachée au contrat choisi dans l’en-tête du profil.
- Répondez, Enregistrez, puis cliquez sur Finaliser.
- Une évaluation ponctuelle finalisée peut ensuite être signée avec Signer, par son auteur comme par la personne évaluée, qui en prend ainsi acte.
Si une évaluation ponctuelle du même modèle est déjà ouverte pour cette personne, elle s’ouvre à la place d’une nouvelle, avec le message « Une revue ouverte basée sur ce formulaire existe déjà : elle a été ouverte. ».
Rouvrir ou supprimer #
Rouvrir une évaluation finalisée, signée ou soumise la remet en brouillon : la fenêtre « Rouvrir la revue » demande un Motif de la réouverture (3 à 1 000 caractères), conservé dans l’historique ; la signature et les questions figées sont effacées. Il faut le palier Admin du droit « Feedback » sur la personne. Personne ne rouvre sa propre évaluation, et la réouverture est refusée si le cycle est clôturé ou si le dossier de fin de cycle a été signé. La personne évaluée, l’auteur et les managers reçoivent l’avis « Évaluation rouverte ».
La corbeille d’une carte supprime une évaluation ponctuelle non finalisée (« Supprimer cette évaluation ? »). Une évaluation de campagne ne se supprime jamais.
Plusieurs contrats #
Quand une personne a plusieurs contrats sous votre responsabilité, un bandeau peut apparaître au-dessus des onglets de sa page Performance, un cycle étant choisi : Traiter en un seul entretien réunit ses dossiers, Un entretien par contrat les sépare. Il faut le droit « Regrouper / séparer les dossiers » au palier Exécuter, être superviseur des contrats concernés, et qu’aucun dossier ne soit encore rempli.
À savoir #
- Une échéance dépassée signale un retard sans bloquer la saisie ; seule la clôture du cycle fige les évaluations.
- Les avis arrivent dans l’onglet Performance de la cloche et par e-mail, selon votre préférence « Entretiens de performance » (Paramètres personnels, onglet Notifications).
- Les formulaires de Performance ne contiennent pas d’évaluation de compétences : le volet compétences de l’entretien annuel appartient au module Formation, s’il est installé pour votre espace. Voir Gérer les compétences.
