Workflows : de la demande à la décision

Dans Illizeo, une demande qui doit être validée (absence, note de frais, modification de données, clôture de paie, offre de recrutement…) suit un workflow : un circuit qui part d’un événement, passe par une ou plusieurs étapes de validation et se termine par une décision. Cet article explique le mécanisme commun à tous les modules. Il s’adresse à tous : approbateurs, RH et administrateurs.

Avant de commencer #

• Les workflows font partie du socle d’Illizeo : il n’y a rien à installer. Les catégories et les réglages d’un module non activé dans votre espace n’apparaissent pas.
• Les droits se règlent dans Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés, rubrique WORKFLOWS de la matrice des rôles, avec les paliers Accès, Exécuter et Admin (voir Permissions & rôles).
• Le rôle livré « Tous les employés » ne porte aucun droit de cette rubrique : un salarié qui n’approuve rien ne voit pas le menu Flux de travail. Il suit ses demandes depuis le module concerné et reçoit la décision par notification et par e-mail.

Le vocabulaire #

De la demande à la décision #

1. Un événement se produit : un salarié dépose une absence, un manager propose une modification de données, la paie d’une période est clôturée…
2. Illizeo démarre le workflow actif qui porte ce déclencheur. Un même déclencheur ne lance qu’un seul workflow : gardez-en un seul actif par déclencheur.
3. La demande parcourt les étapes dans l’ordre des flèches. Une Condition l’oriente vers la branche OUI ou NON ; une Notification prévient les personnes choisies.
4. À une étape d’Approbation, Illizeo désigne les approbateurs, les prévient par une notification et un e-mail, et attend leur décision.
5. Si l’approbateur accepte, la demande passe à l’étape suivante. S’il refuse, la demande est refusée et le motif est transmis au demandeur.
6. À l’étape Fin, la demande prend son statut final (approuvée, ou refusée si la fin le prévoit). Le demandeur est prévenu, et le module applique la décision : l’absence est planifiée, la note devient payable, la modification est enregistrée.

Où se trouvent les workflows #

• Paramètres › Gérer les employés › Workflows : l’onglet Workflows range les workflows par catégorie, avec leur état (Actif ou Inactif), le badge ILLIZEO pour ceux qu’Illizeo fournit et le nombre d’instances. L’onglet Paramètres globaux réunit les règles communes et les réglages par module (voir Paramètres globaux, délais et actions automatiques).
• Le menu Flux de travail ouvre l’écran Workflows et ses onglets Aperçu, Approbations et Métriques, avec une entrée par catégorie : Salaires, Employés, Absences, Présences, Offboarding, Performance, Documents, Notes de frais, Signatures électroniques.

Les workflows livrés et le circuit de repli #

• Les workflows marqués ILLIZEO sont préparés par Illizeo. Certains sont actifs dès l’ouverture de votre espace, d’autres attendent que vous les activiez. Vous pouvez les adapter, puis revenir à tout moment à leurs valeurs d’origine ; vous ne pouvez ni les renommer ni les supprimer.
• Les absences, les journées pointées, les modifications de données et les notes de frais passent toujours par un workflow. Si aucun workflow actif ne porte leur déclencheur, la demande suit le Circuit de repli — supérieur hiérarchique : elle va au supérieur du salarié. Ce circuit apparaît dans la catégorie concernée dès la première demande ; vous pouvez le lire et le modifier comme un autre.

Qui peut décider #

• Seuls les approbateurs désignés par l’étape en cours décident. Personne ne décide de sa propre demande : le demandeur est toujours écarté.
• Un approbateur doit avoir le droit de décider : « Approuver une demande » au palier Exécuter, la catégorie d’approbation du module (par exemple « Approbations — Absences ») et une population de rôle qui couvre le salarié. Celui qui ne remplit pas ces conditions ne reçoit pas la demande ; le réglage Approbateur sans le droit de décider dit ce que devient son étape.
• Quand une étape ne trouve aucun approbateur, la demande reste en attente sans être approuvée en silence. Un rôle qui porte « Approuver une demande » au palier Admin (par défaut, Administrateur) peut alors la débloquer ; ce geste est tracé dans l’historique.

Les détails par module #

Chaque module décrit ses propres règles d’approbation (approbations automatiques, justificatifs, paiement…) :

• Approuver les demandes d’absence
• Approuver les notes de frais
• Valider les présences et suivre l’équipe
• Administrer le module Performance (section Les workflows)
• Paramétrer le module Demandes RH

À savoir #

• Une demande en cours garde le circuit tel qu’il était à son départ : modifier un workflow ne vaut que pour les nouvelles demandes.
• Les e-mails communs aux workflows sont « Demande de validation (workflow) », envoyé à l’approbateur, et « Workflow — décision rendue », envoyé au demandeur. Ils se personnalisent dans Paramètres › Gérer Illizeo › Email, catégorie RH & Workflows (voir Emails). Les absences et les notes de frais ont leurs propres modèles.
• Chacun choisit les avis qu’il reçoit dans ses paramètres personnels, famille « Approbations et flux », case « Demandes d’approbation » (voir Alertes & notifications).

Questions fréquentes #

Je ne vois pas le menu Flux de travail. #

Aucun de vos rôles ne porte de droit de la rubrique WORKFLOWS. Vos demandes se suivent dans leur module ; si vous devez approuver, demandez à votre administrateur les droits décrits dans Approuver, refuser ou déléguer une demande.

J’ai activé un second workflow sur le même déclencheur, mais il ne s’applique pas. #

Un déclencheur ne lance qu’un workflow. Pour des chemins différents selon la population ou le montant, ajoutez des conditions dans un seul workflow (voir Créer et modifier un workflow).