Cet article s’adresse aux administrateurs et aux responsables de la protection des données : il récapitule les droits du module Notes de frais et leur attribution par défaut, les notifications et e-mails, la traçabilité, la lecture des justificatifs par l’IA, le traitement des données personnelles, et répond aux questions les plus fréquentes.
Avant de commencer #
- Les droits se règlent dans Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés, famille « Notes de frais ». Chaque droit a trois paliers : Accès (voir), Exécuter (agir), Admin.
- Les écrans cités ici (rôles, e-mails, journal, données personnelles) ont leurs propres droits.
Les droits et leur attribution par défaut #
| Droit | Ce qu’il permet | Rôles fournis qui le portent |
|---|---|---|
| Note de frais | Accès : ouvrir l’onglet Notes de frais. Exécuter : créer, modifier, soumettre et supprimer ses dépenses. | Exécuter : Tous les employés, Manager, Responsable RH, Gestionnaire Paie. Accès : Comptabilité, Auditeur. Admin : Administrateur. |
| Soumettre une note kilométrique | Déclarer et modifier un trajet | Tous les employés, Manager, Responsable RH, Gestionnaire Paie, Administrateur |
| Per diem — Soumettre (pays/dates, calcul auto) | Déclarer un per diem | Tous les rôles au palier Exécuter, sauf Auditeur (Accès) |
| Scanner un reçu (OCR) | Scanner un justificatif (exige aussi « Note de frais » en Exécuter) | Tous les rôles au palier Exécuter, sauf Auditeur (Accès) |
| Kilométrage — Mode de transport + véhicule ; Kilométrage — Itinéraire (carte) + lieux favoris | Rattacher son véhicule ; utiliser la carte et les lieux favoris | Tous les rôles au palier Exécuter, sauf Auditeur (Accès) |
| Véhicules personnels | Voir et gérer ses véhicules (droit de champ : Lire, Modifier, Insérer, Supprimer) | Tous les employés et Administrateur : tous les gestes. Autres rôles : lecture. |
| Voir les KPI (total soumis, en attente, remboursé) | Afficher les indicateurs de la liste | Tous les rôles (Accès) |
| Voir les NDF en attente de validation (équipe) | Accès : voir la file d’approbation. Exécuter : décider. | Exécuter : Manager, Administrateur. Accès : Responsable RH, Gestionnaire Paie, Comptabilité, Auditeur. |
| Approbations — Notes de frais | Ouvrir la catégorie Notes de frais des approbations (requis en plus du droit précédent) | Tous les rôles sauf Tous les employés |
| Paiement, rapports, comptabilité, configuration | Voir Rembourser, analyser et comptabiliser les notes de frais et Paramétrer le module Notes de frais | Administrateur seulement |
Le rôle Responsable RH voit la file d’approbation mais ne peut pas décider par défaut ; le rôle Comptabilité ne peut ni payer ni ouvrir les rapports par défaut. Ajustez-les si votre organisation le demande.
Notifications et e-mails #
Chaque étape prévient les bonnes personnes dans la cloche d’Illizeo et par e-mail. Les e-mails utilisent des modèles modifiables dans Paramètres › Gérer Illizeo › Email, catégorie Notes de frais.
| Moment | Qui est prévenu | Modèle d’e-mail |
|---|---|---|
| Brouillon resté sans soumission | Le collaborateur | Brouillon à soumettre |
| Note soumise | L’approbateur désigné | Note de frais à approuver |
| Note approuvée | Le collaborateur | Note de frais approuvée ; Frais kilométriques approuvés |
| Note refusée, avec le motif | Le collaborateur | Note de frais rejetée ; Frais kilométriques rejetés |
| Note approuvée, prête au paiement | Les personnes qui peuvent payer la note | Notification dans la cloche |
| Note payée (fichier ou paie) | Le collaborateur | Note de frais remboursée |
- Les avis du module s’activent ou se coupent pour toute l’entreprise dans Paramètres › Notes de frais › Paramètres Notes de Frais, carte Notifications.
- Chaque utilisateur peut couper les siens dans Paramètres personnels › Notifications, famille Notes de frais : Note de frais soumise, Note approuvée ou refusée, Note remboursée, Rappel de brouillon.
- Les relances d’un brouillon et d’une note en attente d’approbation se règlent sur leur modèle d’e-mail.
Traçabilité #
Paramètres › Gérer Illizeo › Logs utilisateurs enregistre la création, la modification et la suppression des notes de frais, des règles de dépense, des catégories et des taux kilométriques, avec leur auteur et les valeurs modifiées. Chaque note garde en outre l’historique de son circuit (soumission, décisions, délégations, paiement), visible dans son détail.
Une note supprimée est définitivement effacée au bout d’une semaine, sauf si elle a été payée : la trace d’une note payée est conservée.
La lecture des justificatifs par l’IA #
- Lorsque l’intelligence artificielle est activée pour votre espace, le bouton Scanner un ticket / facture confie la lecture du justificatif à l’IA ; sinon, ou si l’IA ne peut pas répondre, à un service de reconnaissance optique (OCR).
- Le justificatif est transmis en un seul appel, pour la seule lecture, et n’est jamais recopié dans les journaux d’Illizeo. Le montant lu est une proposition : le collaborateur vérifie chaque champ avant d’enregistrer.
- Illizeo trace l’usage de l’IA et la décision du collaborateur (lecture retenue ou rejetée), jamais le contenu du justificatif.
Données personnelles (RGPD) #
Les demandes d’accès, de portabilité et d’effacement se traitent dans Paramètres › Gérer l’organisation, tuile Données & Confidentialité, où figure la catégorie « Notes de frais ».
- Export : les notes de frais du collaborateur sont incluses ; ses justificatifs suivent ses documents.
- Effacement : il respecte les durées de conservation légales applicables au pays du collaborateur. Les notes de frais étant des pièces comptables, elles peuvent devoir être conservées jusqu’à l’échéance de cette durée.
- Si un approbateur est effacé, les demandes qui l’attendaient sont réattribuées pour ne pas rester bloquées.
Langues #
- Les écrans du module, les statuts et les e-mails existent en français, anglais, allemand et italien ; chacun les voit dans la langue de son profil.
- Le message d’alerte d’une règle de dépense se saisit en français ou en anglais, puis se complète avec le bouton de traduction.
Questions fréquentes #
Un collaborateur ne voit pas l’onglet « Notes de frais » #
Vérifiez que le module est activé pour votre espace, puis que l’un des rôles du collaborateur porte le droit « Note de frais » au palier Accès.
Une note est restée « En attente » sans approbateur #
Ouvrez le circuit dans Workflows : un approbateur désigné sans le droit de décider passe à l’étape suivante ou bloque l’étape, selon le réglage « Approbateur sans le droit de décider » (Paramètres › Gérer les employés › Workflows, onglet Paramètres globaux). Donnez-lui le droit « Voir les NDF en attente de validation (équipe) » au palier Exécuter, ou modifiez le circuit.
Le fichier de paiement est bloqué #
La fenêtre indique pour chaque collaborateur la raison : IBAN ou BIC manquant ou invalide, montant invalide ou taux de change indisponible. Complétez ses coordonnées bancaires, puis générez à nouveau le fichier.
Pourquoi le fichier « SEPA » est-il en francs suisses ? #
Le fichier généré est un ordre de virement au format bancaire suisse pain.001 (norme SIX), libellé en francs suisses. Il ne s’agit pas d’un virement SEPA européen en euros.
Peut-on approuver une note à la place de l’approbateur ? #
Non. Seuls les approbateurs de l’étape en cours décident, administrateurs compris. Un approbateur peut en revanche déléguer sa décision.
