Le support Illizeo n’entre dans votre espace que si vous l’y autorisez, pour une durée que vous fixez et au nom d’un agent que vous désignez. Cet article explique comment désigner les contacts de votre entreprise auprès du support, autoriser ou couper l’accès, ouvrir une session pour un agent nommé, puis suivre et révoquer ces accès. Il s’adresse aux administrateurs.
Avant de commencer #
- Les pages du support demandent « Accès aux Paramètres », puis, dans le menu « Administration de la plateforme », section « Sécurité et accès » de la matrice des rôles :
- « Accès support autorisé » : palier Accès pour consulter la liste des contacts ; palier Exécuter pour la modifier, et pour ouvrir, consulter et révoquer les sessions de support ;
- « Accès impersonation » : palier Accès pour consulter l’accès du support ; palier Exécuter pour l’autoriser, le couper et fixer sa durée.
- Le bloc Journal d’accès demande en plus « Consulter les journaux d’activité ».
- Par défaut, seul le rôle Administrateur détient ces droits.
Ouvrez Paramètres › Gérer Illizeo › Support : deux tuiles s’affichent, Employés autorisés pour le support et les instructions et Accès à l’usurpation d’identité.
Désigner les contacts autorisés #
La tuile Employés autorisés pour le support et les instructions liste les personnes de votre entreprise que le support Illizeo reconnaît comme ses interlocuteurs. Le tableau montre leur nom, leur e-mail, leur téléphone, leur genre et la colonne Autorisé RGPD. Le champ Rechercher des employés… filtre la liste.
- Cliquez Ajouter un employé.
- Dans Employé, choisissez la personne. Son nom, son genre, sa salutation, son type d’employé et son e-mail se remplissent seuls, en lecture seule.
- Saisissez le Numéro de téléphone 1, obligatoire, et au besoin les numéros 2 et 3.
- Cochez Personne autorisée selon le RGPD si c’est le cas ; la mention s’affiche dans la colonne Autorisé RGPD.
- Cliquez Ajouter.
La liste et le rôle Administrateur vont de pair :
- Ajouter une personne à la liste lui accorde le rôle Administrateur.
- La retirer de la liste lui retire ce rôle, sauf si elle est responsable RH.
- Tant qu’une personne figure dans la liste, son rôle Administrateur ne peut pas lui être retiré ailleurs.
- Le dernier contact de la liste ne peut pas être retiré, ni le dernier administrateur actif de l’espace.
Le propriétaire de l’espace est inscrit dans la liste à la création de l’espace, et le nouveau propriétaire lors d’un transfert de propriété. Les contacts autorisés reçoivent les avis du support Illizeo qui touchent la sécurité de votre espace.
Autoriser l’accès du support #
La tuile Accès à l’usurpation d’identité ouvre la page Accès Support, marquée Journalisé.
- Autoriser l’accès Support est l’interrupteur général. Il s’enregistre dès le clic. Désactivé, aucun agent du support Illizeo ne peut entrer dans votre espace, quelle que soit la session configurée.
- Sous Durée, choisissez combien de temps l’accès reste autorisé : 1h, 4h, 24h, 7 jours ou 30 jours, puis cliquez Enregistrer les modifications. La page indique ensuite la date jusqu’à laquelle l’accès est en vigueur ; passé cette date, il se ferme.
Si vous coupez l’accès pendant qu’une session est en cours, une fenêtre vous prévient que la désactivation ne coupe pas cette session. Choisissez Juste désactiver, ou Désactiver et révoquer pour mettre fin aussi à la session en cours.
Ouvrir une session pour un agent nommé #
Le bloc Session de support scopée accorde l’accès à un agent précis, pour une période bornée. Une session doit nommer l’agent : seule son adresse pourra l’ouvrir.
- Sous Agent autorisé, choisissez l’agent dans Choisir dans l’équipe Illizeo, ou saisissez son prénom, son nom et son adresse e-mail Illizeo.
- Sous Rôle attribué, choisissez l’un des rôles actifs de votre espace.
- Au besoin, fixez une Fin personnalisée (optionnel) ; sinon, la durée choisie plus haut s’applique.
- Vérifiez le résumé, puis cliquez Ouvrir la session de support.
L’agent reçoit par e-mail un lien sécurisé. Il doit s’authentifier avec son compte Microsoft Illizeo, à l’adresse que vous avez saisie, pour que la session s’active. Pendant la session, il consulte votre espace en lecture seule, avec la visibilité d’un administrateur de l’espace : toute modification lui est refusée, et chacune de ses requêtes est journalisée à son nom. L’interrupteur général doit être activé pour ouvrir une session.
Quand le support demande l’accès #
Un agent Illizeo peut vous demander l’accès. Les personnes qui peuvent ouvrir une session reçoivent alors une alerte de sécurité, par e-mail et dans les notifications d’Illizeo. Son lien ouvre la page Accès Support avec l’agent déjà renseigné : choisissez le rôle et ouvrez la session, ou ignorez la demande. La demande n’ouvre rien à elle seule.
Suivre et révoquer #
- Pendant une session, le bloc Session active montre l’agent, le rôle, l’heure d’ouverture et l’échéance. Révoquer y met fin immédiatement.
- Sessions de support garde l’historique de chaque accès accordé : agent, rôle, ouverture, échéance et statut (Active, Révoquée, Expirée, Terminée ou En attente).
- Journal d’accès enregistre chaque accès du support : qui, au nom de qui, quand, avec quel statut. Voir tout le journal ouvre les Logs utilisateurs (voir Gouvernance & Sécurité).
À savoir #
- Deux verrous se cumulent : l’interrupteur général et sa durée, puis la session nommée et son échéance. L’agent n’entre que si les deux sont ouverts.
- Couper l’interrupteur empêche toute nouvelle entrée ; pour arrêter une session en cours, révoquez-la.
- L’agent n’est pas un salarié de votre espace : il n’apparaît pas dans la liste de vos employés.
Questions fréquentes #
Le bouton Ouvrir la session de support est grisé. #
Nommez l’agent (prénom, nom et e-mail) et choisissez un rôle. Vérifiez aussi que l’interrupteur Autoriser l’accès Support est activé.
Je ne peux pas retirer une personne de la liste des contacts. #
C’est sans doute le dernier contact autorisé, ou le dernier administrateur actif de l’espace. Ajoutez d’abord un autre contact.
