Un signalement déposé sur le portail devient un dossier, confié aux référents du canal choisi. Cet article explique comment le référent le traite dans l’onglet Signalements : retrouver le dossier, accuser réception, échanger avec le signalant, fixer la priorité, faire avancer le statut, consigner les personnes mises en cause, lire le journal d’audit et clôturer. Il s’adresse aux référents (on dit aussi gestionnaires) désignés sur un canal.
Avant de commencer #
- Le module Lanceurs d’alerte doit être souscrit et ouvert à ton compte.
- Pour ouvrir le module, il faut le droit Signalement au palier Accès. Les rôles Administrateur, RH (palier Exécuter) et Auditeur (palier Accès) le portent par défaut.
- Ce droit ouvre le module, pas les dossiers. Tu ne vois un dossier que si tu es référent du canal qui l’a reçu (ou si le dossier t’est assigné). Voir Configurer les canaux et désigner les référents.
- Deux situations ferment l’accès à un dossier quoi qu’il arrive : être mis en cause dans ce dossier, ou en être récusé. Aucun rôle, pas même celui d’administrateur, ne lève ce refus, et chaque refus est inscrit au journal d’audit du dossier.
Retrouver ses dossiers #
Ouvre Lanceurs d’alerte › Signalements. La page Gestion des signalements liste les dossiers des canaux dont tu es référent.
- Filtre par statut avec les onglets Tous, Nouveau, En cours, En attente, Résolu et Clôturé ; chaque onglet affiche son nombre de dossiers.
- Repère un dossier par sa Réf., son Canal, sa Catégorie, son Résumé, son Statut, sa Priorité, son Délai (jours restants avant l’échéance), la personne Assignée et le nombre de Messages.
- Clique sur la ligne pour ouvrir le dossier.
Une liste vide avec le message « Aucun signalement » ne signale pas une panne : aucun dossier ne t’est accessible pour l’instant. Les dossiers apparaissent dès qu’un canal dont tu es référent en reçoit un.
Lire un dossier #
L’en-tête du dossier rappelle son objet, sa référence, son canal et sa catégorie, puis ses pastilles : statut, priorité, jours restants (ou de retard), accusé de réception, et le bouton Audit avec le nombre d’événements. Sous l’en-tête, la Progression du dossier montre les cinq étapes Reçu, En cours, En attente, Résolu et Clôturé.
La colonne de gauche, Détails du dossier, donne la référence, le canal, la date de dépôt, le statut, la Priorité, la personne Assigné à, l’Anonymat, les Personnes mises en cause, les tags, les Pièces jointes et la Description rédigée par le signalant. À droite, la Messagerie confidentielle affiche les échanges.
Prendre le dossier en charge #
- Dans Assigné à, clique sur M’assigner si personne n’a encore pris le dossier.
- Règle la Priorité dans la liste : Faible, Moyenne, Élevée ou Critique. Le message « Priorité mise à jour » confirme.
Un dossier ne peut être assigné qu’à un référent de son canal : le serveur refuse toute personne qui ne pourrait pas l’ouvrir. Pour transférer les dossiers d’un référent qui quitte un canal, passe par Paramètres › Lanceurs d’alerte › Gestionnaires.
Accuser réception #
La pastille d’accusé de réception, dans l’en-tête, est à la fois un état et une action.
- Si elle affiche AR envoyé, l’accusé est déjà parti (automatiquement au dépôt, si ton organisation a activé le message de confirmation, ou à la main). Son infobulle donne la date ; cette date fait foi et ne se réécrit pas.
- Si elle affiche Accusé réception, aucun accusé n’est parti. Clique dessus pour l’envoyer au signalant : il est déposé dans sa messagerie, avec le texte réglé par ton organisation ou, à défaut, un texte standard. Le message « Accusé de réception envoyé » confirme.
Le délai d’accusé est réglé dans Paramètres › Lanceurs d’alerte › Délais légaux (7 jours au plus, comme le rappelle l’écran en citant la directive (UE) 2019/1937). Voir Régler le dispositif.
Échanger avec le signalant #
- Dans la Messagerie confidentielle, écris ta réponse dans le champ Répondre anonymement….
- Au besoin, clique sur le trombone pour joindre des fichiers : jusqu’à 10 par réponse, 10 Mo chacun, aux formats PDF, Word, Excel, TXT, PNG, JPG et WEBP.
- Clique sur Envoyer. Le message « Message envoyé » confirme.
Le signalant lit ta réponse en se connectant au portail avec son mot de passe de suivi ; il ne reçoit aucun courriel. Quand il répond, la cloche du module et un courriel te préviennent, sans reprendre le texte. Joindre un document dans la messagerie évite d’avoir à donner une adresse personnelle, ce qui romprait l’anonymat. La messagerie se ferme quand le dossier est clôturé.
Faire avancer le statut #
- Clique sur une étape de la Progression du dossier (Reçu, En cours, En attente, Résolu) pour y placer le dossier. Le message « Statut mis à jour » confirme. Le signalant voit la même progression, avec une phrase qui l’explique.
- Le bouton Marquer résolu, dans l’en-tête, place directement un dossier nouveau, en cours ou en attente à l’étape Résolu.
- Un dossier résolu affiche le bouton Clôturer ; un dossier clôturé, le bouton Réouvrir, qui le remet En cours.
Consigner les personnes mises en cause #
Désigner une personne mise en cause oblige à trancher son droit d’être informée. Illizeo n’envoie aucune notice à cette personne : c’est au référent de l’informer, et souvent de l’entendre. L’écran rappelle qu’un avertissement automatique pourrait lui laisser le temps de détruire des preuves ou d’exercer des représailles, le risque que l’art. 14.5.b du RGPD permet de couvrir. Il enregistre ce que tu as fait.
- Dans Personnes mises en cause, clique sur Mettre une personne en cause (ou Gérer les désignations si une personne est déjà désignée).
- Dans le panneau, clique sur Mettre une personne en cause, puis, dans Choisir la personne, sélectionne l’employé concerné.
- Choisis sa situation :
- Informée : renseigne Informée le (pas de date future), Par quel moyen (Entretien, Courrier, E-mail ou Autre) et, si tu veux, Ce qui lui a été dit ;
- Information différée : explique Pourquoi l’information est différée (30 caractères au moins : c’est ce texte qu’un contrôle lira) et fixe la date À réexaminer le, obligatoirement future.
- Clique sur Enregistrer les décisions. Le message « Décisions enregistrées » confirme. Retour aux échanges ramène à la messagerie.
Une personne désignée perd aussitôt l’accès au dossier, même si elle est référente du canal ou administratrice. Elle ne reçoit pas non plus les notifications qui le concernent.
Lire le journal d’audit #
Clique sur Audit dans l’en-tête, ou sur Journal d’audit en haut de la messagerie. Le journal liste, du plus récent au plus ancien, chaque événement du dossier avec son auteur et sa date : dépôt, consultations, messages, changements de statut, de priorité et d’assignation, accusé de réception, exports, téléchargements de pièces jointes et refus d’accès. Voir messages ramène aux échanges.
Pour lire ce journal, il faut aussi pouvoir ouvrir le dossier. Le droit Lire le journal d’audit des dossiers (palier Accès) le complète ; les rôles Administrateur, RH et Auditeur le portent.
Clôturer un dossier #
- Sur un dossier résolu, clique sur Clôturer (ou sur l’étape Clôturé de la progression).
- Dans la boîte Clôturer le dossier, renseigne le Motif de clôture, obligatoire.
- Décris au besoin la Décision / Mesures correctives.
- Clique sur Clôturer le dossier. Le message « Dossier clôturé » confirme.
La clôture est refusée tant qu’une personne mise en cause n’est ni informée, ni sous un report encore valide : un report dont la date de réexamen est passée bloque la clôture. Le panneau des personnes mises en cause l’indique (« 1 report échu empêche la clôture »). La date de clôture est enregistrée une fois pour toutes ; c’est elle qui compte pour le délai de retour au signalant et pour la durée de conservation.
À savoir #
- L’accès à un dossier suit le canal, pas le rôle : un administrateur qui n’est pas référent du canal ne voit pas le dossier.
- Chaque ouverture d’un dossier est inscrite au journal d’audit ; chaque refus d’accès aussi, avec son motif.
- La cloche du module te prévient des nouveaux dossiers, des réponses du signalant et des échéances proches ou dépassées (accusé de réception, retour au signalant).
- Les courriels envoyés aux référents ne contiennent que des métadonnées : jamais le résumé, la description ni les messages.
- Pour ce que voit le signalant, lis Déposer et suivre un signalement.
Questions fréquentes #
Je suis administrateur et je ne vois pas un dossier. Est-ce normal ? #
Oui, si tu n’es pas référent du canal du dossier, ou si tu es mis en cause dans ce dossier. La page Paramètres › Lanceurs d’alerte › Mon accès t’indique les canaux dont tu es référent et la règle appliquée.
Pourquoi le bouton d’accusé de réception est-il grisé ? #
Parce que l’accusé est déjà parti. Sa date prouve le respect du délai ; elle ne peut pas être remplacée par un nouvel envoi.
La clôture est refusée. Que vérifier ? #
Le motif de clôture doit être renseigné, et chaque personne mise en cause doit être informée ou sous un report dont la date de réexamen n’est pas passée. Ouvre Gérer les désignations pour régulariser.
Le signalant reçoit-il un courriel quand je réponds ? #
Non. Le signalant n’a ni compte ni, le plus souvent, d’adresse connue : il consulte sa messagerie sur le portail avec son mot de passe de suivi.
