Conditions Générales relatives aux fonctionnalités d’Intelligence Artificielle (CGAI)

1. Objet

Les présentes CGAI décrivent les fonctionnalités d’Illizeo qui reposent sur l’intelligence artificielle générative (les « fonctionnalités IA »), leurs conditions d’activation et de facturation, les données qu’elles traitent et les engagements de chaque partie. Elles complètent les Conditions Générales de Vente et le Data Processing Addendum (DPA) ; en cas de contradiction sur la protection des données, le DPA prévaut.

2. Fonctionnalités IA proposées

Chaque fonctionnalité n’apparaît dans l’espace que si Illizeo l’a ouverte et si le client a activé l’IA.

L’assistant ne lit que des écrans qu’un utilisateur peut déjà ouvrir, sous ses propres droits : il ne voit rien que cet utilisateur ne verrait pas. Il ne lit dans un écran que les champs nécessaires à la réponse. Il ne transmet jamais le motif d’une absence d’une autre personne, ni un justificatif, un commentaire ou le dossier d’un collègue. Seules les propres absences de l’utilisateur partent avec leur type, quand il les demande. Chaque réponse cite les écrans d’où elle vient.

3. Activation, facturation et plafonds

• Un administrateur du client active l’IA dans Abonnement › Consommation IA, en acceptant la facturation à l’usage. Il peut la désactiver à tout moment.
• La consommation est facturée à l’usage, au tarif affiché dans cet espace, sur la facture périodique.
• Un plafond mensuel de dépenses s’applique. Son montant et la marge dans laquelle le client peut le régler sont affichés dans Abonnement › Consommation IA ; Illizeo peut fixer un plafond propre au client. Le plafond atteint, les fonctionnalités IA se ferment jusqu’à la période suivante.
• Des limites de débit protègent le client contre une consommation anormale ; une demande refusée à ce titre n’est pas facturée.

4. L’IA propose, l’utilisateur décide et agit

• Toute proposition de l’IA est signalée « Proposé par l’IA » (article 50 de l’AI Act).
• Rien n’est appliqué, enregistré, envoyé ni publié sans un geste de l’utilisateur : il accepte, modifie ou rejette la proposition.
• Cette décision est consignée au journal d’activité de l’espace, sans le texte proposé.
• L’assistant peut proposer d’accomplir un geste que l’utilisateur pourrait faire lui-même dans l’écran : poser une absence, approuver ou refuser une demande, par exemple. Il affiche d’abord le récapitulatif exact du geste. Rien n’est fait tant que l’utilisateur n’a pas cliqué « Confirmer » ; « Modifier » et « Annuler » restent possibles jusque-là.
• Le geste confirmé passe par le même chemin et les mêmes contrôles que dans l’écran : droits, circuits d’approbation, notifications. L’assistant ne peut rien faire que l’utilisateur ne pourrait pas faire.
• L’utilisateur reste l’auteur du geste. Le journal d’activité l’enregistre à son nom, avec la mention qu’il a été accompli par l’assistant après confirmation.
• Les propositions peuvent être inexactes ou incomplètes. L’utilisateur les vérifie avant de les retenir, en particulier les montants, les dates et les citations.

5. Ce que l’IA ne fait pas

• Elle ne prend ni ne recommande aucune décision sur une personne : embauche, rémunération, évaluation, promotion, sanction ou fin de contrat (article 22 RGPD, article 21 LPD).
• Elle ne calcule aucun montant de paie.
• Elle ne détecte pas les émotions et ne note pas l’humeur d’une personne.
• L’adéquation d’un CV à une offre est une aide à la lecture, indicative, montrée aux seuls recruteurs, sans tri ni rejet automatique. Illizeo se conformera aux obligations de l’AI Act applicables à ce type d’usage dès leur entrée en application.

6. Données traitées et sous-traitant

• Le fournisseur d’IA est Anthropic, PBC (États-Unis), sous-traitant ultérieur au sens du DPA, listé sur la page Sous-traitants.
• Les données sont conservées aux États-Unis ; leur traitement par le modèle peut avoir lieu aux États-Unis et dans d’autres pays où Anthropic dispose de capacités de calcul. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées de l’addendum suisse.
• Anthropic supprime les textes et documents reçus, et ses réponses, sous 30 jours, sauf contenu signalé contraire à sa politique d’usage (jusqu’à 2 ans) ou obligation légale. Pendant ce délai, Anthropic peut les consulter à des fins de sûreté et de sécurité. Il ne les utilise pas pour entraîner ses modèles.
• N’est envoyé que ce que la fonctionnalité utilise (section 2), au moment où l’utilisateur la déclenche. Illizeo ne conserve pas ces envois. Les échanges avec l’assistant ne sont enregistrés nulle part : fermer la conversation l’efface. Le journal d’activité garde seulement qu’une question a été posée, les écrans consultés et si une réponse a été donnée, jamais le texte.

7. Engagements du client

• Informer les personnes concernées de l’usage de l’IA et, lorsque le droit applicable l’exige, consulter ses instances représentatives du personnel avant l’activation.
• Ne pas saisir volontairement dans un texte envoyé à l’IA de données sensibles (santé, opinions, appartenance syndicale, origine) qui ne sont pas nécessaires.
• Vérifier les propositions avant de les retenir et rester seul responsable des décisions prises.

8. Disponibilité et responsabilité

Les fonctionnalités IA dépendent d’un fournisseur tiers. Illizeo peut les suspendre, en tout ou partie, en cas d’indisponibilité du fournisseur, de risque pour la sécurité ou d’exigence légale ; la lecture des justificatifs bascule alors sur son outil de secours. Illizeo ne répond pas des décisions prises par le client sur la base d’une proposition retenue. Pour le reste, la responsabilité d’Illizeo est celle définie par les CGV.

9. Évolution

Illizeo informe les clients par écrit au moins 14 jours avant toute modification substantielle des présentes CGAI, et selon le DPA avant tout changement de fournisseur d’IA. La version en vigueur est celle publiée sur le site.

10. Contact

Protection des données : dpo@illizeo.com. Autres questions : contact@illizeo.com.