Cet article s’adresse aux administrateurs et aux responsables de la protection des données : il décrit ce que le module Demandes RH trace, comment il traite les données personnelles, ce que couvre la sauvegarde, comment il gère les langues, et répond aux questions les plus fréquentes.
Avant de commencer #
- Les écrans cités ici (journal des utilisateurs, données personnelles, sauvegardes) relèvent de l’administration de l’espace et ont leurs propres droits dans la matrice des rôles.
- La catégorie « Demandes RH » n’apparaît dans ces écrans que lorsque le module est activé.
Traçabilité : le journal des utilisateurs #
Paramètres › Gérer Illizeo › Logs utilisateurs enregistre les gestes du module sous le module « Demandes RH » :
- le dépôt d’une demande ;
- la prise en charge, le changement de statut ou de responsable ;
- l’ajout d’un message, en précisant s’il s’agit d’une note interne ;
- la création, la modification, la désactivation ou la suppression d’un type de demande, y compris ses délais annoncés.
Chaque ligne indique qui a agi, quand, et ce qui a changé.
Le journal ne recopie jamais les réponses du formulaire ni le texte des messages : ils peuvent contenir une information personnelle (santé, adresse, motif). Le journal dit ce qui s’est passé ; le contenu reste dans la demande, derrière les droits du guichet.
Données personnelles (RGPD) #
Les demandes d’accès, de portabilité et d’effacement d’un collaborateur se traitent dans Paramètres › Gérer l’organisation, tuile Données & Confidentialité. La catégorie « Demandes RH » y figure dès que le module est activé.
| Droit exercé | Ce que fait le module |
|---|---|
| Accès et portabilité (export) | Les demandes du collaborateur, ses réponses, le fil des messages qui lui étaient visibles et, pour chaque demande, le nombre de notes internes (leur texte reste interne). Les pièces jointes figurent dans la catégorie « Documents ». |
| Anonymisation | Les demandes restent, pour les volumes et les délais du guichet, mais perdent leurs réponses et le texte de leur fil, notes internes comprises. |
| Effacement complet | Les demandes du collaborateur et leur fil sont supprimés ; ses pièces jointes partent avec ses documents. |
| Effacement ou anonymisation d’un membre de l’équipe RH | Une demande en cours qu’il avait prise retourne à la file, au statut « Nouvelle », pour être reprise par un collègue. Ses messages sur les demandes des autres restent dans leur fil. |
Sauvegarde #
Les demandes, leurs messages et les types de demande sont compris dans la sauvegarde de l’espace (Paramètres › Gérer Illizeo › Sauvegardes). Les pièces jointes des demandes sont archivées avec elle et reviennent à leur place lors d’une restauration.
Données de démonstration #
Lorsqu’un espace est rempli de données de démonstration, le module reçoit une douzaine de demandes fictives à tous les stades, avec leurs échanges et quelques notes internes. Ces demandes ne déclenchent ni notification ni e-mail. Le bouton Supprimer les données de démo (Paramètres › Gérer l’organisation) les retire avec le reste de la démonstration ; les types de demande, eux, restent.
Langues #
- Les écrans du guichet (Mes demandes, File de l’équipe, détail d’une demande), les statuts, les types fournis et leurs formulaires, les e-mails et le circuit de visa fourni existent en français, anglais, allemand et italien. Chaque utilisateur les voit dans la langue de son profil.
- Les types créés par votre entreprise se traduisent dans l’éditeur, langue par langue, avec le bouton Traductions. Si une langue manque, Illizeo affiche la langue par défaut de l’espace, puis la première traduction disponible.
- La page de paramétrage des types s’affiche en français, ou en anglais pour un utilisateur dont le profil est en anglais.
- Les options des listes de choix et les noms des modèles d’e-mail ne se traduisent pas : ils s’affichent tels quels dans toutes les langues.
Questions fréquentes #
Un collaborateur ne voit pas le menu « Demandes RH » #
Vérifiez que le module est activé pour votre espace, puis que l’un des rôles du collaborateur porte le droit « Accès au module Demandes RH (espace salarié) » au palier Accès.
Une demande n’apparaît pas dans la file de l’équipe #
L’onglet File de l’équipe n’affiche que les demandes adressées à la File générale (tout le personnel RH). Si le type de la demande est adressé à un groupe, une équipe, un département ou un bureau (réglage « Traité par »), la demande est signalée à ses destinataires par notification et e-mail, dont le lien l’ouvre directement. Pour que les demandes d’un type arrivent dans l’onglet, choisissez la file générale ; cela ne vaut que pour les demandes déposées ensuite.
Le manager ne peut pas viser une demande #
Pour viser une demande RH dans un circuit de Workflows, l’approbateur doit porter le droit « Traiter la file des demandes RH » au palier Exécuter, que le rôle Manager ne porte pas par défaut.
Peut-on modifier un type fourni par Illizeo ? #
Oui, entièrement, formulaire compris. Il est alors marqué « Illizeo · personnalisé ». Les types déjà présents dans votre espace ne sont pas réécrits par Illizeo.
Changer un délai modifie-t-il les demandes en cours ? #
Non. L’échéance est fixée au dépôt ; le nouveau délai ne s’applique qu’aux demandes déposées ensuite.
Les notes internes sont-elles vraiment invisibles du collaborateur ? #
Oui : elles ne lui sont jamais affichées, ne le notifient pas et ne figurent pas dans l’export de ses données, où seul leur nombre apparaît.
Pourquoi n’y a-t-il pas de type « Congé » ou « Coordonnées bancaires » ? #
Parce que ces demandes ont déjà leur propre parcours dans Illizeo, avec leurs règles et leurs validations. Le guichet ne crée pas de second chemin vers les mêmes données.
