Créer et publier un planning

Un planning se construit en brouillon, puis se publie. Tant qu’il est en brouillon, personne n’est prévenu et rien ne change pour l’employé. Cet article suit ce chemin, de la création d’un shift à sa publication ; il s’adresse aux personnes qui planifient.

Avant de commencer #

• Le module Planification doit être actif : Démarrer avec la Planification.
• Créer, modifier, répéter, copier, importer ou auto-assigner des shifts demande le droit « Planning : lire (Accès), poser et modifier les shifts (Exécuter) de sa population » au palier Exécuter. Publier, dépublier ou retirer un lot demande le palier Admin.
• Les modèles de jour et de semaine demandent en plus le droit « Modèles de shift : lire (Accès), gérer (Exécuter) ».
• Les périodes de planning se posent dans les paramètres du module, avec le droit « Réglages du module Planning ».

Créer un shift #

1. Ouvrez « Planning ».
2. Cliquez sur « Ajouter », puis « Shift unique » ou « Depuis un modèle ». Vous pouvez aussi cliquer dans une case de la grille.
3. Dans la fiche « Nouveau shift », choisissez l’employé (son contrat), la date et les horaires, ou cochez « Journée entière ».
4. Complétez si besoin : « Titre du shift », « Poste / Job », « Lieu », « Pauses » (payées ou non), « Couleur », « Notes », « Tags ».
5. Ajoutez des tâches dans « Tâches du shift ». Une tâche peut être « Obligatoire » ou « Optionnel ».
6. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le shift est créé en brouillon. Les horaires proposés pour un shift neuf sont les heures de travail des réglages. L’onglet « Activité » de la fiche retrace l’historique du shift : création, modifications, publication, réponses.

Répéter un shift #

La section « Récurrence » de la fiche crée de vrais shifts, tous en brouillon.

• Choisissez « Quotidienne », « Hebdomadaire » (avec les jours de la semaine) ou « Mensuelle (même jour du mois) ».
• Réglez l’intervalle avec « Tous les ».
• Fixez la « Fin de la récurrence » : après un nombre d’occurrences, ou à une date.

Une série compte au plus 100 occurrences et s’étend sur 366 jours au plus. Une occurrence qui tombe sur un férié ou une absence est quand même créée, et signalée en conflit.

Pour modifier ou supprimer un shift d’une série, choisissez la portée : « Ce shift », « Ce shift et les suivants » ou « Toute la série ». Si vous changez la date d’une occurrence, elle sort de la série.

Gagner du temps #

Modèles de shift. La section « Modèles » contient les « Modèles de shifts » : un nom, des heures, une pause, une couleur. Choisissez-en un dans la fiche du shift. Un modèle peut aussi porter un « Effectif minimum », pour certains jours ou pour tous : le planning signale alors les jours où le tournus manque de monde (voir « Périodes et effectifs », plus bas).

Modèles de jour et de semaine. Dans « Actions », choisissez « Enregistrer cette journée comme modèle » ou « Enregistrer cette semaine comme modèle ». Pour réutiliser un modèle, choisissez « Appliquer un modèle », puis la date d’application. Les shifts sont posés en brouillon. Les contrats terminés ou hors de votre population sont ignorés.

Copie de semaine. Dans « Actions », choisissez « Copier la semaine précédente » ou « Copier vers la semaine suivante ». Illizeo demande « Que faire des brouillons existants ? » : « Ajouter » ou « Remplacer les brouillons ». Les shifts déjà publiés ne sont jamais remplacés.

Vider. « Vider la semaine » et « Vider le jour » suppriment les brouillons affichés. Les brouillons masqués par un filtre restent. Les shifts publiés ne sont pas touchés.

Les conflits : vous êtes averti, jamais bloqué #

Illizeo calcule les conflits à partir du profil de présence du contrat de chaque employé :

• deux shifts qui se chevauchent ;
• une absence ou un jour férié ;
• un repos insuffisant entre deux shifts ;
• les heures maximales par jour et par semaine (la semaine se compte du lundi au dimanche) ;
• les règles de séquence du profil, si elles sont réglées : jours ou nuits d’affilée, repos après une série, dimanches libres, repos réduit ;
• une indisponibilité déclarée par l’employé ;
• les contrôles de la loi, quand un socle légal est installé sur le contrat (par exemple la loi sur le travail en Suisse) : jeunes travailleurs, grossesse, travail de nuit et du dimanche, durées du travail, heures supplémentaires de l’année.

En tant que planificateur, vous êtes averti mais jamais bloqué. La section « Conflits » les classe par famille (« Chevauchement », « Repos insuffisant », « Indisponibilité », « Limite légale », « Autre ») ; les filtres « Tous », « Chevauchements », « Repos insuffisant », « Indisponibilités » et « Limite légale » en donnent le nombre. « Corriger » ouvre le shift, « Ignorer » écarte un conflit, « Rétablir » le fait revenir. Seules les actions des employés sont refusées par le serveur : par exemple, réclamer une offre qui dépasserait leurs plafonds.

Un contrôle que la loi installée déclare bloquant porte la mention « Contrôle légal bloquant ». Vous pouvez toujours enregistrer le shift, mais ce conflit ne s’ignore pas. Il empêche aussi un employé de réclamer l’offre, et l’auto-assignation écarte le candidat concerné.

Publier #

1. Dans la grille, cliquez sur « Publier la semaine ». En vue « Jour » ou « Mois », le bouton devient « Publier le jour » ou « Publier le mois ».
2. La section « Publication » s’ouvre, avec les brouillons de la période déjà cochés. Donnez un nom au lot et, si besoin, une note.
3. Cliquez sur « Publier ». Le bouton indique le nombre de shifts du lot.

Vous pouvez aussi partir de la section « Publication » : « Nouveau lot », puis sélectionnez vous-même les brouillons.

Publier demande le droit Planning au palier Admin.

Avec un circuit d’approbation. Illizeo livre dans Workflows (catégorie Présences) un circuit « Publication du planning », approuvé par le manager de la personne qui publie. Il est inactif : tant que vous ne l’activez pas, la publication est immédiate.

• Circuit actif : le lot passe « En attente — décision dans Workflows ». Il est publié à l’approbation. S’il est refusé, il affiche « Refusé par le circuit ».
• Circuit limité à un périmètre (bureau, département, rôle…) : il ne vaut que pour une personne qui publie et que ce périmètre couvre. Pour les autres, le lot se publie aussitôt.
• Circuit sans approbateur (par exemple, la personne qui publie n’a pas de manager) : le circuit est annulé et le lot se publie directement. Le motif est noté sur le lot : « Personne ne peut approuver ce lot dans le circuit : il a été publié directement. »
• Lot en attente : « Retirer » annule son circuit. Les shifts redeviennent des brouillons libres, que vous pouvez modifier ou publier à nouveau.

Dans « Publication », chaque lot affiche son état : « En attente — décision dans Workflows », « Publié », « Retiré », « Refusé par le circuit » ou « Annulé ».

À la publication, les employés sont prévenus selon les réglages de notification. Un shift publié puis confirmé devient l’horaire prévu du jour. Un shift refusé ou annulé rend la main à la semaine type, et le planificateur est alerté.

Modifier après publication. Un shift publié modifié reste publié et l’employé est prévenu. Si la date, l’heure ou le contrat change, l’employé doit le reconfirmer. Une suppression est aussi annoncée.

Préavis court #

Si la semaine concernée commence dans moins de 72 heures (valeur par défaut), Illizeo ouvre la fenêtre « Préavis court » : « Cette semaine commence bientôt : les employés seront prévenus tardivement. » Cliquez sur « Confirmer quand même » pour continuer.

La règle vaut pour créer, modifier, supprimer, publier, dépublier ou retirer un lot. Elle vaut aussi pour les gestes de masse : copie, modèle, vider, import, auto-assignation. Une semaine déjà commencée compte comme un préavis court.

Dépublier #

« Dépublier » (dans la fiche), « Dépublier le jour » ou « Dépublier la semaine » remettent des shifts en brouillon. Aucun employé n’est prévenu. Les réponses et les demandes de remplacement en cours sont annulées, de même que les candidatures en attente sur les offres dépubliées. Les événements d’agenda sont retirés et le temps prévu revient à la semaine type.

Dans « Publication », « Retirer » fait de même pour un lot publié entier, sans prévenir les employés.

Importer et exporter #

Importer. Dans « Import / Export », choisissez « Importer ».

1. Déposez un fichier CSV ou Excel : une ligne par shift, l’employé désigné par son matricule ou son e-mail. « Télécharger le modèle de fichier » vous donne la forme attendue.
2. Associez les colonnes dans « Correspondance des colonnes ».
3. Cliquez sur « Simuler l’import » : rien n’est encore enregistré, les lignes valides et en erreur s’affichent.
4. Lancez l’import. Les shifts sont créés en brouillon : rien n’est publié par l’import.

L’« Historique des imports » garde chaque import. « Annuler l’import » supprime ses shifts encore en brouillon ; ceux déjà publiés ou confirmés sont conservés, et signalés.

Exporter. Choisissez la période, les filtres (lieu, poste, statut) et le format : CSV, Excel ou JSON. Cochez « Inclure les shifts ouverts » pour les ajouter.

Périodes et effectifs #

Périodes de planning. Une période dit jusqu’à quand son planning doit être publié, et validé si un circuit d’approbation le suit. Elles se posent dans Paramètres › Périodes :

1. Choisissez le « Début », les « Semaines par période » et le « Nombre de périodes ».
2. Fixez les délais : « Publier (jours avant) » et, si besoin, « Valider (jours avant) ».
3. Cliquez sur « Poser les périodes ».

La liste montre l’état de chaque période : « Publiée », « À publier », « En retard » ou « Validation en retard ». Une période se retire avec « Supprimer ». Les personnes qui planifient reçoivent l’avis « Période de planning en retard », une fois par période et par échéance.

Le bandeau « À surveiller ». En haut de la grille, il signale les tournus en sous-effectif, jour par jour, d’après l’effectif minimum des modèles de shift, et les périodes en retard, avec le nombre de brouillons restant à publier.

Fin de contrat #

Le planning suit les dates du contrat.

• Quand un contrat prend fin, ses shifts postérieurs à la date de fin sont annulés. Leurs rappels s’arrêtent.
• La personne qui planifiait ces shifts reçoit l’avis « Shifts annulés par une fin de contrat » (cloche et e-mail) : « Le contrat de [nom] se termine le [date] : [nombre] shift(s) prévu(s) ensuite ont été annulé(s). » L’avis est actif par défaut ; il se règle dans Paramètres › Notifications.
• Le lien de l’avis ouvre la grille au premier jour concerné, avec le bandeau « Fin de contrat ». « Rouvrir en offre » recrée d’un clic chaque shift annulé en offre brouillon : même date, mêmes heures, même lieu, même poste, une place. Si un shift n’a pas de lieu, le bandeau vous demande celui des offres, en proposant le bureau du contrat terminé. Publiez ensuite les offres comme les autres shifts. « Ignorer » ferme le bandeau.
• Rouvrir en offre demande le droit Planning au palier Exécuter.
• Créer, modifier, réattribuer, importer, copier ou auto-assigner un shift hors des dates du contrat est refusé, avec le message : « Le contrat de [nom] se termine le [date] : aucun shift ne peut être planifié après cette date. » Avant le début du contrat, le message dit de même : « Le contrat de [nom] commence le [date] : aucun shift ne peut être planifié avant cette date. » Pour un import, une copie ou une auto-assignation, seule la ligne concernée est écartée, avec ce motif dans le récapitulatif.

À savoir #

• Tant qu’un shift est en brouillon, l’employé ne le voit pas et n’est pas prévenu. La copie, les modèles, l’import et l’auto-assignation posent des brouillons : ils ne publient jamais rien.
• Les conflits vous avertissent sans vous bloquer ; seul un « Contrôle légal bloquant » ne s’ignore pas.
• Un bureau ou un poste utilisé par des shifts à venir, des offres ouvertes ou des modèles ne peut pas être supprimé. Illizeo affiche les comptes (shifts à venir, offres ouvertes, modèles) et un lien vers la grille, au premier jour concerné. Le passé n’empêche rien.