La page Paramètres généraux fixe les règles communes du module : jours ouvrés, saisie dans le passé et dans le futur, réservation automatique de la semaine type, approbations, relances et notes libres. Pour une personne sans profil de présence, ces réglages tiennent lieu de profil par défaut.
Avant de commencer #
Cette page est réservée aux personnes qui ont le droit de régler les paramètres généraux du Flex Office. Sans ce droit, la tuile Réglages généraux et la page n’existent pas. Enregistrer demande ce droit au palier Exécuter ; sans lui, pas de bouton Sauvegarder.
Droits dans la matrice des rôles #
- « Paramètres généraux du module Flex Office » : Accès pour ouvrir la page ; Exécuter pour enregistrer. Le même palier Exécuter enregistre aussi les réglages de la page Visiteurs & Externes.
À quoi sert cette page #
- Jours ouvrés : « Définissez les jours travaillés de la semaine. Les jours non cochés seront grisés dans le calendrier. » Cases L, Ma, Me, J, V, S, D.
- Déclarations rétrospectives : ce qu’on peut faire sur des dates déjà écoulées, Déclaration et correction possibles, Ajout uniquement (corrections bloquées) ou Verrouillé.
- Anticipation du planning : Restreindre la portée du planning et l’Horizon autorisé (semaines), jusqu’à combien de semaines à l’avance on remplit son planning. « S’applique uniquement aux personnes sans profil dédié. »
- Réservation automatique de la semaine type : l’Horizon (jours) sur lequel, chaque nuit, la semaine type de chacun réserve son bureau, sa place et son repas.
- Planification hors jours ouvrés : Oui ou Non, déclarer un lieu de travail les week-ends, jours fériés ou toute journée hors contrat.
- Approbation obligatoire du distanciel : Oui ou Non, chaque journée de travail à distance demande la validation du responsable, même si les plafonds du profil sont respectés.
- Soumettre toutes les réservations à approbation : « Sinon, seules les réservations visées par une règle de profil partent en approbation. Sans circuit d’approbation configuré, c’est le responsable de la personne qui approuve. »
- Relances de complétion : Hebdomadaire, Quotidien ou Jamais, puis Envoi des relances : le jour et l’heure (hebdomadaire), ou les jours ouvrés d’avance et l’heure (quotidien).
- Notes libres à la déclaration : un champ texte facultatif, le commentaire, à chaque déclaration.
- Fiche détaillée des sites : un interrupteur que l’écran décrit ainsi : « Rend visible pour chaque bureau une fiche récapitulative avec les coordonnées, les consignes d’accès, les équipements disponibles et les contacts utiles. » Le réglage est enregistré, mais aucun écran du module ne l’utilise aujourd’hui.
Pas à pas #
- Ouvrez Paramètres Flex Office › Réglages généraux.
- Cochez les Jours ouvrés. Au moins un jour reste coché : le dernier ne se décoche pas.
- Choisissez la règle des Déclarations rétrospectives.
- Si besoin, activez Restreindre la portée du planning et saisissez l’Horizon autorisé (semaines).
- Saisissez l’Horizon (jours) de la semaine type, de 1 à 365.
- Répondez Oui ou Non à Planification hors jours ouvrés et à Approbation obligatoire du distanciel.
- Activez ou non Soumettre toutes les réservations à approbation.
- Choisissez la fréquence des Relances de complétion, puis réglez l’Envoi des relances :
- hebdomadaire : le jour et l’heure d’envoi ;
- quotidien : les jours ouvrés avant le jour à remplir, de « La veille ouvrée (J-1) » à « 10 jours ouvrés avant (J-10) », et l’heure d’envoi.
- Activez ou non Notes libres à la déclaration et Fiche détaillée des sites.
- Cliquez sur Sauvegarder. Annuler ramène aux Paramètres Flex Office sans enregistrer. Si l’enregistrement échoue : « Les réglages n’ont pas pu être enregistrés. Vérifiez vos droits, puis réessayez. »
À savoir #
- Appliqués par le serveur. Saisie passée, horizon, jours non ouvrés, approbation du distanciel et commentaire sont contrôlés à chaque réservation, semaine type comprise. Dans le calendrier, un jour fermé à la saisie est grisé ; le panneau de réservation en donne le motif : « Saisie fermée ce jour-là : … ».
- Jours non ouvrés. Ils restent hachurés dans le calendrier. Si la planification hors jours ouvrés est permise, ils s’ouvrent au clic ; sinon le serveur refuse de les réserver.
- Profil par défaut. Une personne sans profil de présence suit ces réglages. Un profil dédié peut fixer son propre horizon.
- Jours fériés. Le calendrier des fériés vient du lieu, puis du pays du bureau, puis de la société. Il se règle dans Organisation, pas ici.
- Approbation. Les approbateurs sont ceux du circuit configuré, à défaut le responsable, puis le responsable suivant dans la hiérarchie. Sans approbateur possible, la réservation est refusée. Voir Approbations.
- Relances. L’heure d’envoi est celle du site de rattachement de chaque personne. Seules les personnes dont le planning est incomplet sont relancées. Voir Relances.
- Semaine type. L’horizon (14 jours par défaut, de 1 à 365) reste borné par la fenêtre de chaque parking et de chaque restaurant, et par l’horizon de la personne. Voir Semaine type.
- Commentaire. Si les notes libres sont coupées, le champ Commentaire n’est pas proposé dans le panneau de réservation et le serveur ne garde pas le commentaire.
- Ce qui ne se règle pas ici. Le pointage sur site et la libération des bureaux non pointés se règlent lieu par lieu, comme la capacité, les postes, les salles de réunion, les parkings et les restaurants. Voir Lieux et plans.
- Journal. Chaque changement est inscrit au journal de l’application (valeur avant, valeur après).
