Chaque e-mail automatique d’Illizeo part d’un modèle que vous pouvez réécrire : l’objet, le titre, le texte, le libellé du bouton et la note de bas de message, dans chacune des quatre langues. Cet article décrit l’éditeur de modèle, l’envoi d’un test et l’historique des versions. Il s’adresse aux administrateurs de l’espace.
Avant de commencer #
- Il faut le droit « Modèles d’e-mails » au palier Exécuter (matrice des rôles, rubrique Administration de la plateforme, section E-mails). Au palier Accès, l’éditeur s’ouvre en lecture seule : ni variables, ni enregistrement, ni test.
- Le catalogue des modèles et leur activation sont décrits dans Les e-mails automatiques : catalogue et activation.
Ouvrir l’éditeur #
- Ouvrez Paramètres › Gérer Illizeo › Email, onglet Modèles.
- Cliquez sur la carte du modèle.
L’éditeur occupe toute la page : le formulaire à gauche, l’aperçu de l’e-mail à droite. La barre du haut porte la flèche de retour au catalogue, le nom du modèle, l’interrupteur Actif, et les boutons Historique, Envoyer un test et Enregistrer.
Les parties de l’e-mail #
| Champ | Où il apparaît |
|---|---|
| Objet | L’objet du message dans la boîte de réception (255 caractères au plus). |
| Titre | La première ligne du message, en gras (255 caractères au plus). |
| Texte d’introduction | Le corps du message. Une ligne vide sépare deux paragraphes. |
| Libellé du bouton | Le texte du bouton qui mène à Illizeo (120 caractères au plus). Le bouton n’apparaît que si l’e-mail porte un lien ; laissez le champ vide pour ne pas en afficher. |
| Note secondaire | Un paragraphe sous le bouton, pour une précision ou une consigne. |
Insérer une variable #
Une variable est remplacée, à l’envoi, par la valeur qui concerne le destinataire ou la demande : son prénom, le nom de l’entreprise, la date, le lien vers Illizeo, ou une donnée propre au modèle (l’approbateur, les dates d’une absence…).
- Cliquez dans le champ où insérer la variable, à l’endroit voulu.
- Sous les champs, dans Variables, cliquez sur la pastille voulue : Prénom, Nom, Entreprise, Date, Lien, puis celles du modèle.
La variable s’insère sous la forme {{prenom}}. Gardez les accolades et le nom intacts, et n’utilisez que les variables proposées pour ce modèle.
Travailler langue par langue #
Les onglets Français, English, Deutsch et Italiano portent chacun leur texte. Un point orange signale une langue à relire : son texte est encore celui d’Illizeo alors que le français ou l’anglais a été réécrit. Un bandeau le rappelle en haut de l’onglet.
- Enregistrer enregistre la langue affichée. Changez d’onglet et enregistrez chaque langue modifiée.
- Sur une langue à relire, Enregistrer est disponible même sans changement : enregistrer valide la relecture et éteint le signal.
- Si l’intelligence artificielle est activée pour votre espace et que son plafond n’est pas atteint, le bouton Traduire les langues manquantes propose une traduction des langues à relire à partir de l’onglet affiché. Relisez la proposition, cliquez sur Remplir les langues vides, puis enregistrez chaque langue depuis son onglet : rien n’est enregistré sans vous.
Relire l’aperçu #
La colonne de droite montre l’e-mail tel qu’il sera mis en page : votre logo, le titre, le texte, le bouton et la note. Elle se met à jour pendant la saisie, dans la langue de l’onglet. Les variables y prennent des valeurs d’exemple (Alex Martin, « Votre entreprise », la date du jour) ; une variable sans exemple s’affiche entre crochets, par exemple [dates].
Envoyer un test #
- Enregistrez d’abord vos modifications : le test part avec le texte enregistré.
- Cliquez sur Envoyer un test.
- Dans Destinataires, tapez une adresse puis appuyez sur Entrée ; ajoutez-en d’autres de la même façon.
- Vérifiez la Langue : c’est celle de l’onglet affiché.
- Cliquez sur Envoyer le test.
L’objet du test commence par [TEST] et les variables y sont remplacées par des exemples : votre prénom et votre nom, le nom de votre entreprise, la date du jour. Les envois de test ne figurent pas dans l’historique des envois. Vous pouvez envoyer dix tests par minute au plus.
Revenir au texte d’Illizeo #
- Sous les champs, cliquez sur Réinitialiser au texte par défaut.
- Confirmez avec Réinitialiser.
La langue affichée reprend le texte fourni par Illizeo. Les autres langues, l’interrupteur Actif et le bloc Relance ne changent pas.
Consulter et restaurer une version #
Le bouton Historique ouvre le panneau Historique des modifications. Chaque enregistrement, réinitialisation ou restauration y figure, avec sa nature (Modification, Réinitialisation, Restauration), la langue, l’objet, l’auteur et la date. Les 50 dernières entrées sont affichées.
Cliquez sur Restaurer à côté d’une entrée : la langue concernée reprend le texte de cette version, avec l’état actif et les réglages de relance enregistrés à ce moment-là. La restauration s’inscrit à son tour dans l’historique. Une entrée Réinitialisation garde le texte tel qu’il était juste avant la réinitialisation : la restaurer annule donc la réinitialisation.
À savoir #
- Le modèle décide du texte, pas du moment de l’envoi ni du destinataire : ceux-ci dépendent du module et de ses réglages.
- Les e-mails qui attendent une action portent en plus un bloc Relance (voir Relancer un e-mail tant que l’action n’est pas faite).
- Pour les e-mails Toujours actif, le texte se modifie mais l’interrupteur n’existe pas.
- Pour une partie des avis, la carte affichée dans la cloche d’Illizeo reprend l’objet et le texte d’introduction du modèle.
Questions fréquentes #
Le test montre encore l’ancien texte. #
Le test part avec le texte enregistré. Cliquez sur Enregistrer dans l’onglet de la langue, puis renvoyez le test.
J’ai réinitialisé un modèle par erreur. Comment récupérer mon texte ? #
Ouvrez Historique, repérez l’entrée Réinitialisation de la langue concernée et cliquez sur Restaurer.
Le bouton n’apparaît pas dans l’e-mail reçu. #
Le bouton n’apparaît que si le Libellé du bouton est rempli et que l’e-mail porte un lien vers Illizeo. Certains e-mails d’information n’en ont pas.
