Le catalogue et les devis

Le CRM vous permet de chiffrer une affaire : vous tenez un catalogue de produits et de services, vous rédigez un devis à partir de ce catalogue, vous le faites valider si la remise est forte, puis vous l’envoyez, le faites signer et suivez sa réponse. Cet article décrit tout ce parcours, du brouillon à l’acceptation. Il s’adresse aux commerciaux, à leurs responsables et aux administrateurs du CRM.

Avant de commencer #

• Le module CRM doit être activé pour votre espace et ouvert pour vous (voir Activer et administrer le module CRM).
• Droits de la matrice des rôles, menu CRM : « Devis : consulter » pour voir les devis, « Devis : créer » pour le bouton Nouveau devis, « Devis : modifier » pour rédiger un brouillon et en faire une nouvelle version, « Devis : supprimer » pour supprimer un brouillon. Soumettre à validation, envoyer, demander la signature, marquer accepté ou refusé demandent « Devis : modifier » au palier Exécuter ; les rôles Commercial et Responsable commercial l’ont par défaut.
• Chaque droit s’exerce dans sa portée : Les miens, Mon équipe ou Tous (voir Les réglages du CRM). Un devis hors de votre portée ne s’ouvre pas.
• Le catalogue se gère avec les droits « Catalogue de produits CRM : consulter », « créer », « modifier » et « supprimer », réservés par défaut au rôle Administrateur. Les commerciaux y piochent depuis leurs devis sans avoir besoin de ces droits.
• La numérotation, le seuil de remise à valider, la validité, les textes par défaut et les taux de taxe se règlent dans Paramètres › CRM › Devis et taxes.

Le catalogue des produits et services #

Ouvrez Paramètres › CRM › Catalogue, ou cliquez sur Catalogue en haut de la page des devis. La liste montre pour chaque article son code, son libellé, son type, son unité, ses prix, sa taxe et son état. Le champ Rechercher un article cherche par code ou par libellé.

1. Cliquez sur Nouvel article.
2. Saisissez le Code : lettres, chiffres, point, tiret ou tiret bas, unique dans le catalogue.
3. Choisissez le Type (Produit ou Service) et l’Unité : pièce, heure, jour, mois, an, utilisateur, forfait ou km.
4. Choisissez la Taxe par défaut, ou laissez Celle du pays.
5. Saisissez le Libellé dans une langue au moins (français, anglais, allemand, italien) et, si vous le souhaitez, la Description (facultatif).
6. Sous Prix par devise, cliquez sur Ajouter un prix pour chaque devise dans laquelle vous vendez l’article.
7. Laissez cochée la case Actif : proposé dans les nouveaux devis, puis cliquez sur Enregistrer.

Un devis reprend le libellé dans sa langue et le prix dans sa devise ; tout reste modifiable sur la ligne du devis. Un article déjà porté par un devis ne se supprime pas : décochez Actif pour ne plus le proposer. Les devis qui le portent le gardent.

Retrouver un devis #

Ouvrez CRM › Devis. La liste montre chaque devis de votre portée : numéro, compte, opportunité, statut, date, validité, total HT, total TTC et propriétaire. Recherchez par numéro ou par compte, filtrez par statut, par propriétaire (Moi, Sans propriétaire ou une personne) ou par période avec Du et Au. Seule la version en cours de chaque devis s’affiche ; cochez Toutes les versions pour voir aussi les précédentes.

Un devis passe par les statuts suivants : Brouillon, En validation, Envoyé, puis Accepté, Refusé ou Expiré. Une version remplacée par la suivante est Remplacé.

La fiche d’un compte et celle d’une opportunité ont aussi un onglet Devis, filtrable par statut.

Créer un devis #

1. Cliquez sur Nouveau devis dans CRM › Devis, ou dans l’onglet Devis d’un compte ou d’une opportunité : le compte, et l’opportunité le cas échéant, sont alors déjà posés.
2. Depuis la liste, cherchez le Compte (deux caractères au moins). Un compte archivé ne peut pas recevoir de devis : réactivez-le d’abord.
3. Choisissez si besoin une Opportunité (facultatif) parmi les opportunités ouvertes du compte, et un Destinataire (facultatif) parmi ses contacts.
4. Cliquez sur Créer le brouillon. Le devis reçoit son numéro et s’ouvre.

Le brouillon reprend la langue, la devise et l’adresse de facturation du compte, la validité par défaut, et les conditions et le texte de fin dans la langue du devis. Sans devise sur le compte, il prend la devise par défaut du CRM.

Rédiger le brouillon #

En haut du brouillon, vérifiez le Destinataire, l’Opportunité, la Société émettrice (votre société, ou l’une de vos sous-sociétés), la Langue, la Devise, la Date du devis, la date Valide jusqu’au et l’Adresse de facturation.

1. Cliquez sur Ajouter une ligne.
2. Dans la colonne Article, choisissez un article du catalogue : désignation, unité, prix et taxe se remplissent. Laissez Ligne libre pour une prestation hors catalogue, et saisissez sa désignation et son prix.
3. Ajustez la Quantité, le Prix unitaire, la Remise % de la ligne et la Taxe (Sans taxe est un choix possible). Le Montant HT de la ligne se calcule à la saisie.
4. Pour changer l’ordre des lignes, faites glisser une ligne par sa poignée. Au clavier : Espace pour la saisir, flèches haut et bas pour la déplacer, Espace pour la déposer, Échap pour annuler.
5. Dans le cadre des totaux, saisissez si besoin la Remise globale (%). Le cadre montre le Sous-total, la Remise globale, le Total HT, chaque taxe avec sa base et le Total TTC.
6. Complétez les Conditions et le Texte de fin, puis cliquez sur Enregistrer.

Quand le devis est lié à une opportunité, la case Le montant de l’opportunité suit le dernier devis reporte le total HT de la version en cours sur le montant de l’opportunité, tant qu’elle est ouverte.

Faire valider une remise #

Si la plus forte remise du devis, de ligne ou globale, dépasse le seuil réglé dans les réglages des devis, le devis ne peut pas partir sans validation. Le brouillon l’annonce dès la saisie, et le bouton Envoyer laisse la place à Soumettre à validation.

1. Enregistrez vos modifications, puis cliquez sur Soumettre à validation. Le devis passe En validation et ne se modifie plus.
2. Le valideur reçoit une notification et un e-mail. Il décide dans Flux de travail, onglet Approbations ; un refus demande un motif. Sur la fiche du devis en validation, le lien Décider dans les Approbations y mène.
3. Validée, la remise est affichée Remise validée et le devis redevient un brouillon prêt à partir. Refusée, il redevient un brouillon marqué Remise refusée, avec le motif du valideur. Vous êtes averti dans les deux cas.

Le circuit suivi est le workflow « Remise d’un devis au-delà du seuil : validation », dans Paramètres › Gérer les employés › Workflows. Il est livré inactif : tant qu’il le reste, c’est le supérieur hiérarchique du propriétaire du devis qui décide. Modifier les lignes, la remise globale ou la devise d’un brouillon validé annule la validation.

Prévisualiser et envoyer #

Cliquez sur Aperçu PDF pour voir le devis tel qu’il est enregistré, puis Télécharger si besoin. L’aperçu ne montre pas les modifications non enregistrées. Le PDF est produit à partir du modèle de la langue du devis, l’un des quatre modèles « Devis — modèle du CRM » de Paramètres › Documents › Modèles de documents, que vous pouvez adapter ; il porte le logo de votre entreprise.

1. Cliquez sur Envoyer. Le devis doit compter au moins une ligne.
2. Sous Comment ?, choisissez Par e-mail depuis Illizeo, PDF joint, ou Remis autrement (marquer envoyé) si vous le transmettez par un autre moyen.
3. Pour un envoi par e-mail, laissez l’Adresse vide pour écrire au destinataire du devis, ou saisissez une autre adresse. Ajoutez si vous le souhaitez un Message (facultatif).
4. Cliquez sur Envoyer (ou Marquer envoyé).

Le devis passe Envoyé : son PDF et la société émettrice sont figés, et il ne se modifie plus. L’e-mail part dans la langue du devis ; son texte se personnalise dans Paramètres › Gérer Illizeo › Email, catégorie CRM. Si le destinataire a demandé à ne pas recevoir d’e-mail, l’envoi est refusé.

Faire signer, accepter ou refuser #

• Demander la signature : le devis envoyé part dans le module de signature électronique relié à votre espace, à l’adresse de l’envoi, sinon à celle du destinataire. Une signature est décomptée de votre forfait. Signé, le devis devient Accepté et vous êtes averti ; si le signataire refuse, il devient Refusé. Une seule demande à la fois par devis.
• Accepté : le client a accepté hors signature électronique. Le devis ne se modifie plus.
• Refusé : le client a décliné. Vous pouvez noter un Motif (facultatif), affiché sur le devis.

Quand un devis accepté est lié à une opportunité encore ouverte, un bandeau propose Passer l’opportunité en Gagnée. Rien ne change sur l’opportunité sans ce geste (voir Suivre les opportunités dans le pipeline).

Faire une nouvelle version #

Un devis envoyé, refusé ou expiré ne se corrige pas : cliquez sur Nouvelle version, modifiez-le, puis cliquez sur Enregistrer la nouvelle version. Le devis garde son numéro suivi de V2, V3… ; la version précédente passe Remplacé et reste consultable dans le cadre Versions. Annuler abandonne la saisie sans rien créer. Un devis accepté n’a plus de nouvelle version.

Validité, expiration et suppression #

• Quand un devis envoyé arrive à trois jours de sa date Valide jusqu’au, son propriétaire reçoit une notification, une seule fois. La nuit qui suit cette date, le devis passe Expiré ; une nouvelle version le relance.
• Seul un brouillon se supprime (Supprimer). Son numéro reste réservé : la numérotation n’a jamais de trou. Supprimer le brouillon d’une V2 rend la main à la version précédente, avec son statut d’avant.

À savoir #

• Les montants sont arrondis au centime : d’abord chaque ligne et sa remise, puis la remise globale, puis une taxe par taux, calculée sur la base de ce taux après répartition de la remise globale.
• Un devis compte au plus 200 lignes.
• Un article sans prix dans la devise du devis arrive sans prix : saisissez-le sur la ligne, sinon l’enregistrement est refusé.
• Chaque étape d’un devis (création, version, validation, envoi, signature, acceptation, refus, expiration, suppression) apparaît dans la chronologie du compte et de l’opportunité.
• Les avis du CRM sur les devis : remise à valider (au valideur, notification et e-mail) ; remise validée ou refusée, devis signé, devis qui expire bientôt, devis attribué par un autre (au propriétaire, notification).
• Si votre espace soumet l’envoi des devis à validation, cliquer sur Envoyer (ou Marquer envoyé) affiche « Envoyé en validation : rien n’est écrit tant qu’une personne n’a pas validé. », avec Voir la demande : le devis ne passe Envoyé, et l’e-mail ne part, qu’après la décision.

Questions fréquentes #

Le bouton Envoyer n’apparaît pas. #

Le devis n’est peut-être plus un brouillon, sa remise attend une validation, ou votre rôle n’a pas « Devis : modifier » au palier Exécuter. Si vous venez de modifier le brouillon, enregistrez d’abord.