« Les profils rassemblent toutes les règles à appliquer à un collaborateur. » Un profil de présence fixe, pour les personnes qui y sont rattachées, ce qu’elles peuvent réserver : quotas de télétravail, jours interdits ou obligatoires, préavis, présence minimale sur site, approbations. Le serveur applique ces règles à chaque réservation, semaine type comprise.
Avant de commencer #
Cet écran est réservé aux personnes qui ont le droit de gérer les profils de présence. Sans ce droit, la tuile Profils et l’écran n’existent pas. Créer, renommer, supprimer un profil, modifier ses règles et ses collaborateurs demande ce droit au palier Exécuter ; sans lui, les règles se lisent sans se modifier.
Droits dans la matrice des rôles #
- « Gérer les profils de présence, leurs règles et les salariés concernés » : Accès pour consulter les profils ; Exécuter pour créer, renommer, supprimer un profil, modifier ses règles et ses collaborateurs.
À quoi sert cet écran #
- La liste des profils : Profils spécifiques, avec le nombre de règles et de collaborateurs de chacun, le champ « Rechercher un collaborateur » (il filtre la liste sur le nom des profils) et le bouton Paramètres généraux (avec le droit des réglages généraux).
- La fiche d’un profil, en deux onglets :
- Règles : les règles du profil, rangées par type ;
- Collaborateurs concernés : les personnes rattachées au profil.
Pas à pas #
Créer un profil #
- Ouvrez Paramètres Flex Office › Profils.
- Cliquez sur Créer un profil spécifique (ou + Ajouter un profil). Le profil est créé sous le nom « Nouveau profil » et sa fiche s’ouvre.
- Pour le renommer, cliquez sur Renommer le profil, saisissez le Nom du profil, puis Enregistrer. Deux profils ne peuvent pas porter le même nom : « Un profil porte déjà ce nom. »
Ajouter des règles #
- Dans l’onglet Règles, cliquez sur Ajouter une règle. La fenêtre Choisir un type de règle s’ouvre ; un type déjà présent dans le profil porte la mention « Déjà ajoutée ».
- Choisissez le type de règle (voir la liste ci-dessous).
- Complétez la phrase de la règle : le type de lieu (Télétravail, Déplacement, Bureau, Coworking), les nombres, la période (semaine, mois, année) et ce que la règle déclenche :
- est soumise à approbation ;
- est interdite ;
- déclenche un avertissement (la réservation passe, le motif s’affiche).
- Au besoin, cochez Calculer sur une période glissante (les 7, 30 ou 365 derniers jours au lieu de la semaine, du mois ou de l’année civils).
- Les règles s’enregistrent d’elles-mêmes, sans bouton. Une valeur refusée par le serveur s’affiche sur la règle concernée : « Valeur refusée. »
Les types de règle, par catégorie :
- Accès aux sites
- Condition d’ancienneté : exige une durée minimale dans l’entreprise avant de déclarer certains lieux.
- Sites non autorisés : bloque l’accès à un ou plusieurs types de lieux.
- Restriction par site : réserve le télétravail aux personnes rattachées à certains sites.
- Contrôle et validation
- Validation requise en permanence : demande l’accord du responsable pour un type de lieu, même si toutes les règles sont respectées.
- Horizon de planification : empêche de remplir le planning trop longtemps à l’avance.
- Préavis de déclaration : impose un nombre de jours d’avance minimum pour un type de lieu.
- Plafonds et restrictions
- Blocage des demi-journées : n’accepte que la journée complète pour un type de lieu.
- Jours de la semaine bloqués : verrouille un ou plusieurs jours pour un type de lieu.
- Plafond de jours : limite haute, en jours ou en pourcentage des jours travaillés, sur une période.
- Présence minimale sur site : garantit un nombre minimal de jours en présentiel (bureau ou déplacement) par période.
- Consécutivité TT : limite le nombre de jours de télétravail consécutifs.
- Quota coworking : plafonne les jours en coworking sur une période.
- Créneau spécifique obligatoire : impose le matin ou l’après-midi pour un type de lieu ; la journée complète reste acceptée.
- Équipe et organisation
- Équité d’équipe : garantit qu’un pourcentage minimum de l’équipe est au bureau chaque jour.
Rattacher des collaborateurs #
- Ouvrez l’onglet Collaborateurs concernés, puis cliquez sur Ajouter un employé.
- Dans Attribuer des employés, la colonne Disponible liste les collaborateurs, avec un Filtre. Ajoutez-les un à un, ou avec + Ajouter tous les employés.
- La colonne Attribué montre votre sélection. La croix à côté d’un nom retire la personne ; Tout supprimer vide la sélection.
- Cliquez sur Ajouter au profil.
- La liste du profil peut se filtrer par Employés, Lieux de travail, Département et Classe d’employé.
Supprimer un profil #
Cliquez sur Supprimer le profil, puis confirmez. Ses règles et ses affectations sont supprimées.
Ce que voit la personne qui réserve #
- Avant de choisir : le panneau de réservation affiche les compteurs de son profil pour le jour choisi (par exemple les jours de télétravail déjà posés dans la semaine), colorés à l’approche ou au-delà du plafond, et dit si la saisie est fermée ce jour-là.
- Avant d’enregistrer : le serveur contrôle la réservation sans l’écrire. Selon le verdict, le panneau enregistre aussitôt, ou affiche « Attention » (avertissement), « Cette réservation sera soumise à approbation » ou « Cette réservation est impossible », avec les motifs. Confirmer enregistre ; une réservation impossible propose Choisir autre chose.
- Le même contrôle vaut pour une réservation sur un poste, depuis le panneau ou le plan interactif.
À savoir #
- Un seul profil par personne. Rattacher une personne à un profil la retire de son profil précédent. L’écran le dit : « … a quitté le profil « … ». »
- Sans profil, une personne suit les réglages généraux, qui tiennent lieu de profil par défaut.
- Le profil de la personne concernée s’applique, même quand un gestionnaire réserve pour elle. Il n’y a pas de dérogation.
- Le plus sévère l’emporte : interdite, puis soumise à approbation, puis avertissement.
- Pas d’effet rétroactif. Un changement de règle ou de profil vaut pour les saisies suivantes et pour la semaine type des nuits suivantes. Les réservations existantes restent.
- Une annulation n’est jamais refusée par une règle, sauf si la saisie passée est verrouillée.
- Comptage. Les plafonds comptent les réservations approuvées et en attente ; une demi-journée vaut 0,5. Un pourcentage se calcule sur les jours ouvrés de la période, absences approuvées déduites. Une réservation libérée faute de pointage compte encore, comme si elle était restée : un minimum de présence ne baisse pas après coup.
- Télétravail. Les plafonds de télétravail comptent la réservation sur un lieu de télétravail et l’absence approuvée d’un type dont la case Compte comme du télétravail (Flex Office) est cochée (Paramètres › Gestion du temps › Types d’absence). Le régime réglé sur ce type (régulier ou exceptionnel) ne joue que pour la paie : les deux comptent de la même façon dans les règles de profil.
- Série de télétravail. Week-end, férié et absence ne cassent pas la série ; un jour sur site la casse.
- Équité d’équipe. L’équipe, ce sont les collaborateurs directs du même responsable.
- Restriction par site vise le site de rattachement de la personne.
- Règles en conflit. Un avertissement s’affiche quand des règles différentes s’appliquent aux mêmes lieux de travail : « Règles en conflit : des règles différentes s’appliquent aux mêmes lieux de travail. »
- Politique de télétravail. Elle n’a plus de page à part : ses quotas, jours interdits ou obligatoires et approbations sont des règles de profil.
- Convention collective. Un pack de convention collective qui porte une règle de travail mobile peut créer ou mettre à jour un profil depuis sa fiche (section « Travail mobile du pack ») : un plafond de travail à distance et des jours interdits, pour les personnes assignées au pack. Une personne qui avait un autre profil le quitte ; l’aperçu la nomme avant le geste. Ce geste demande aussi le droit de gérer les profils au palier Exécuter.
- Journal. Les changements de règles et de membres sont inscrits au journal de l’application.
- Import. Les membres et les règles des profils peuvent aussi être importés par fichier CSV. Voir Imports.
