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title: "Flex Office : profils de présence"
description: "Un profil de présence fixe ce que ses membres peuvent réserver : quotas de télétravail, jours interdits ou obligatoires, préavis, présence minimale sur site et approbations."
url: "https://illizeo.com/centre-aide/flex-office-profils-de-presence/"
updated: "2026-11-01"
category: FlexOffice
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# Flex Office : profils de présence

« Les profils rassemblent toutes les règles à appliquer à un collaborateur. » Un profil de présence fixe, pour les personnes qui y sont rattachées, ce qu'elles peuvent réserver : quotas de télétravail, jours interdits ou obligatoires, préavis, présence minimale sur site, approbations. Le serveur applique ces règles à chaque réservation, semaine type comprise.

## Avant de commencer

Cet écran est réservé aux personnes qui ont le droit de gérer les profils de présence. Sans ce droit, la tuile **Profils** et l'écran n'existent pas. Créer, renommer, supprimer un profil, modifier ses règles et ses collaborateurs demande ce droit au palier Exécuter ; sans lui, les règles se lisent sans se modifier.

### Droits dans la matrice des rôles

- « Gérer les profils de présence, leurs règles et les salariés concernés » : Accès pour consulter les profils ; Exécuter pour créer, renommer, supprimer un profil, modifier ses règles et ses collaborateurs.

## À quoi sert cet écran

- **La liste des profils** : **Profils spécifiques**, avec le nombre de règles et de collaborateurs de chacun, le champ « Rechercher un collaborateur » (il filtre la liste sur le nom des profils) et le bouton **Paramètres généraux** (avec le droit des réglages généraux).
- **La fiche d'un profil**, en deux onglets :
  - **Règles** : les règles du profil, rangées par type ;
  - **Collaborateurs concernés** : les personnes rattachées au profil.

## Pas à pas

### Créer un profil

1. Ouvrez **Paramètres Flex Office › Profils**.
2. Cliquez sur **Créer un profil spécifique** (ou **+ Ajouter un profil**). Le profil est créé sous le nom « Nouveau profil » et sa fiche s'ouvre.
3. Pour le renommer, cliquez sur **Renommer le profil**, saisissez le **Nom du profil**, puis **Enregistrer**. Deux profils ne peuvent pas porter le même nom : « Un profil porte déjà ce nom. »

![Capture d’écran — La liste des profils de présence](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/flex-office-profils-de-presence-01.fr_.png?resize=800%2C500&quality=80&ssl=1)
La liste des profils de présence.

### Ajouter des règles

1. Dans l'onglet **Règles**, cliquez sur **Ajouter une règle**. La fenêtre **Choisir un type de règle** s'ouvre ; un type déjà présent dans le profil porte la mention « Déjà ajoutée ».
2. Choisissez le type de règle (voir la liste ci-dessous).
3. Complétez la phrase de la règle : le type de lieu (Télétravail, Déplacement, Bureau, Coworking), les nombres, la période (semaine, mois, année) et ce que la règle déclenche :
   - **est soumise à approbation** ;
   - **est interdite** ;
   - **déclenche un avertissement** (la réservation passe, le motif s'affiche).
4. Au besoin, cochez **Calculer sur une période glissante** (les 7, 30 ou 365 derniers jours au lieu de la semaine, du mois ou de l'année civils).
5. Les règles s'enregistrent d'elles-mêmes, sans bouton. Une valeur refusée par le serveur s'affiche sur la règle concernée : « Valeur refusée. »

![Capture d’écran — La fiche d’un profil, onglet Règles](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/flex-office-profils-de-presence-02.fr_.png?resize=800%2C500&quality=80&ssl=1)
La fiche d’un profil, onglet Règles.

Les types de règle, par catégorie :

- **Accès aux sites**
  - **Condition d'ancienneté** : exige une durée minimale dans l'entreprise avant de déclarer certains lieux.
  - **Sites non autorisés** : bloque l'accès à un ou plusieurs types de lieux.
  - **Restriction par site** : réserve le télétravail aux personnes rattachées à certains sites.
- **Contrôle et validation**
  - **Validation requise en permanence** : demande l'accord du responsable pour un type de lieu, même si toutes les règles sont respectées.
  - **Horizon de planification** : empêche de remplir le planning trop longtemps à l'avance.
  - **Préavis de déclaration** : impose un nombre de jours d'avance minimum pour un type de lieu.
- **Plafonds et restrictions**
  - **Blocage des demi-journées** : n'accepte que la journée complète pour un type de lieu.
  - **Jours de la semaine bloqués** : verrouille un ou plusieurs jours pour un type de lieu.
  - **Plafond de jours** : limite haute, en jours ou en pourcentage des jours travaillés, sur une période.
  - **Présence minimale sur site** : garantit un nombre minimal de jours en présentiel (bureau ou déplacement) par période.
  - **Consécutivité TT** : limite le nombre de jours de télétravail consécutifs.
  - **Quota coworking** : plafonne les jours en coworking sur une période.
  - **Créneau spécifique obligatoire** : impose le matin ou l'après-midi pour un type de lieu ; la journée complète reste acceptée.
- **Équipe et organisation**
  - **Équité d'équipe** : garantit qu'un pourcentage minimum de l'équipe est au bureau chaque jour.

### Rattacher des collaborateurs

1. Ouvrez l'onglet **Collaborateurs concernés**, puis cliquez sur **Ajouter un employé**.
2. Dans **Attribuer des employés**, la colonne **Disponible** liste les collaborateurs, avec un **Filtre**. Ajoutez-les un à un, ou avec **+ Ajouter tous les employés**.
3. La colonne **Attribué** montre votre sélection. La croix à côté d'un nom retire la personne ; **Tout supprimer** vide la sélection.
4. Cliquez sur **Ajouter au profil**.
5. La liste du profil peut se filtrer par **Employés**, **Lieux de travail**, **Département** et **Classe d'employé**.

![Capture d’écran — L’onglet Collaborateurs concernés d’un profil](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/flex-office-profils-de-presence-04.fr_.png?resize=800%2C500&quality=80&ssl=1)
L’onglet Collaborateurs concernés d’un profil.

### Supprimer un profil

Cliquez sur **Supprimer le profil**, puis confirmez. Ses règles et ses affectations sont supprimées.

## Ce que voit la personne qui réserve

- **Avant de choisir** : le panneau de réservation affiche les compteurs de son profil pour le jour choisi (par exemple les jours de télétravail déjà posés dans la semaine), colorés à l'approche ou au-delà du plafond, et dit si la saisie est fermée ce jour-là.
- **Avant d'enregistrer** : le serveur contrôle la réservation sans l'écrire. Selon le verdict, le panneau enregistre aussitôt, ou affiche « Attention » (avertissement), « Cette réservation sera soumise à approbation » ou « Cette réservation est impossible », avec les motifs. **Confirmer** enregistre ; une réservation impossible propose **Choisir autre chose**.
- Le même contrôle vaut pour une réservation sur un poste, depuis le panneau ou le plan interactif.

## À savoir

- **Un seul profil par personne.** Rattacher une personne à un profil la retire de son profil précédent. L'écran le dit : « … a quitté le profil « … ». »
- **Sans profil**, une personne suit les [réglages généraux](https://illizeo.com/centre-aide/flex-office-reglages-generaux/), qui tiennent lieu de profil par défaut.
- **Le profil de la personne concernée s'applique**, même quand un gestionnaire réserve pour elle. Il n'y a pas de dérogation.
- **Le plus sévère l'emporte** : interdite, puis soumise à approbation, puis avertissement.
- **Pas d'effet rétroactif.** Un changement de règle ou de profil vaut pour les saisies suivantes et pour la semaine type des nuits suivantes. Les réservations existantes restent.
- **Une annulation n'est jamais refusée** par une règle, sauf si la saisie passée est verrouillée.
- **Comptage.** Les plafonds comptent les réservations approuvées et en attente ; une demi-journée vaut 0,5. Un pourcentage se calcule sur les jours ouvrés de la période, absences approuvées déduites. Une réservation libérée faute de pointage compte encore, comme si elle était restée : un minimum de présence ne baisse pas après coup.
- **Télétravail.** Les plafonds de télétravail comptent la réservation sur un lieu de télétravail et l'absence approuvée d'un type dont la case **Compte comme du télétravail (Flex Office)** est cochée (Paramètres › Gestion du temps › Types d'absence). Le régime réglé sur ce type (régulier ou exceptionnel) ne joue que pour la paie : les deux comptent de la même façon dans les règles de profil.
- **Série de télétravail.** Week-end, férié et absence ne cassent pas la série ; un jour sur site la casse.
- **Équité d'équipe.** L'équipe, ce sont les collaborateurs directs du même responsable.
- **Restriction par site** vise le site de rattachement de la personne.
- **Règles en conflit.** Un avertissement s'affiche quand des règles différentes s'appliquent aux mêmes lieux de travail : « Règles en conflit : des règles différentes s'appliquent aux mêmes lieux de travail. »
- **Politique de télétravail.** Elle n'a plus de page à part : ses quotas, jours interdits ou obligatoires et approbations sont des règles de profil.
- **Convention collective.** Un pack de convention collective qui porte une règle de travail mobile peut créer ou mettre à jour un profil depuis sa fiche (section « Travail mobile du pack ») : un plafond de travail à distance et des jours interdits, pour les personnes assignées au pack. Une personne qui avait un autre profil le quitte ; l'aperçu la nomme avant le geste. Ce geste demande aussi le droit de gérer les profils au palier Exécuter.
- **Journal.** Les changements de règles et de membres sont inscrits au journal de l'application.
- **Import.** Les membres et les règles des profils peuvent aussi être importés par fichier CSV. Voir [Imports](https://illizeo.com/centre-aide/flex-office-imports/).

## Voir aussi

- [Paramètres Flex Office](https://illizeo.com/centre-aide/flex-office-parametres/)
- [Réglages généraux](https://illizeo.com/centre-aide/flex-office-reglages-generaux/)
- [Approbations](https://illizeo.com/centre-aide/flex-office-approbations/)
- [Calendrier Flex Office](https://illizeo.com/centre-aide/flex-office-calendrier/)
- [Imports](https://illizeo.com/centre-aide/flex-office-imports/)
- [Flex Office : présentation du module](https://illizeo.com/centre-aide/flex-office-presentation/)

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