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title: "Flex Office : approbations"
description: "L'onglet Approbations réunit les demandes qui attendent votre décision : les réservations de bureau et les visites. Les salles de réunion ne passent pas par une approbation : une réunion est confirmée tout de suite."
url: "https://illizeo.com/centre-aide/flex-office-approbations/"
updated: "2026-11-01"
category: FlexOffice
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# Flex Office : approbations

L'onglet **Approbations** réunit les demandes qui attendent votre décision : les réservations de bureau et les visites. Les salles de réunion ne passent pas par une approbation : une réunion est confirmée tout de suite.

## Avant de commencer

L'onglet est réservé aux personnes qui ont le droit de traiter les demandes de réservation du Flex Office. Sans ce droit, l'onglet n'existe pas.

- Pour décider (accepter, refuser, déléguer), il faut ce droit au palier Exécuter. Sans lui, vous lisez les demandes sans pouvoir les trancher.
- L'onglet ne figure pas dans la barre d'onglets du module. Il s'ouvre par son adresse, …/flex-office/approbations. Les demandes de validation Flex Office relayées dans Microsoft Teams (bureaux et visites) y renvoient.

### Droits dans la matrice des rôles

- « Traiter les demandes de réservation (approuver, rejeter, déléguer) » : palier Accès pour voir l'onglet et lire les demandes, palier Exécuter pour accepter, refuser et déléguer.

## À quoi sert cet onglet

- Voir les demandes qui vous attendent, « Sous votre responsabilité ».
- Lire le détail d'une demande : lieu, zone, créneau, date demandée, date de soumission, et pourquoi elle est soumise à approbation.
- **Accepter**, **Refuser** (avec un motif) ou **Déléguer** la décision à une autre personne.

![Capture d’écran — L’onglet Approbations : compteur, filtres et demandes sous votre responsabilité](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/flex-office-approbations-01.fr_.png?resize=800%2C500&quality=80&ssl=1)
L’onglet Approbations : compteur, filtres et demandes sous votre responsabilité.

## Pas à pas

1. Ouvrez l'onglet **Approbations**. Le compteur « En attente de votre décision » et la colonne de gauche listent les demandes en attente.
2. Filtrez au besoin par type : **Tous**, **Bureau**, **Visiteur**. Le nombre de demandes en attente s'affiche sur chaque filtre.
3. Cliquez sur une demande. Son détail s'affiche à droite :
   - **Lieu**, **Zone / Place**, **Créneau**, **Date demandée**, **Soumis le** ;
   - le cas échéant, **Soumise à approbation par le profil de présence**, avec la liste des règles en cause ;
   - le **Motif** : le commentaire de la réservation ou, pour une visite, le nombre de visiteurs, l'heure d'arrivée et leurs noms.
4. Décidez :
   - **Accepter** : la réservation ou la visite est confirmée (ou passe à l'étape suivante du circuit) ;
   - **Refuser** : saisissez le **Motif du refus** (obligatoire), puis **Confirmer le refus** ;
   - **Déléguer** : choisissez une personne dans **Déléguer à** (« Sélectionner un approbateur… »), puis **Confirmer la délégation**. La fenêtre confirme : « Demande déléguée. Le délégué est prévenu. » Si la liste est vide : « Personne d'autre ne peut décider de cette demande. »

## À savoir

- **Deux types de demandes.** **Bureau** : une réservation de bureau, avec ou sans poste précis (la zone s'affiche, pas le poste). **Visiteur** : une visite, y compris celle des invités externes d'une réunion. Une demande de réservation sur un lieu qui n'est pas un bureau (télétravail, par exemple) n'apparaît que sous **Tous**.
- **Quand une réservation part en approbation.** Une réservation de bureau est soumise à approbation :
  - quand une règle du [profil de présence](https://illizeo.com/centre-aide/flex-office-profils-de-presence/) de la personne le demande ;
  - quand le réglage **Approbation obligatoire du distanciel** s'applique à un jour de télétravail ;
  - quand le réglage **Soumettre toutes les réservations à approbation** est activé (voir [Réglages généraux](https://illizeo.com/centre-aide/flex-office-reglages-generaux/)).
- **Qui approuve une réservation.** Le circuit réglé dans Workflows sur le déclencheur « Réservation de bureau à valider ». À défaut, le responsable de la personne ; s'il est inactif ou n'a pas le droit, le responsable suivant dans la hiérarchie. Le demandeur n'est jamais son propre approbateur. Sans aucun approbateur possible, la réservation est refusée à la saisie.
- **Les visites** ont leur propre circuit, réglé dans Workflows sur le déclencheur « Visite à valider ». Sans circuit, une visite est confirmée directement. Pour une série de réunions avec des invités externes, une seule demande couvre toutes les dates. Voir [Visiteurs](https://illizeo.com/centre-aide/flex-office-visiteurs/).
- **Déléguer.** La liste propose les personnes actives qui peuvent décider de la demande. Le délégué est prévenu et la demande passe dans sa file.
- **Vous êtes prévenu.** Un approbateur reçoit un avis dès qu'une demande l'attend. Les relances par e-mail suivent le bloc « Relance » du modèle d'e-mail « Réservation à valider » (Réglages › Illizeo › E-mails), pour les bureaux comme pour les visites : par défaut, une première relance après 2 jours ouvrés, puis tous les 2 jours ouvrés, 2 relances au plus.
- **Escalade.** Une demande restée ouverte plus de 96 heures est confiée au supérieur de l'approbateur, une seule fois. Elle n'est jamais confiée au demandeur lui-même. Une demande dont la date est passée n'est pas escaladée.
- **Effets d'un refus.** Refuser un bureau annule la place de parking et le repas qui lui sont rattachés. Refuser une modification rétablit la réservation d'origine ; la personne est prévenue. Refuser une visite annule les places et les repas de ses visiteurs ; refuser un ajout à une visite confirmée ne retire que les personnes ajoutées. Pour une visite de réunion, la réunion reste et ses invités en sont retirés ; l'organisateur est prévenu.
- **Une modification repart en approbation.** Modifier une réservation soumise à un circuit la repasse en attente.

## Voir aussi

- [Calendrier Flex Office](https://illizeo.com/centre-aide/flex-office-calendrier/)
- [Profils de présence](https://illizeo.com/centre-aide/flex-office-profils-de-presence/)
- [Réglages généraux](https://illizeo.com/centre-aide/flex-office-reglages-generaux/)
- [Visiteurs](https://illizeo.com/centre-aide/flex-office-visiteurs/)
- [Salles de réunion](https://illizeo.com/centre-aide/flex-office-salles-de-reunion/)
- [Notifications](https://illizeo.com/centre-aide/flex-office-notifications/)
- [Flex Office : présentation du module](https://illizeo.com/centre-aide/flex-office-presentation/)

### *Similaire*