Le portail de signalement est la page publique par laquelle n’importe qui — salarié, ancien salarié, fournisseur, partenaire — peut signaler un fait à ton organisation, sans compte Illizeo et, s’il le souhaite, sans donner son identité. Il suit ensuite son dossier et échange avec le référent grâce à un mot de passe de suivi remis au dépôt. Cet article décrit le parcours tel que le voit la personne qui signale ; il s’adresse aux administrateurs du dispositif qui diffusent le lien, aux référents qui veulent savoir ce que voit le signalant, et peut être transmis tel quel aux salariés.
Avant de commencer #
- Le module Lanceurs d’alerte doit être souscrit dans ton espace : c’est ce qui ouvre le dépôt sur le portail.
- Au moins un canal doit être Actif : seuls les canaux actifs sont proposés dans le formulaire. Voir Configurer les canaux et désigner les référents.
- Chaque canal devrait avoir au moins un référent : c’est lui qui recevra le dossier et pourra répondre.
- Aucun droit n’est nécessaire pour la personne qui signale : le portail est une page publique, sans connexion. Elle n’est jamais identifiée par un compte, même si elle est salariée.
Trouver l’adresse du portail #
L’adresse du portail est celle de ton espace Illizeo suivie de /whistleblowers. Tu la retrouves, prête à copier, dans Paramètres › Lanceurs d’alerte › URL de l’organisation (champ Portail de signalement) et en tête de Paramètres › Lanceurs d’alerte › Canaux. C’est l’adresse à communiquer aux salariés : affiche, note de service, intranet, signature de courriel.
Chaque canal dispose en plus d’un lien dédié, de la forme …/whistleblowers?canal= suivi de l’identifiant du canal. Arriver par ce lien pose directement le formulaire sur ce canal ; la personne peut toujours en choisir un autre. Un lien vers un canal fermé ou inconnu est simplement ignoré : le dépôt reste possible.
Déposer un signalement #
- Ouvre l’adresse du portail. L’en-tête Signaler un fait s’affiche, avec deux onglets : Nouveau signalement et Suivre mon dossier.
- Dans Choisir une catégorie, filtre au besoin par famille (Tous, RH, Financier, Sécurité, Légal, Autre), puis clique sur la carte qui correspond à la situation.
- Le formulaire s’ouvre. Vérifie le Canal de signalement proposé et change-le si besoin.
- Renseigne l’Objet du signalement et la Description détaillée. Les deux sont obligatoires.
- Laisse Signalement anonyme activé pour rester anonyme, ou désactive-le pour donner une Adresse email (voir plus bas).
- Ajoute au besoin des Pièces jointes : clique ou glisse les fichiers dans la zone prévue.
- Clique sur Envoyer le signalement.
Les catégories #
Le portail propose neuf catégories : Harcèlement, Discrimination, Fraude, Corruption, Sécurité, Violation de données, Conflit d’intérêts, Activité illégale et Autre. Si aucune ne convient, l’écran invite à choisir « Autre » et à décrire librement la situation. Le bouton Changer, en haut du formulaire, ramène à la grille des catégories.
Anonyme ou identifié #
- Anonyme (par défaut) : aucune identité n’est associée au dossier. Aucune adresse n’est demandée, le référent ne voit que la mention « Signalement anonyme ».
- Identifié : en désactivant Signalement anonyme, la personne saisit son Adresse email (obligatoire dans ce cas) et coche le Consentement RGPD, sans lequel l’envoi est refusé.
Les pièces jointes #
Le dépôt accepte jusqu’à 10 fichiers de 10 Mo chacun au maximum, aux formats PDF, Word, Excel, texte, PNG, JPG et WEBP. Les images (PNG, JPG, WEBP) sont ré-encodées à l’enregistrement, ce qui retire leurs métadonnées (lieu, date, appareil). Sur un signalement anonyme, chaque fichier reçoit en plus un nom neutre (« piece-jointe-1 »…), car un nom de fichier trahit souvent son auteur. Les documents (PDF, Word, Excel) ne sont pas modifiés : pense à vérifier qu’ils ne portent pas ton nom dans leurs propriétés.
Conserver le mot de passe de suivi #
Une fois le signalement envoyé, l’écran Signalement transmis affiche le Mot de passe de suivi. C’est la seule clé du dossier : il n’est affiché qu’une fois et ne peut être ni renvoyé ni régénéré, puisque Illizeo ne conserve que son empreinte. Le bouton Copier le place dans le presse-papiers ; Nouveau signalement repart d’un formulaire vierge.
Selon le réglage de ton organisation, un message de confirmation automatique est déposé aussitôt dans la messagerie du dossier, dans la langue du formulaire ; un signalant identifié le reçoit aussi par courriel. Les référents du canal sont prévenus du nouveau dossier dans Illizeo (cloche du module) et par courriel ; ce courriel ne contient que des métadonnées (référence, catégorie, priorité, canal), jamais le récit.
Suivre son dossier #
- Sur le portail, ouvre l’onglet Suivre mon dossier.
- Dans Accéder à mon dossier, colle le Mot de passe de suivi.
- Clique sur Accéder à mon dossier. Un mot de passe inconnu affiche « Mot de passe de suivi invalide ».
La vue du dossier montre :
- l’objet, la référence, le canal et la mention Anonyme le cas échéant ;
- la Progression du dossier sur cinq étapes, avec une phrase qui explique l’étape en cours et l’échéance de réponse ;
- le bloc Informations : référence, canal, catégorie, date de dépôt et de mise à jour, et le Gestionnaire (« En attente d’assignation… » tant que personne n’a pris le dossier) ;
- la Messagerie sécurisée, où apparaissent les messages du référent et les pièces qu’il a jointes, téléchargeables.
Répondre au référent #
- Dans la zone de réponse, écris ton message.
- Clique sur Envoyer. Le message part anonymement : aucun auteur n’est enregistré côté signalant.
Le référent est prévenu qu’une réponse est arrivée, sans que le texte quitte la messagerie. Quand le dossier est clôturé, la messagerie se ferme : l’historique reste lisible, mais on ne peut plus écrire. Clique sur Déconnexion pour quitter le dossier.
À savoir #
- Le portail ne demande jamais de compte : c’est ce qui permet de signaler aux personnes extérieures à l’entreprise et de rester anonyme, comme le prévoit la directive (UE) 2019/1937 citée à l’écran.
- Le mot de passe de suivi n’est affiché qu’une fois. Perdu, il ne se retrouve pas : il faut déposer un nouveau signalement en mentionnant le précédent.
- Le dépôt est limité en fréquence pour protéger le portail : si l’envoi échoue, attends une minute et réessaie.
- Le suivi d’un dossier déjà déposé reste possible même si l’abonnement au module a changé depuis.
- Si l’organisation anonymise un dossier, son mot de passe de suivi est effacé : le signalant perd définitivement l’accès au dossier. Voir Rapports, export et confidentialité des données.
Questions fréquentes #
Le formulaire indique qu’aucun canal n’est ouvert. Que faire ? #
Le message « Aucun canal de signalement n’est ouvert pour le moment » signifie qu’aucun canal n’est actif. Un administrateur du dispositif doit en activer un dans Paramètres › Lanceurs d’alerte › Canaux.
Le référent voit-il qui a signalé ? #
Non, si le signalement est anonyme : le dossier ne porte aucune identité et les messages du signalant n’ont pas d’auteur. Si la personne a choisi de donner son adresse email, celle-ci est visible du référent.
Peut-on joindre un fichier après le dépôt ? #
Les pièces jointes se déposent avec le signalement. Ensuite, le signalant peut apporter des précisions par écrit dans la messagerie ; le référent, lui, peut lui transmettre des documents.
Combien de temps faut-il attendre une réponse ? #
La vue du dossier affiche l’échéance de réponse (par exemple « Réponse dans 90j »). L’accusé de réception, lui, doit partir dans le délai réglé par l’organisation, au plus 7 jours.
