Liens entre organisations et projets à plusieurs organisations

Une organisation vit rarement seule : une commune est membre d’un réseau, une entreprise est implantée dans une commune, une banque finance un projet. Le CRM garde ces relations sous forme de liens entre organisations, lus depuis les deux fiches, avec l’historique des liens terminés. Il permet aussi de suivre un projet qui réunit plusieurs organisations : chacune avec son rôle, leurs contacts, les échanges du projet et ses décisions. Cet article s’adresse aux personnes qui suivent un territoire, un réseau ou des partenariats, et aux chefs de projet.

Avant de commencer #

• Le module CRM doit être activé pour votre espace et ouvert pour vous (voir Activer et administrer le module CRM). Les projets à plusieurs organisations demandent aussi le module Projets.
• Liens, droits de la matrice des rôles, menu CRM : « Comptes CRM : consulter » pour lire l’onglet Liens d’un compte ; « Comptes CRM : modifier » pour créer, modifier, clore ou supprimer un lien. La portée de ce droit doit atteindre le compte de l’un des deux côtés, et vous devez pouvoir lire l’autre organisation. Le palier Accès suffit.
• Types de lien : « Réglages du CRM : créer », « … : modifier » et « … : supprimer » (voir Les réglages du CRM).
• Projets : vous devez voir le projet dans le module Projets, avec « Voir l’aperçu du projet ». L’onglet Organisations demande en plus « Comptes CRM : consulter » ; l’onglet Échanges, « Activités CRM : consulter ».
• Pour ajouter, changer ou retirer une organisation ou un contact du projet, il faut écrire dans le projet : en être Chef de projet ou Développeur, ou gérer tous les projets (droit « Projet » au palier Exécuter). Un Lecteur du projet consulte seulement. Ajouter un contact demande aussi « Contacts CRM : consulter ».

Les types de lien #

Ouvrez Paramètres › CRM › Réglages du CRM et descendez à la section Types de lien entre organisations. Chaque type a un libellé dans chaque sens, en français, anglais, allemand et italien : « Membre de » d’un côté, « A pour membre » de l’autre. Un type qui se lit pareil des deux côtés, comme « Partenaire de », n’a qu’un libellé.

À l’installation, le CRM pose cinq types :

Dans un sens	Dans l’autre sens
Membre de	A pour membre
Partenaire de	Partenaire de
Commune d’implantation de	Implantée à
Financeur de	Financé par
Fournisseur de	Client de

1. Pour ajouter un type, remplissez sous Nouveau type le libellé Dans un sens (ex. « membre de »), au moins dans une langue.
2. Cochez Le même dans les deux sens (ex. « partenaire de »), ou remplissez Dans l’autre sens (ex. « a pour membre »).
3. Cliquez sur Ajouter le type.

Chaque type indique le nombre de liens qui l’emploient. Les flèches changent son rang dans la liste, Modifier corrige ses libellés, Désactiver le retire des choix sans toucher aux liens existants. Un type qui sert ne se supprime pas : désactivez-le. Sa symétrie ne change plus non plus.

Le groupe et ses filiales ne sont pas des liens : ils restent dans la fiche de l’organisation (voir Gérer les comptes).

Lier deux organisations #

1. Ouvrez la fiche du compte, puis l’onglet Liens.
2. Cliquez sur Nouveau lien.
3. Choisissez le Type de lien. Seuls les types actifs sont proposés.
4. Sous Organisation, cherchez le compte de l’autre organisation.
5. Pour un type qui n’est pas symétrique, choisissez le Sens : la liste montre les deux lectures, par exemple « Commune de Montvert — Membre de — … » ou « … — A pour membre — … ».
6. Renseignez au besoin le Début, la Fin et une Note. La fin ne peut pas précéder le début.
7. Cliquez sur Créer le lien.

Le même lien actif ne se crée pas deux fois : mêmes organisations, même type et même sens, ou dans un sens comme dans l’autre pour un type symétrique. La fenêtre affiche alors « Ce lien existe déjà et il est actif. » ; Voir le lien existant le met en évidence dans l’onglet.

L’onglet Liens d’un compte #

L’onglet montre les liens de l’organisation dans les deux sens, chacun avec le libellé qui la concerne. Si la Commune de Montvert est « Membre de » un réseau, la fiche du réseau affiche « A pour membre Commune de Montvert ». Chaque ligne donne la période (« Depuis le … », « Du … au … », « Sans date ») et la note. Le nom de l’autre organisation mène à son compte.

• Les liens actifs viennent d’abord. Un lien est actif tant que sa fin est vide ou à venir.
• Les liens terminés sont repliés sous Liens clos (n) : cliquez pour les déplier. Ils restent dans l’historique des deux fiches.
• Un lien vers une organisation que vous ne pouvez pas lire n’est pas montré. Seul leur nombre apparaît : « n lien(s) vers des organisations que vous ne voyez pas. »
• Un lien dont le type a été désactivé porte la mention Type désactivé.

Les boutons de chaque ligne :

• Modifier change les dates et la note. Le type et les organisations ne changent pas : closez le lien, puis créez-en un autre. Effacer ou reporter la fin d’un lien clos le rend de nouveau actif, sauf si le même lien est déjà actif.
• Clore ouvre la fenêtre Clore le lien : la date de Fin vaut aujourd’hui par défaut et ne peut pas être à venir.
• La corbeille supprime le lien après confirmation. Il disparaît des deux fiches, historique compris. Pour garder la trace d’une relation terminée, closez-la plutôt.

Retrouver les comptes liés #

Dans CRM › Comptes, le filtre Lié à… ne garde que les comptes qui ont un lien actif avec le compte choisi, dans un sens ou dans l’autre. Une seconde liste restreint à un type, ou garde Tous les liens ; la croix retire le filtre. Depuis l’onglet Liens, Voir les comptes liés ouvre directement cette liste.

Les organisations d’un projet #

Quand le CRM est installé, la fiche d’un projet gagne deux onglets : Organisations et Échanges. Sans le CRM, ou sans les droits du CRM, la fiche du projet reste inchangée.

L’onglet Organisations range les organisations par rôle :

• Porteur : le client du projet, repris de l’affaire dont le projet est né ou choisi dans l’onglet Paramètres du projet (voir D’une affaire gagnée à un projet). Il ne se retire pas depuis cet onglet.
• Les autres organisations, groupées par rôle : Maître d’ouvrage, Commune partenaire, Entreprise, Financeur, Prestataire. Cette liste de rôles se règle dans Paramètres › CRM › Réglages du CRM, liste Rôles d’une organisation dans un projet.

1. Pour ajouter une organisation, cherchez son compte sous Organisation à ajouter.
2. Choisissez son Rôle dans le projet, puis cliquez sur Ajouter.

Une organisation ne figure qu’une fois dans un projet. Son rôle se change dans la liste de sa ligne. La corbeille la retire du projet : les contacts du projet pris chez elle sont retirés aussi, mais les échanges et les décisions restent.

Le bas de l’onglet donne la vue d’ensemble du projet : Échanges des 30 derniers jours, Décisions avec leur nombre et les dix dernières, et Tâches en retard, les tâches du module Projets dont l’échéance est passée. Ce dernier bloc n’apparaît qu’avec le droit « Tâche de projet ».

Les contacts d’un projet #

La section Contacts du même onglet réunit les personnes qui comptent dans le projet.

1. Choisissez l’Organisation du contact parmi celles du projet.
2. Choisissez le Contact : la liste propose les contacts rattachés aujourd’hui à cette organisation.
3. Donnez-lui au besoin un rôle (Décideur, Prescripteur, Élu…) ou laissez Sans rôle.
4. Cliquez sur Ajouter.

Chaque ligne montre le nom, la fonction, l’e-mail, le téléphone et le repère En opposition s’il y a lieu. Ces coordonnées restent soumises à vos droits sur les contacts : un contact que vous ne pouvez pas lire apparaît « Fiche non visible », avec son seul rôle. Le retirer du projet ne touche pas à sa fiche, qui reste dans le CRM.

Les échanges et les décisions #

L’onglet Échanges liste les activités du CRM rattachées au projet : comptes rendus, réunions, appels. Ses deux boutons Échanges et Décisions basculent entre les deux listes. On filtre par type d’échange, par organisation et par période (Du … Au). Chaque ligne donne le type, le jour, l’auteur, le compte et, s’il y en a, les organisations qu’elle Concerne. Une décision montre aussi son texte.

Une décision est une activité du type Décision, posé à l’installation : une note datée, avec les organisations qu’elle concerne. Pour en enregistrer une :

1. Dans l’onglet Échanges, cliquez sur Décisions, puis sur Nouvelle décision. Le type Décision est déjà choisi.
2. Sous Compte, choisissez l’organisation du projet à laquelle la décision se rattache.
3. Saisissez au besoin un titre et, dans Contenu, le texte de la décision.
4. Indiquez la Date de la décision, aujourd’hui par défaut : c’est la date où elle a été prise.
5. Cochez les Organisations concernées.
6. Ajoutez au besoin des contacts avec Ajouter un contact de l’organisation, puis cliquez sur Créer l’activité.

Nouvel échange fonctionne de même pour un appel, un rendez-vous ou une note (voir Les activités et « Mes activités »). Ces boutons demandent d’écrire dans le projet et « Activités CRM : créer ». La fiche d’une activité ainsi créée indique son Projet et, pour une décision, ses Organisations concernées.

Avec « Import et export CRM : consulter », Exporter (CSV) télécharge les décisions filtrées : date, objet, auteur, organisations concernées et texte.

Avis et journal #

• Quand un collègue ajoute ou retire une organisation, le chef de projet reçoit l’avis « Organisation ajoutée — » ou « Organisation retirée — » suivi du nom du projet. L’organisation n’y est nommée que s’il peut la lire dans le CRM. L’avis ouvre l’onglet Organisations.
• Le journal du CRM garde la création, la modification, la clôture et la suppression d’un lien, jamais sa note. Il garde aussi l’ajout, le retrait et le changement de rôle d’une organisation ou d’un contact du projet, chaque décision enregistrée (sans son texte) et chaque export des décisions.

À savoir #

• Supprimer un compte supprime aussi les liens de son organisation. Un compte qui figure parmi les organisations d’un projet ne se supprime pas : archivez-le.
• Quand deux comptes sont fusionnés, les liens, les places dans les projets et les contacts de projet de la fiche absorbée passent sur la fiche gardée. Un lien entre les deux fiches fusionnées disparaît.
• Un échange rattaché à un projet a pour compte l’une des organisations du projet, et ses contacts sont rattachés à l’une d’elles. Sinon, l’enregistrement est refusé : « Le compte de l’activité doit être l’une des organisations du projet. » ou « Les participants externes d’un échange du projet se choisissent parmi les contacts de ses organisations. »
• Seule une activité rattachée à un projet peut concerner plusieurs organisations.
• L’export ou l’effacement des données d’un contact couvre aussi les projets où il figure (voir Protéger les données des contacts (RGPD)).
• Les rapports personnalisés proposent deux sources : « CRM — liens entre organisations » et « CRM — organisations des projets ».

Questions fréquentes #

Je ne trouve pas un contact à ajouter au projet. #

La liste ne propose que les contacts rattachés aujourd’hui à l’organisation choisie, et que vous pouvez lire. Ajoutez d’abord son organisation au projet, ou rattachez le contact à cette organisation (voir Gérer les contacts).

Je ne vois pas l’onglet Organisations sur un projet. #

Il demande le CRM installé et ouvert pour vous, et « Comptes CRM : consulter ». L’onglet Échanges demande en plus « Activités CRM : consulter ».