Votre agenda Outlook peut vous aider à remplir votre feuille de présence. Illizeo lit vos rendez-vous de la journée ou de la semaine, propose une ligne par rendez-vous avec le projet ou le client auquel l’imputer, et vous corrigez avant d’ajouter. Rien n’entre dans votre feuille sans votre action : l’agenda aide à saisir, il ne prouve pas le temps travaillé. Cet article explique comment connecter votre agenda, d’où viennent les propositions, comment les ajouter, et comment régler vos règles d’imputation.
Avant de commencer #
- Le module Présences doit être activé. Le CRM n’est pas nécessaire.
- L’agenda n’apparaît que dans votre propre feuille de présence, dans l’onglet Pointage, et seulement si un profil de présence vous est affecté. Personne ne voit l’agenda d’un autre, ni votre responsable ni les RH.
- Droit de la matrice des rôles, rubrique « Feuille de présence » : « Saisir / Modifier les pointages ». Le palier Accès suffit pour voir les rendez-vous et les propositions ; le palier Exécuter est nécessaire pour connecter l’agenda, ajouter des lignes et écrire des règles. Par défaut, tous les employés ont les deux paliers.
- Pour imputer à un compte ou à une opportunité du CRM, le CRM doit vous être ouvert, avec « Comptes CRM : consulter ». Pour noter des kilomètres, il faut « Soumettre une note kilométrique » (Notes de frais, palier Exécuter).
- La connexion à Microsoft est installée par Illizeo pour la plateforme. Si la barre affiche « La connexion à Microsoft n’est pas encore installée sur la plateforme : l’agenda ne peut pas encore être relié. », adressez-vous à Illizeo.
Connecter votre agenda Outlook #
- Ouvrez votre feuille de présence (onglet Présence de votre profil) et restez sur l’onglet Pointage. La barre Agenda Outlook s’affiche au-dessus des journées.
- Lisez ce qui sera lu : votre profil et votre agenda Outlook, en lecture seule.
- Cliquez sur Connecter Outlook. Microsoft s’ouvre : connectez-vous et donnez votre accord.
- Vous revenez sur votre feuille avec le message « Votre agenda Outlook est connecté. ». La barre indique « connecté » et votre compte.
- Dans Agenda lu, gardez Agenda par défaut ou choisissez un autre agenda de votre compte.
Rien n’est copié dans Illizeo : vos rendez-vous sont lus au moment où vous les affichez. Seul un rendez-vous ajouté à votre feuille est retenu, pour ne plus vous être proposé. Cette connexion est distincte de celle du CRM (CRM › Microsoft 365) : connecter l’une ne connecte pas l’autre.
Dans un espace qui contient des données de démonstration, une personne qui n’a pas connecté d’agenda voit « démonstration : des rendez-vous fictifs, sans Microsoft » : trois rendez-vous fictifs par jour ouvré, dont un privé, pour essayer la fonction sans compte Microsoft.
Proposer des lignes depuis l’agenda #
- Dans la barre, cliquez sur Proposer depuis l’agenda.
- Choisissez la période : Ce jour ou Cette semaine (du lundi au dimanche). Le jour est aujourd’hui quand la feuille affiche le mois en cours, sinon le premier jour du mois affiché.
- Chaque rendez-vous pas encore ajouté donne une ligne, avec son objet, sa date et, s’il y en a une, la source de l’imputation proposée. Décochez Retenir pour écarter une ligne.
- Corrigez au besoin le Début et la Fin (la durée suit), le Projet et sa tâche, ou, sans projet, le Compte ou opportunité (CRM), et la Note, reprise de l’objet.
- Cliquez sur Ajouter à ma feuille, suivi du nombre de lignes retenues.
Un message donne le nombre de lignes ajoutées à votre feuille, et chaque ligne affiche son sort : Ajoutée, Déjà ajoutée à votre feuille, ou Refusée suivi de la raison. Une ligne refusée n’empêche pas les autres. Les lignes ajoutées passent par les mêmes contrôles qu’une saisie à la main et suivent le circuit habituel : vous soumettez ensuite votre mois (voir Remplir et soumettre sa feuille de présence).
Ne sont pas proposés : les rendez-vous déjà ajoutés, ceux qui durent toute la journée ou n’ont pas de durée. Les rendez-vous annulés et ceux marqués Disponible dans Outlook sont ignorés partout.
D’où viennent les propositions #
Pour chaque ligne, Illizeo cherche une imputation dans cet ordre, et garde la première trouvée. Le repère de la ligne dit d’où elle vient :
- Règle : une de vos règles d’imputation, puis une règle de l’espace (voir plus bas).
- Contact du CRM : si le CRM est installé, un participant dont l’adresse est celle d’un contact du CRM. La ligne vise le compte principal de ce contact, ou son opportunité quand il n’en a qu’une ouverte sur ce compte, et seulement si vous pouvez y imputer du temps.
- Même série : pour un rendez-vous récurrent, ce que vous avez choisi la dernière fois que vous avez ajouté un rendez-vous de la même série.
- IA : seulement si vous cliquez sur Proposer avec l’IA (voir ci-dessous).
Proposer avec l’IA #
Le bouton Proposer avec l’IA demande à l’IA un projet pour les lignes encore sans imputation. Elle ne lit que l’objet et les adresses des participants, jamais le contenu du rendez-vous, et jamais un rendez-vous privé ou confidentiel. Elle ne choisit qu’entre les projets sur lesquels vous avez imputé du temps ces 90 derniers jours. L’IA est facturée à l’usage : sa réponse est gardée quelques heures pour chaque rendez-vous, et rouvrir la fenêtre ne la redemande pas. Changer de période revient aux propositions sans l’IA. Si l’IA n’est pas ouverte dans votre espace, la fenêtre l’indique : « L’IA n’est pas disponible dans cet espace : les propositions viennent des règles. ».
Le volet « Rendez-vous du jour » #
Quand vous ouvrez une journée pour la saisir (bouton ···, infobulle « Modifier »), le volet Rendez-vous du jour affiche vos rendez-vous de ce jour. Un clic sur l’un d’eux remplit la saisie : en saisie par heures, un segment de travail avec son heure de début, sa fin et l’objet en commentaire ; en saisie en durée, la durée et la description. Rien n’est enregistré avant Enregistrer ; à l’enregistrement, le rendez-vous compte comme ajouté et ne vous est plus proposé. Un rendez-vous déjà ajouté porte une coche ; un rendez-vous d’une journée entière ne se reprend pas.
Les rendez-vous privés ou confidentiels #
Un rendez-vous marqué Privé ou Confidentiel dans Outlook s’affiche « Occupé », avec un cadenas : ni objet, ni lieu, ni participants, ni catégories. Sa note reste vide. Ni les règles, ni le CRM, ni l’IA ne s’y appliquent ; seule la même série peut proposer une imputation. Vous pouvez quand même l’ajouter à votre feuille, en choisissant l’imputation vous-même.
Les règles d’imputation #
Une règle impute d’office les rendez-vous qui portent une catégorie Outlook ou un mot dans leur objet. Une fois votre agenda connecté, cliquez sur Règles d’imputation dans la barre. La fenêtre montre Mes règles et Règles de l’espace.
- Sous Mes règles, choisissez le Critère : Mot de l’objet ou Catégorie Outlook.
- Saisissez la Valeur : le mot, ou le nom exact de la catégorie.
- Choisissez le Projet et au besoin sa tâche, ou, sans projet, un compte ou une opportunité du CRM.
- Cliquez sur Ajouter la règle.
Les majuscules ne comptent pas : une règle « Mot de l’objet » s’applique dès que le mot figure dans l’objet, une règle « Catégorie Outlook » quand le rendez-vous porte cette catégorie. Vos règles passent avant celles de l’espace, puis chaque liste s’applique dans l’ordre de création ; la première règle qui convient l’emporte. Décochez Active pour suspendre une règle, ou supprimez-la avec la corbeille.
Les règles de l’espace valent pour tout le monde. Elles sont réglées par les rôles qui portent « Intégrations calendrier — réglages de l’entreprise (ce qui est poussé, application OAuth) » au palier Exécuter (l’Administrateur par défaut) ; les autres les voient sans pouvoir les changer.
Noter les kilomètres d’un déplacement #
Pour un rendez-vous qui a un lieu, le bouton Noter les kilomètres ouvre une nouvelle note kilométrique, préremplie avec la date, le lieu comme destination et l’objet. Vous saisissez la distance ; rien n’est soumis sans vous. La note s’ouvre dans un nouvel onglet : la fenêtre des propositions reste ouverte, avec vos corrections, et vous y revenez pour ajouter vos lignes.
Se déconnecter, et quand la connexion expire #
Le bouton Déconnecter de la barre coupe la connexion, après confirmation. Vos rendez-vous ne vous sont plus proposés ; les lignes déjà ajoutées à votre feuille restent.
Si Microsoft met fin à l’accès, par exemple après un changement de mot de passe, la barre affiche « connexion expirée : reconnectez votre compte Microsoft » et le bouton Reconnecter. Vous recevez une seule notification, « Feuille de temps : la connexion de votre agenda Outlook a expiré ». Elle se coupe dans Paramètres personnels › Notifications, ligne « Feuille de temps — agenda Outlook : connexion expirée ».
À savoir #
- Les règles d’imputation ne sont accessibles qu’une fois votre agenda connecté.
- Pour un autre jour que celui proposé par la fenêtre, notamment dans un mois passé, utilisez le volet « Rendez-vous du jour » de la journée concernée.
- Un rendez-vous d’un autre agenda que l’Agenda lu n’est ni affiché ni proposé.
- Le journal des Présences garde la connexion, la déconnexion, le nombre de lignes ajoutées depuis l’agenda et le recours à l’IA ; jamais l’objet d’un rendez-vous.
Questions fréquentes #
Un rendez-vous n’apparaît pas dans les propositions. #
Il est peut-être déjà ajouté à votre feuille, annulé, marqué Disponible, d’une journée entière, en dehors de la période choisie, ou dans un autre agenda que l’agenda lu.
L’IA ne propose rien pour une ligne. #
L’IA ne propose qu’un projet sur lequel vous avez imputé du temps ces 90 derniers jours, et jamais pour un rendez-vous privé. Elle ne reprend pas non plus une ligne déjà imputée par une règle, un contact du CRM ou la même série.
