Importer, exporter et utiliser l’API

Cet article explique comment faire sortir vos données du CRM et comment les y faire entrer : exporter une liste, télécharger l’export complet du module, importer un fichier venu d’un tableur ou d’un autre CRM, et brancher un logiciel tiers sur l’API publique. Il s’adresse aux administrateurs du CRM et aux personnes chargées d’une reprise de données ; la dernière partie s’adresse aux développeurs.

Avant de commencer #

• Le module CRM doit être activé pour votre espace et ouvert pour vous (voir Activer et administrer le module CRM).
• Droits de la matrice des rôles, menu CRM, palier Accès : « Import et export CRM : consulter » pour exporter ; « Import et export CRM : créer » pour importer, avec en plus le droit de créer ce que vous importez (« Comptes CRM : créer », « Contacts CRM : créer », « Opportunités : créer » ou « Activités CRM : créer ») ; « Import et export CRM : supprimer » pour annuler un import.
• L’export complet du module et sa réimportation demandent en plus « Réglages du CRM : modifier ». La réimportation demande aussi le droit de créer les quatre objets.
• Par défaut, seul le rôle Administrateur porte les droits d’import et d’export. Un export ne contient que les fiches que vous lisez : il est borné à la fois par votre portée sur l’import et l’export et par votre portée sur l’objet exporté (Les miens, Mon équipe ou Tous, voir Les réglages du CRM).

Exporter une liste #

1. Ouvrez CRM › Comptes, CRM › Contacts ou CRM › Opportunités, puis filtrez la liste comme vous le souhaitez. Pour les activités, ouvrez CRM › Mes activités ou l’onglet Activités d’une fiche.
2. Cliquez sur CSV ou sur Excel, en haut de la liste. Ces boutons n’apparaissent qu’avec le droit d’export.
3. La fenêtre Exporter les comptes (ou Exporter les contacts, Exporter les opportunités, Exporter les activités) propose cochées les colonnes que la liste affiche. Décochez celles dont vous n’avez pas besoin, cochez-en d’autres sous Autres colonnes (les champs personnalisés actifs y figurent) et rangez-les avec les flèches.
4. Cliquez sur Exporter en CSV ou Exporter en Excel. Le fichier se télécharge, daté du jour.

• Les filtres de la liste s’appliquent. En vue kanban, l’export des opportunités se limite au pipeline affiché. Depuis Mes activités, l’export reprend les activités qui vous sont assignées ; depuis une fiche, celles de la fiche, au type et au statut filtrés.
• Pour les activités, la colonne Compte rendu n’est pas cochée par défaut : cochez-la sous Autres colonnes si vous en avez besoin. Une activité privée d’une autre personne n’est jamais exportée.
• Les valeurs sont écrites dans votre langue. Le CSV utilise le point-virgule comme séparateur et s’ouvre directement dans Excel.
• Certaines données ne sortent jamais d’un export de liste : les notes des comptes, ainsi que les notes et la preuve du consentement des contacts.

La page Import et export #

Ouvrez CRM › Import et export. La page réunit :

• la carte Export complet du CRM, avec les boutons Télécharger l’export complet et Réimporter un export complet ;
• le bouton Nouvel import, qui ouvre l’assistant d’import ;
• Mes imports : vos imports, du plus récent au plus ancien, avec le Fichier, l’Objet, le Statut, le Résultat et la date (Déposé le). Le nom du fichier ouvre la page de l’import.

Sans « Import et export CRM : créer », seule la carte de l’export complet s’affiche.

Télécharger l’export complet du module #

L’export complet est une archive ZIP qui reprend tout ce que le CRM contient et que vous lisez, pour l’archiver ou pour changer d’outil sans rien perdre. Cliquez sur Télécharger l’export complet. L’archive contient :

• un fichier par objet (comptes, contacts, opportunités, activités), avec les colonnes de l’import : l’archive se réimporte telle quelle ;
• les relations : identifiants légaux et adresses des organisations, e-mails et téléphones des contacts, rattachements aux comptes, contacts des opportunités et des activités, participants ;
• l’historique : la chronologie (qui a fait quel geste, quand, sur quelle fiche, sans le contenu), les passages d’étape des opportunités, toutes les versions des devis et leurs lignes ;
• les réglages qui donnent leur sens aux valeurs : étiquettes, champs personnalisés, listes, pipelines et étapes ;
• un fichier qui décrit chaque fichier, ses colonnes et ses liens, et un fichier « LISEZMOI ».

Les pièces jointes ne font pas partie de l’archive. Une activité privée dont vous n’êtes ni l’auteur, ni la personne assignée, ni un participant n’y figure pas. Chaque export complet est tracé.

Réimporter un export complet #

Cliquez sur Réimporter un export complet et choisissez l’archive ZIP (20 Mo au plus). Elle se réimporte d’un bloc, sans simulation : les réglages manquants sont recréés, puis les comptes, les contacts, les opportunités et les activités, avec leurs relations.

• Une fiche qui existe déjà dans l’espace (un doublon, repéré comme à l’écran) n’est pas recréée : la ligne est comptée « ignorée », et la fiche existante reçoit les relations de l’archive si vous la lisez.
• Une personne absente de l’espace laisse la fiche à la personne qui importe.
• Au-delà de 500 lignes, la reprise part en file d’attente : « L’archive est en file d’attente : la cloche vous prévient à la fin. » Le lien Voir le détail mène à la page de l’import.
• Les devis de l’archive restent un historique : ils ne sont pas recréés.

Importer un fichier #

L’import fait entrer des comptes, des contacts, des opportunités ou des activités depuis un fichier. Importez-les dans cet ordre : un contact, une opportunité ou une activité désigne un compte déjà présent, et une activité peut désigner une opportunité déjà présente. Rien n’est écrit avant le bouton Importer.

Préparer le fichier #

• Formats acceptés : CSV (séparateur point-virgule, virgule ou tabulation) ou Excel (première feuille seulement). 20 Mo et 50 000 lignes au plus. La première ligne non vide porte les en-têtes.
• Pour partir d’une base sûre, téléchargez depuis l’assistant le Modèle Excel ou le Modèle CSV de l’objet, dont les colonnes portent les noms des champs dans votre langue, ou le Fichier d’exemple, rempli de trois lignes fictives.
• Champs obligatoires : la raison sociale pour un compte ; le nom pour un contact ; le nom de l’opportunité et le compte pour une opportunité ; le type et le compte pour une activité. Un champ personnalisé rendu obligatoire dans les réglages doit aussi être rempli, sinon la ligne est refusée.
• Dates : 2026-11-06, 06/11/2026 ou 06.11.2026 ; une date impossible (31/02) est refusée, jamais corrigée. Montants : 1234.50, 1 234,50 ou 1’234.50. Oui ou non : oui, non, yes, no, 1, 0 ou x. Plusieurs valeurs dans une cellule : séparez-les par un point-virgule.
• Un propriétaire ou une personne assignée se désigne par son e-mail ou par « Prénom Nom ». Un compte, par sa raison sociale ou son identifiant Illizeo. Les contacts d’une opportunité ou d’une activité, par leurs e-mails. Un pays, par son code ISO ou son nom. Une étiquette doit déjà exister dans les réglages du CRM.

Les étapes de l’assistant #

Cliquez sur Nouvel import. L’assistant compte cinq étapes, rappelées sous son titre.

1. 1. Le fichier : sous Que voulez-vous importer ?, choisissez Comptes, Contacts, Opportunités ou Activités. Cliquez sur Choisir un fichier CSV ou Excel, puis sur Lire le fichier.
2. 2. Les colonnes : pour chaque Colonne du fichier, l’écran montre des Exemples tirés des premières lignes et propose un Champ du CRM. Choisissez un autre champ ou Ne pas importer. Les champs obligatoires portent un astérisque ; tant que l’un d’eux n’a pas de colonne, l’écran le signale (« Champs obligatoires sans colonne : ») et Suivant reste grisé.
3. 3. Les valeurs : pour chaque colonne de liste (type de compte, secteur, étape, type d’activité, propriétaire…), chaque valeur du fichier est montrée avec son nombre de lignes et la valeur du CRM proposée, que vous corrigez au besoin. Aucune (ignorer) laisse la cellule vide, ou fait refuser la ligne si le champ est obligatoire. Une étape se nomme « Pipeline › Étape », ou par son seul nom s’il est unique ; les étapes Gagnée et Perdue sont aussi reconnues sous leurs noms usuels dans les autres outils.
4. 4. Les doublons : sous Quand une ligne ressemble à une fiche existante, choisissez Ignorer la ligne (par défaut), Mettre à jour la fiche ou Créer quand même. Si vous le souhaitez, saisissez un nom sous Mémoriser ce mappage sous le nom (facultatif).
5. 5. La simulation : cliquez sur Simuler. Toutes les lignes passent par les mêmes contrôles que l’import réel, puis rien n’est gardé : vous voyez combien de fiches seraient Créées, Mises à jour, Ignorées ou Refusées, et les Lignes refusées ou ignorées, avec leur motif. Corrigez si besoin avec Revenir au mappage, puis cliquez sur Importer.

La correspondance proposée à l’étape 2 est, dans l’ordre : un mappage que vous avez mémorisé pour des colonnes identiques, sinon celui de l’export standard de HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM ou Salesforce s’il le reconnaît (« Export HubSpot reconnu : les colonnes sont proposées d’après ce gabarit. »), sinon le nom du champ dans l’une des quatre langues. Vos mappages mémorisés s’affichent aussi en boutons, sous Reprendre un mappage mémorisé :.

Au-delà de 500 lignes, la simulation et l’import partent en file d’attente : l’assistant le dit, et la cloche vous prévient quand la simulation est prête, puis à la fin de l’import. Vous importez alors depuis la page de l’import.

Ce que fait l’import #

• Il suit les mêmes règles que l’écran : mêmes contrôles, mêmes droits, mêmes portées. Une fiche que vous ne lisez pas est dite « introuvable », sans rien révéler.
• Les lignes sont écrites une par une : une ligne refusée n’empêche pas les autres.
• Les doublons se repèrent comme à l’écran (voir Repérer les doublons et fusionner des fiches) ; une opportunité est un doublon si son compte porte déjà une opportunité du même nom, une activité si son compte porte déjà une activité du même type, du même titre et du même jour. Une colonne d’identifiant Illizeo désigne exactement la fiche à mettre à jour.
• Créer quand même ne crée jamais une seconde organisation au même identifiant légal : si cette organisation existe sans compte et que vous la lisez, le compte lui est ouvert ; sinon, la ligne est refusée.
• Propriétaire d’un compte : celui de la ligne s’il est reconnu et que vous pouvez le lui attribuer ; sinon, la personne choisie dans Propriétaire d’un compte importé (voir Les réglages du CRM) ; sinon vous. Pour un contact, une opportunité ou une activité, une colonne vide vous donne la fiche, et une personne que le CRM ne reconnaît pas fait refuser la ligne, sauf si vous l’avez fait correspondre à une personne à l’étape 3.
• Une cellule vide ne change rien : à la mise à jour, la valeur existante est gardée. Les e-mails et téléphones d’un contact mis à jour s’ajoutent aux siens, et un refus de contact déjà posé (« ne pas appeler »…) n’est jamais levé par un import.
• Une opportunité déjà gagnée ou perdue garde sa date de création et sa date de clôture, si le fichier les donne.
• Pendant un import, personne n’est averti des fiches créées et aucun workflow ne se déclenche. Vous recevez une seule notification, à la fin.
• Si votre espace soumet certaines créations à une validation humaine, les lignes concernées sont comptées En attente de validation : elles ne sont écrites qu’après la décision (voir Faire valider les fiches et les envois).

Suivre, reprendre et annuler un import #

La page d’un import montre son objet, son nombre de lignes, son statut et son bilan. Les statuts sont : Fichier lu, Simulation en file, Simulé, Import en file, En cours, Importé, Échec et Annulé. Tant que le serveur travaille, la page se met à jour seule.

• Reprendre le mappage rouvre l’assistant à l’étape des colonnes, pour un import au statut Fichier lu, Simulé ou Échec. Un import Simulé se lance aussi avec Importer.
• Rapport complet (CSV) télécharge le rapport des refus : trois colonnes, Ligne (le numéro de la ligne dans votre tableur), Statut (« Écarté (doublon) », « Refusé » ou « En attente de validation ») et Raison.
• Annuler l’import (import au statut Importé) retire les fiches que l’import a créées, et rien d’autre : les mises à jour restent, et une fiche utilisée depuis (un compte qui a reçu une nouvelle activité, par exemple) est gardée. La fenêtre Annuler cet import ? le rappelle ; le bilan dit combien de fiches sont retirées et combien sont gardées.
• Vos imports ne sont visibles que par vous. Le fichier importé et son rapport sont effacés après 30 jours ; les nombres restent.

Utiliser l’API publique #

Cette partie s’adresse aux développeurs. Les règles communes de l’API (adresse, authentification, limites, erreurs) sont dans API publique : le guide du développeur.

1. Créez un jeton dans Paramètres › Gérer Illizeo › Jetons API (voir Créer et gérer les jetons API).
2. Sous Droits, cochez Lire et, si besoin, Écrire pour les ressources « CRM — comptes », « CRM — contacts », « CRM — opportunités » et « CRM — activités ». Deux autres ressources servent aux automatisations : « CRM — abonnements aux webhooks » (voir Les webhooks du CRM) et « CRM — demandes de validation ». Elles ne sont proposées que si le CRM est activé.

Appel	Effet
GET /v1/crm/accounts	Liste des comptes ; de même contacts, opportunities et activities.
GET /v1/crm/accounts/{id}	Une fiche.
POST /v1/crm/accounts	Création, avec la saisie et les contrôles de l’écran.
PUT /v1/crm/accounts/{id}	Modification partielle.
DELETE /v1/crm/accounts/{id}	Suppression, avec les règles de l’écran : une fiche qui a un historique ne se supprime pas (réponse 409), elle s’archive.
GET /v1/crm/validations/{id}	L’état d’une demande de validation, pour une écriture qui a répondu 202.

• Le jeton agit avec les droits et la portée de la personne qui l’a créé : il lui faut aussi le droit de l’écran (« Comptes CRM : consulter » pour lire, « créer », « modifier » ou « supprimer » pour écrire). Une fiche hors de sa portée répond 404 ; une activité privée d’une autre personne n’existe pas. Un espace sans CRM répond 403 MODULE_NOT_ACTIVE.
• Comme à l’écran, l’auteur d’une activité et la personne assignée peuvent la modifier avec « Activités CRM : consulter », tant qu’elle n’est pas faite.
• Les listes acceptent q (recherche plein texte ; pour les contacts, elle porte aussi sur les adresses e-mail), modified_since (date ISO 8601), owner_id (le propriétaire ; pour les activités, la personne assignée), tag (une étiquette), cursor et limit (50 par défaut, 200 au plus). Les opportunités acceptent aussi stage_id et mission ; les comptes et les contacts, club_id (membres en cours d’un club). La réponse porte items, next_cursor et has_more ; les fiches sont rendues par identifiant croissant.
• Les fiches ont la forme de l’application, avec des clés en français.
• Créer un compte ou un contact qui ressemble à une fiche existante répond 409 DUPLICATES_FOUND, tant que la requête n’envoie pas confirmer_doublon à vrai.
• Une écriture que votre espace soumet à une validation humaine n’écrit rien : elle répond 202 avec le code CRM_VALIDATION_PENDING et l’identifiant de la demande, dont l’état se lit avec la ressource « CRM — demandes de validation ».

À savoir #

• Dans un fichier exporté, une cellule qui commence comme une formule de tableur est neutralisée : elle s’affiche comme du texte.
• Les exports de listes, l’export complet, les imports et leurs annulations sont tracés.
• La fin d’un import peut aussi prévenir vos outils par un webhook « Import terminé » (voir Les webhooks du CRM).

Questions fréquentes #

Des lignes sont refusées parce que le compte n’existe pas. #

Importez d’abord les comptes, puis relancez le fichier. Si plusieurs comptes portent le même nom, désignez le compte par son identifiant Illizeo. Un compte hors de votre portée est traité comme inexistant.

Le bouton Suivant reste grisé à l’étape des colonnes. #

Un champ obligatoire n’a pas de colonne : l’écran le nomme sous « Champs obligatoires sans colonne : ». Faites-lui correspondre une colonne du fichier, ou ajoutez cette colonne à votre fichier et relancez l’import.