Le module Lanceurs d’alerte te donne deux outils de pilotage : l’onglet Rapports, qui mesure l’activité et le respect des délais, et la page Confidentialité des données, qui règle la durée de conservation, anonymise les dossiers terminés et produit l’export d’un dossier pour le droit d’accès. Cet article les décrit. Il s’adresse aux administrateurs du dispositif, aux RH, aux auditeurs et au DPO.
Avant de commencer #
- Le module Lanceurs d’alerte doit être souscrit et ouvert à ton compte.
- Voir les rapports (palier Accès) ouvre l’onglet Rapports ; les rôles Administrateur, RH et Auditeur le portent par défaut. Sans ce droit, l’onglet n’apparaît pas.
- Exporter les rapports permet de télécharger le CSV ; les rôles Administrateur et RH le portent au palier Exécuter.
- Conformité (RGPD / EU 2019/1937) affiche la carte Conformité du dispositif du tableau de bord et permet de modifier la durée de conservation.
- Anonymisation / consentement permet d’anonymiser un dossier ; seul le rôle Administrateur le porte par défaut.
- Comme partout dans le module, tu ne vois les dossiers que des canaux dont tu es référent : les rapports, l’export et la liste des dossiers à anonymiser portent sur ces dossiers-là.
Lire les rapports #
Ouvre Lanceurs d’alerte › Rapports. La page Rapports et analyses présente :
- quatre indicateurs : Total des signalements, Taux de résolution, Non assignés et Délai moyen de résolution (en jours ouvrés) ;
- la Tendance mensuelle sur les six derniers mois ;
- les répartitions Par statut, Par catégorie, Par canal et Par priorité ;
- l’Activité des gestionnaires : pour chaque référent, ses dossiers assignés, résolus, son taux et ses canaux ;
- la carte Conformité : Accusés dans les délais, Retours dans les délais, Délais dépassés, Signalements anonymes et Avec échanges, chacun marqué Conforme ou Alerte selon son objectif.
Choisir la période #
En haut à droite, choisis la Fenêtre d’analyse : 30 j, 90 j, 12 mois ou Tout. Les indicateurs et les répartitions sont recalculés sur cette période. La Tendance mensuelle, elle, couvre toujours les six derniers mois, et l’écran le précise. Si aucun dossier ne tombe dans la période, le message « Aucun signalement sur cette période » invite à l’élargir : aucun taux n’est affiché sur zéro dossier.
Exporter les dossiers en CSV #
- Dans l’onglet Rapports, choisis la période.
- Clique sur Exporter (CSV). Le bouton passe à « Export en cours… », puis « Exporté ».
Le fichier reprend la période affichée et les dossiers que tu as le droit de voir. Il ne contient ni résumé ni description, et chaque dossier exporté laisse une ligne Dossier exporté dans son journal d’audit : on sait toujours qui détient une copie de quel dossier.
Suivre la conformité depuis le tableau de bord #
Avec le droit Conformité (RGPD / EU 2019/1937), le Tableau de bord du module affiche en tête la carte Conformité du dispositif, marquée Vue DPO. Elle compte, tous canaux confondus — y compris ceux dont tu n’es pas référent —, les dossiers hors délai pour l’accusé de réception (Accusé · 7 j) et pour le retour au signalant (Retour · 90 j), ainsi que les dossiers à purger au titre de la conservation. Elle ne montre aucun dossier : uniquement des décomptes. Un DPO qui n’est référent d’aucun canal peut ainsi constater les retards sans lire un seul dossier. Voir Démarrer avec les lanceurs d’alerte.
Régler la durée de conservation #
- Ouvre Paramètres › Lanceurs d’alerte › Confidentialité des données.
- Dans Durée de rétention, saisis le nombre de mois (36 par défaut).
- Clique sur Enregistrer les modifications.
L’écran rappelle la règle : les dossiers clôturés deviennent éligibles à l’anonymisation après ce nombre de mois. La date de clôture fait foi. En tête de carte, trois compteurs résument la situation : Total dossiers, Déjà anonymisés et À anonymiser.
Anonymiser des dossiers #
L’anonymisation efface l’identité du signalant et son mot de passe de suivi, le contenu des messages et les pièces jointes. La référence, le statut et le journal d’audit sont conservés pour la traçabilité. Elle concerne les dossiers clôturés ou résolus.
- Dans Anonymisation des données, repère les dossiers marqués À anonymiser.
- Clique sur Anonymiser sur un dossier, ou sur Anonymiser N dossier(s) pour tous les traiter.
- Lis la boîte Confirmer l’anonymisation : l’action est irréversible, et le signalant perdra définitivement l’accès à son dossier et ne pourra plus échanger avec vous.
- Clique sur Anonymiser définitivement (ou Anonymiser les N dossiers). Le message « N dossier(s) anonymisé(s) » confirme ; le dossier passe à Anonymisé.
L’anonymisation part au serveur dès la confirmation, sans passer par Enregistrer les modifications, et ne peut pas être annulée. Il faut à la fois le droit Anonymisation / consentement et être référent du canal du dossier : la liste ne montre que tes dossiers. Si certains dossiers échouent, l’écran les nomme sous « Dossiers non anonymisés ».
Exporter un dossier pour le droit d’accès #
- Dans Export RGPD — Droit d’accès (Art. 15), clique sur Choisir un dossier.
- Dans Sélectionner un dossier à exporter, cherche le dossier par sa référence ou son résumé, puis clique sur Export.
- Le message « Export RGPD téléchargé pour … » confirme ; un document HTML est téléchargé.
Le document réunit les informations du dossier, les messages, la liste des pièces jointes, le journal d’audit et le consentement. Il est produit dans ton navigateur à partir du dossier chargé : contrairement à l’export CSV, il n’est pas inscrit au journal d’audit. Conserve-le en lieu sûr.
Le journal des consentements #
Quand un signalant choisit de donner son adresse email, il coche le consentement RGPD. Le Journal des consentements liste ces consentements, avec leur date (Donné le). Un signalement anonyme n’en produit pas.
À savoir #
- Les rapports ne lisent que les dossiers des canaux dont tu es référent ; la carte Conformité du dispositif du tableau de bord, elle, compte tous les canaux sans montrer aucun dossier.
- Chaque dossier exporté en CSV est tracé dans son journal d’audit ; l’export HTML d’un dossier ne l’est pas.
- Anonymiser coupe définitivement le signalant de son dossier : fais-le une fois les échanges terminés.
- Pour régler les délais légaux, voir Régler le dispositif.
Questions fréquentes #
Je ne vois pas l’onglet Rapports. #
Ton rôle ne porte pas le droit Voir les rapports. Il se règle dans Gérer les employés › Rôles des employés.
Le bouton Anonymiser n’apparaît pas pour un dossier. #
Seuls les dossiers clôturés ou résolus sont proposés, et seulement s’ils appartiennent à un canal dont tu es référent. Il faut aussi le droit Anonymisation / consentement.
Que contient le CSV ? #
Les données de pilotage des dossiers de la période (référence, canal, catégorie, statut, priorité, dates…), sans résumé ni description.
