Un document de l’entreprise vit : le règlement intérieur est révisé, une politique est mise à jour, un guide devient obsolète. Cet article explique comment déposer une nouvelle version d’un document, retrouver ses versions précédentes, le retirer aux salariés en le dépubliant, puis, si besoin, le supprimer définitivement. Il s’adresse aux RH et aux administrateurs.
Avant de commencer #
- Les gestes de cet article demandent le droit Publier, remplacer et dépublier les documents de l’entreprise au palier Exécuter (rôles Administrateur et Responsable RH). Au palier Accès, tu peux seulement consulter le tableau et l’historique des versions.
- Tout se passe dans Paramètres › Documents › Documents de l’entreprise : ton rôle doit aussi t’ouvrir les Paramètres.
- Pour publier un premier document, voir Publier un document de l’entreprise et choisir son public.
Lire le tableau des documents #
Le tableau liste tous les documents, publiés ou non, quel que soit leur public, rangés par catégorie puis par titre.
- Document : le titre, la date d’effet et la langue (FR, EN, DE, IT).
- Catégorie et Public : la rubrique de la bibliothèque et le résumé du public.
- Version : le numéro et la taille de la version en cours, par exemple « v2 · 41 ko ».
- Statut : Publié ou Dépublié.
- À droite, cinq icônes : Versions (horloge), Modifier (crayon), Nouvelle version (flèche vers le haut), Dépublier ou Republier (œil barré ou œil), Supprimer (corbeille rouge). Survole une icône pour voir son nom.
Déposer une nouvelle version #
Quand le texte d’un document change, dépose une nouvelle version plutôt qu’un nouveau document : le titre, la catégorie et le public restent les mêmes, et les salariés lisent aussitôt le nouveau texte.
- Sur la ligne du document, clique sur l’icône Nouvelle version (flèche vers le haut).
- La fenêtre de choix de fichier de ton ordinateur s’ouvre. Sélectionne le fichier mis à jour : PDF, Word (.docx) ou texte (.txt), 20 Mo au plus. Le format peut différer de celui de la version précédente.
- Le message « Nouvelle version publiée. » confirme le dépôt. La colonne Version passe au numéro suivant.
Dès ce moment :
- les salariés du public ne lisent plus que la nouvelle version, avec son nouveau numéro ;
- la recherche ne porte plus que sur le texte de la nouvelle version, lu au dépôt ;
- l’ancienne version reste conservée et consultable par les RH, avec sa date de remplacement.
Le dépôt d’une nouvelle version n’envoie pas d’avis au public. Si le changement doit être annoncé, fais-le par un autre canal, par exemple une annonce sur le tableau de bord. Pour changer le titre, la date d’effet ou le public en même temps, utilise aussi Modifier.
Consulter l’historique des versions #
- Clique sur l’icône Versions (horloge) de la ligne du document.
- La fenêtre affiche le titre du document et rappelle : « Les salariés ne lisent que la version en cours ; les précédentes restent consultables ici. »
- Chaque version est listée, la plus récente en tête, avec son numéro, le nom du fichier déposé, sa date de publication et, pour une version remplacée, sa date de remplacement.
- Clique sur Ouvrir pour afficher une version dans un nouvel onglet du navigateur.
Ces versions te permettent de retrouver le texte qui s’appliquait à une date donnée, par exemple pour répondre à un salarié qui se réfère à l’ancien règlement.
Dépublier ou republier un document #
Dépublier retire un document aux salariés sans rien effacer : la fiche, le public et toutes les versions sont conservés. C’est le bon geste pour un document périmé que tu veux garder, ou pour un document à revoir avant de le rendre de nouveau visible.
- Clique sur l’icône Dépublier (œil barré) de la ligne du document.
- Le message « Document dépublié. » confirme le retrait. Le statut passe à Dépublié et l’icône devient Republier (œil).
Le document disparaît aussitôt de la bibliothèque, de la recherche et des réponses de l’assistant, pour tout le monde. Pour le rendre de nouveau visible, clique sur Republier : le message « Document republié. » s’affiche et le document revient, avec sa version en cours et son public inchangés. Republier n’envoie pas d’avis.
Supprimer un document #
La suppression est définitive : elle efface le document, toutes ses versions et leurs fichiers.
- Clique sur l’icône Supprimer (corbeille rouge) de la ligne du document.
- La fenêtre Supprimer le document ? rappelle que le document et toutes ses versions sont supprimés, et propose de le dépublier si tu veux seulement le retirer aux salariés.
- Clique sur Supprimer pour confirmer, ou sur Annuler pour renoncer. Le message « Document supprimé. » confirme la suppression.
Avant de supprimer un règlement ou une politique, demande-toi si tu auras besoin de prouver plus tard ce qui était applicable : dans ce cas, dépublie plutôt, ou dépose une nouvelle version.
À savoir #
- Chaque publication, nouvelle version, changement de statut et suppression est tracé dans le journal d’activité de ton espace.
- Un salarié qui a ouvert le document dans un onglet juste avant une nouvelle version garde l’ancien texte à l’écran jusqu’à ce qu’il l’ouvre de nouveau depuis la bibliothèque.
- La date d’effet ne change pas toute seule avec une nouvelle version : mets-la à jour avec Modifier si le nouveau texte s’applique à une autre date.
Questions fréquentes #
Quelle différence entre dépublier et supprimer ? #
Dépublier retire le document aux salariés et garde tout, ce qui permet de le republier. Supprimer efface le document et toutes ses versions, sans retour possible.
Puis-je revenir à une version précédente ? #
Il n’y a pas de bouton pour rétablir une version. Ouvre l’ancienne version depuis la fenêtre des versions, enregistre le fichier, puis dépose-le comme nouvelle version.
Les salariés sont-ils prévenus d’une nouvelle version ? #
Non. L’avis « nouveau document » ne se propose qu’à la première publication. Annonce le changement par un autre canal si nécessaire.
