Planifier un projet et mesurer le temps passé

Planifier un projet, c’est dater ses tâches, les enchaîner et poser ses jalons ; mesurer, c’est comparer ce qui était prévu à ce qui se passe : les dates face à une référence figée, la charge estimée face au temps réellement passé. Cet article explique la vue Gantt, les dépendances entre tâches, les jalons de planning, les références de planning, la charge estimée et la déclaration du temps. Il s’adresse aux chefs de projet et aux membres des équipes projet.

Avant de commencer #

• La vue Gantt fait partie de l’onglet Tâches : il faut le droit Tâche de projet au palier Accès pour la lire, au palier Exécuter et un rôle qui écrit dans le projet (Chef de projet ou Développeur) pour replanifier.
• Figer, activer ou supprimer une référence de planning est réservé au chef de projet et aux gestionnaires des projets.
• Déclarer du temps sur une tâche demande que le module Présences soit installé et que tu puisses saisir ta feuille de temps. On ne déclare du temps que pour soi.
• Les jalons de facturation apparaissent dans le Gantt avec le droit Gérer les jalons de facturation au palier Accès.

La vue Gantt #

1. Ouvre le projet, onglet Tâches, puis clique sur Gantt.
2. Choisis l’Échelle : Jour, Semaine, Mois ou Trimestre. Une ligne verticale marque Aujourd’hui.

Les tâches sont groupées par sous-projet ; celles qui n’en ont pas sont regroupées sous Sans sous-projet. Les tâches sans date sont rangées à part, sous Non planifiées. Une ligne Facturation montre les jalons de facturation, en lecture seule ; un jalon payé porte la mention « payé ». Clique sur une barre pour ouvrir la fiche de la tâche.

Replanifier en glissant #

• Glisse une barre pour la décaler : son début et son échéance bougent ensemble.
• Glisse son bord droit pour changer seulement l’échéance.
• Glisse une tâche non planifiée sur la frise pour la dater au jour choisi.

Sans droit d’écriture, le Gantt affiche « Lecture seule. » et se consulte seulement.

Enchaîner les tâches : les dépendances #

Une dépendance dit qu’une tâche ne peut commencer qu’après la fin d’une autre (lien fin → début). Tu la crées de deux façons :

• dans le Gantt, tire le rond au bout d’une barre vers la tâche qui doit attendre ;
• dans la fiche de la tâche qui attend, rubrique Dépend de, clique sur Ajouter une tâche précédente…, cherche la tâche et choisis-la.

La fiche liste aussi les tâches qui l’attendent, sous Attendue par. Pour retirer un lien, clique sur sa flèche dans le Gantt, ou sur la croix de la tâche précédente dans la fiche. Un lien qui fermerait une boucle est refusé.

Ce qu’Illizeo recale pour toi #

• Une tâche commence au plus tôt le lendemain de la fin de chacune de ses tâches précédentes. Placée trop tôt, elle est recalée ; un message l’indique.
• Si une tâche précédente finit plus tard, ses suivantes sont poussées d’autant, en cascade, en gardant leur durée. Le message « Tâche suivante décalée » (ou « N tâches suivantes décalées ») les nomme.
• Si elle finit plus tôt, les suivantes ne reculent pas : une marge apparaît.
• Une tâche terminée ou annulée ne bouge jamais, et la cascade s’arrête à elle. Une tâche sans date n’est ni contrainte ni déplacée.

Dans le Gantt, une flèche rouge signale une suivante qui commence avant la fin de sa précédente.

Les jalons de planning #

Un jalon de planning marque une étape clé, à une seule date : une mise en ligne, un comité, une livraison. Pour en créer un, coche Jalon de planning dans la fiche d’une tâche et indique la Date du jalon. Dans le Gantt, il prend la forme d’un losange violet, vert une fois atteint, rouge si sa date est passée sans qu’il le soit ; il se glisse comme une tâche. Dans le Kanban, sa carte porte la mention « Jalon ».

Un jalon de planning n’a rien à voir avec un jalon de facturation, qui porte un montant et se gère dans les Paramètres du projet.

Figer le planning : les références #

Une référence de planning photographie les dates de toutes les tâches à un instant donné, par exemple à la validation du cadrage. Ensuite, le Gantt, la liste et l’Aperçu mesurent les glissements par rapport à elle.

1. Dans la vue Gantt, clique sur le bouton de référence (Aucune référence, ou Référence : suivi du nom de la référence active).
2. Saisis le Nom de la nouvelle référence, par exemple « Plan validé au cadrage ».
3. Clique sur Figer le planning. La nouvelle référence devient la référence active.

Tu peux garder plusieurs références. Dans le panneau, Comparer rend active une autre référence ; l’icône corbeille en supprime une. Le panneau rappelle que le Gantt et la liste comparent les échéances à la référence active.

Lire les écarts #

• Dans la Liste, la colonne Écart donne le glissement de chaque échéance en jours ; « hors réf. » marque une tâche ajoutée après la référence.
• Dans le Gantt, une tâche ajoutée depuis est signalée « Ajoutée après la référence active ».
• Dans l’Aperçu, la carte Référence de planning compare la fin prévue à la fin de référence et compte les tâches et les jalons en retard sur elle (voir Suivre un projet depuis l’Aperçu).

Estimer la charge #

Chaque tâche peut porter une Charge estimée. Elle se saisit dans l’unité du projet, réglée dans les Paramètres, carte Finances, rubrique Charge estimée des tâches : Heures ou Jours, avec la durée d’une journée (Une journée =, 8 heures par défaut). Changer d’unité ne fausse aucun total : Illizeo garde les estimations en heures.

Le Reste à faire d’une tâche est calculé par Illizeo : l’estimé moins le temps déjà imputé, jamais négatif, et zéro pour une tâche terminée ou annulée. Dans la fiche, tu peux le corriger en saisissant une valeur ; vider le champ revient au calcul. Additionné au temps réel, il donne la projection À terminaison de la carte Charge de l’Aperçu.

Mesurer le temps passé #

Le temps réel d’une tâche est le temps que les membres lui ont imputé, qu’il soit saisi ou pointé dans leur feuille de temps. Dans la fiche de la tâche, la rubrique Temps le compare à l’estimé et liste qui a imputé, quel jour, combien, et sur quelle sous-tâche.

Déclarer du temps depuis la tâche #

1. Ouvre la fiche de la tâche et clique sur Déclarer du temps.
2. Choisis le Jour.
3. Selon ton profil de présence ce jour-là, saisis l’heure de Début et de Fin, ou une Durée.
4. Choisis au besoin la Sous-tâche et ajoute un Commentaire (facultatif).
5. Clique sur Déclarer.

Ton temps s’ajoute à ta feuille de temps, en attente de validation, avec les mêmes règles qu’une saisie faite depuis la feuille. Si ton profil ne prévoit rien ce jour-là, la fiche affiche « Aucun profil de présence ce jour-là. » ; si le jour se compte au forfait, « Ce jour se compte au forfait : pas d’heures à déclarer. ». Pour la saisie dans la feuille de temps, voir Remplir et soumettre sa feuille de présence.

À savoir #

• Seul un membre actif d’un projet au statut Actif peut lui imputer du temps.
• Le temps imputé à une sous-tâche compte dans le réel de sa tâche.
• Les dépendances relient des tâches d’un même projet.
• Prendre une référence, en activer une autre ou en supprimer une est tracé dans l’activité récente du projet.

Questions fréquentes #

J’ai décalé une tâche et d’autres ont bougé. Pourquoi ? #

Elles dépendent de la tâche décalée : Illizeo les pousse pour qu’elles commencent après sa fin. Le message affiché après l’enregistrement les nomme.

Je ne vois pas le bouton Figer le planning. #

Il est réservé au chef de projet et aux gestionnaires des projets. Les autres membres voient les références sans pouvoir en créer.

Le bouton Déclarer du temps n’apparaît pas. #

Le module Présences n’est pas installé, ou ton rôle ne te permet pas de saisir ta feuille de temps.