En fin d’année, chaque employeur canadien remet à ses salariés un feuillet T4 et, pour ceux qui travaillent au Québec, un relevé 1 (RL-1). La Paie Canada les tire des paies closes de l’année et des cumuls de reprise. Pour le T4, elle prépare les feuillets PDF et le XML à déposer sur Transmission par Internet de l’ARC, puis publie les feuillets au dossier des salariés. Pour le RL-1, elle prépare un document de travail et un export, à reprendre dans la saisie en ligne de Revenu Québec. Cet article s’adresse aux gestionnaires de paie et aux administrateurs.
Avant de commencer #
- Toutes les paies de l’année doivent être closes : une paie ouverte ne compte pas — voir Calculer, clôturer et publier une paie canadienne.
- Les dossiers des salariés doivent être complets, en particulier le NAS et le code des prestations dentaires — voir L’onglet Paie Canada du salarié.
- La fiche employeur porte l’adresse du siège et la personne-ressource repris au sommaire, et le numéro d’agrément du régime de retraite (case 50) s’il y a lieu.
- Droit T4 : au palier Accès, tu lis l’aperçu et télécharges les PDF et le XML ; au palier Exécuter, tu fais les saisies annuelles, prépares, publies, modifies une année publiée et reçois les rappels.
- Droit RL-1 : au palier Accès, tu lis les relevés, le sommaire RLZ-1.S et l’aperçu filigrané ; au palier Exécuter, tu fais les saisies, corriges des cases avec un motif et télécharges l’export CSV.
- Les rôles Administrateur et Gestionnaire Paie portent ces deux droits au palier Exécuter.
Les T4 #
Lire l’aperçu #
- Ouvre Paie Canada › T4. Avant juin, l’écran s’ouvre sur l’année précédente, celle dont les T4 se produisent en février.
- Choisis l’Employeur et l’Année si besoin.
La carte Déclaration T4 de l’année indique la date limite (« à produire au plus tard le … »), le nombre de salariés prêts et l’état de la déclaration : Pas encore préparés, Préparation en cours…, Préparés le …, non publiés, À repréparer : une saisie a changé depuis la préparation ou Publiés le ….
Le tableau Salariés liste chaque salarié payé dans l’année : Province, Revenus (14), Impôt (22), État et Feuillets. Un salarié a un feuillet par province d’emploi. L’état vaut Prêt, ou dit ce qui manque. Déplie un salarié pour lire les cases de son feuillet.
Les saisies annuelles #
Certaines cases ne viennent pas des paies. Dans le détail d’un salarié :
- Saisis, s’il y a lieu, le Facteur d’équivalence (case 52) et les Dons retenus sur la paie (case 46).
- Pour les Autres renseignements, clique sur Ajouter un renseignement, puis choisis le Code et saisis le Montant.
- Clique sur Enregistrer les saisies.
Pour corriger une case calculée, utilise Corriger la case : choisis la Case, saisis le montant et le Motif. Les Cases corrigées restent listées avec leur motif et se retirent une à une.
Préparer et déposer #
- Clique sur Préparer les T4. Illizeo produit, en arrière-plan, un feuillet PDF par salarié et le XML de la déclaration ; l’écran se met à jour seul.
- Relis les feuillets : l’icône de chaque feuillet l’ouvre en PDF.
- Clique sur Télécharger le XML et dépose le fichier toi-même sur Transmission par Internet de l’ARC.
Tant que rien n’est publié, tu peux corriger une saisie et cliquer sur Repréparer. Si la préparation échoue, un bandeau en donne le motif et propose Relancer.
Publier les feuillets #
- Clique sur Publier les feuillets (N).
- La boîte de confirmation prévient : chaque feuillet est déposé dans le dossier « Certificats de salaires » du salarié, qui est prévenu ; publiés, les T4 de l’année ne se préparent plus.
- Confirme par Publier. Le message « Feuillets T4 publiés. » s’affiche.
Si un circuit de validation à quatre yeux est actif pour la publication des T4, la publication part en validation : les T4 sont figés jusqu’à la décision d’un second gestionnaire.
Modifier une année publiée #
Une erreur dans un feuillet publié ? Ouvre une modification : Illizeo compare à ce qui est publié et ne déclare que ce qui change.
- Clique sur Ouvrir une modification.
- Corrige les saisies ou les cases.
- Saisis le Motif de la modification (part au sommaire de l’ARC) et clique sur Enregistrer la note.
- Clique sur Préparer la modification. Les feuillets qui changent sont marqués modifié, annulé ou supplémentaire, avec un XML par type d’envoi.
- Dépose le ou les XML sur Transmission par Internet, puis publie : chaque nouveau feuillet rejoint le dossier du salarié, à côté de l’original.
La section Historique liste la Déclaration originale et chaque modification, avec sa date de publication.
Le RL-1 (Québec) #
Tant que Revenu Québec n’a pas autorisé Illizeo à produire le RL-1, l’écran RL-1 est un document de travail : rien ne s’y publie ni ne s’y transmet. Tu reprends ses montants dans la saisie en ligne de Revenu Québec, avec le paiement du solde, avant la date limite que l’écran rappelle.
Lire les relevés #
- Ouvre Paie Canada › RL-1, puis choisis l’Employeur et l’Année.
- Le tableau Salariés liste un relevé par salarié payé au Québec : Revenus (A), RRQ (B.A), Impôt (E) et Contrôles (« Aucun écart », ou ce qui se signale).
- Déplie un salarié pour lire toutes les cases de son relevé.
Compléter un relevé #
- Ce que les paies ne distinguent pas : J, K, P, V et W détaillent des avantages imposables passés en paie (ils sortent de la case L) ; M, S et T font partie de la case A. Saisis ces montants.
- Code de la case O : à choisir si la case O est remplie.
- Renseignements complémentaires : Ajouter un renseignement, puis Code et Montant.
- Clique sur Enregistrer les saisies.
- Pour corriger une case calculée : Corriger la case, avec la Case, le montant et le Motif. La case affiche alors « corrigée », avec le montant calculé en rappel.
Le sommaire RLZ-1.S #
La carte Sommaire RLZ-1.S récapitule les droits de l’année : retenues d’impôt du Québec et cotisations au RRQ et au RQAP, droits payés période par période (y compris la reprise versée avant Illizeo), puis le Fonds des services de santé, la Cotisation relative aux normes du travail et le FDRCMO (1 % formation), chacun avec son solde. Elle se termine par le Total des soldes et le Solde à payer ou le Remboursement.
Aperçu et export #
- Aperçu PDF (document de travail) : les relevés en PDF, filigranés.
- Exporter pour la saisie en ligne (CSV) : les relevés case par case, NAS en entier, pour les recopier dans la saisie en ligne de Revenu Québec.
À savoir #
- Les T4 et le RL-1 sont recalculés à chaque ouverture de l’écran, depuis les paies closes et les cumuls de reprise.
- Les détenteurs du palier Exécuter de T4 reçoivent un rappel tant que les T4 de l’année précédente ne sont pas produits, jusqu’à la fin de février.
- Si l’ARC n’a pas encore publié le schéma des T4 de l’année, ou si les barèmes du RL-1 ne sont pas chargés, l’écran le dit au lieu d’afficher la déclaration.
- Avec le dépôt SFTP réglé, le XML et les feuillets PDF du T4 partent d’eux-mêmes sur le serveur de l’entreprise quand ils sont préparés.
Questions fréquentes #
Pourquoi un salarié n’est-il pas prêt ? #
Son état dit ce qui manque : NAS absent ou invalide, code des prestations dentaires non choisi… Complète son onglet Paie Canada, puis prépare à nouveau les T4.
Illizeo transmet-il le XML à l’ARC ? #
Non. Tu le télécharges et le déposes toi-même sur Transmission par Internet.
Pourquoi le RL-1 porte-t-il un filigrane ? #
Revenu Québec n’a pas encore autorisé le logiciel : le RL-1 d’Illizeo est un document de travail, à reprendre dans la saisie en ligne de Revenu Québec.
