Valider la paie et exporter les éléments

Quand les éléments du mois sont contrôlés (voir Préparer la paie du mois), tu valides la paie : la période est verrouillée, les valeurs sont figées et un classeur de paie Excel est rangé dans l’onglet Documents. Tu y télécharges aussi les exports des éléments saisis (XML, export comptable) à transmettre à ton logiciel de paie ou à ta fiduciaire. Cet article explique comment valider, désapprouver si une correction s’impose, et exporter. Il s’adresse aux gestionnaires de paie.

Avant de commencer #

• Valider et désapprouver demandent le droit Gérer (valider / déverrouiller / exporter) au palier Exécuter. Les rôles livrés Administrateur et Gestionnaire Paie l’ont ; sans lui, le bouton Valider n’apparaît pas.
• La liste des classeurs demande le droit Onglet Documents / Exports ; le palier Exécuter permet aussi de supprimer un classeur.
• Les exports des éléments saisis demandent Import / Export XML pour le XML et Export comptable (salaires + attributs) pour le CSV comptable (palier Exécuter pour le télécharger).
• Si des groupes comptables sont réglés, chaque groupe se valide séparément ; sinon, tout l’effectif est validé d’un coup.

Valider la paie du mois #

1. Ouvre Paie et choisis le mois.
2. Si des groupes comptables existent, choisis le groupe dans le fil en haut de l’écran : avec Tous les groupes, l’écran affiche « Sélectionnez un groupe pour valider » à la place du bouton.
3. Clique Valider. La boîte Confirmer approbation paie s’ouvre.
4. Lis ses messages : « La paie sera définitive et non modifiable. » ; pour un groupe, le nombre de salariés concernés et le rappel que les autres groupes restent modifiables ; le fait que le classeur de paie du mois sera généré et rangé dans l’onglet Documents. Si tu valides avant la fin de la période, un avertissement signale que les absences et présences risquent d’être incomplètes.
5. Clique Confirmer l’approbation.

Le statut passe à Validé et le titre devient Paie validée. Un bandeau rappelle que la période est verrouillée : « Paie approuvée — période verrouillée : les saisies de présence, d’absences et de compteurs de cette période sont refusées. », avec la date à laquelle les données ont été figées.

Si un circuit d’approbation est réglé pour la paie, la validation lui est d’abord soumise : le message « Paie soumise à approbation » s’affiche et le mois n’est validé qu’après l’accord de l’approbateur.

Désapprouver une paie validée #

Une erreur découverte après la validation se corrige en rouvrant la période.

1. Sur le mois validé (et le groupe concerné), clique Désapprouver.
2. Lis la boîte Désapprouver la paie : le tableau de paie sera déverrouillé et les données ne seront plus figées ; les modifications faites après l’approbation seront de nouveau marquées ; un nouvel export devra être généré et transmis à ton comptable ; l’export approuvé et son bulletin restent archivés.
3. Saisis le Motif de la désapprobation (obligatoire), par exemple « erreur sur les heures supplémentaires ».
4. Clique Confirmer la désapprobation.

Le motif est inscrit au journal d’audit. Corrige ensuite les éléments, puis valide de nouveau.

Télécharger le classeur de paie #

1. Clique Exports en haut de l’écran, ou ouvre l’onglet Documents.
2. Sous Documents de paie, chaque classeur du mois s’affiche avec son Fichier et sa Date.
3. Clique Télécharger. Si le classeur est encore en préparation, un message l’indique : il se télécharge dès qu’il est prêt, et reste disponible 24 heures même si tu quittes l’écran.

Le bouton Générer un export produit un classeur à la demande, sans valider le mois : pratique pour une vérification intermédiaire. Supprimer retire un classeur de la liste.

Exporter les éléments saisis #

Le bloc Éléments saisis de la période exporte les montants tels qu’ils ont été saisis, sans aucun calcul.

Export XML #

1. Choisis le type d’éléments : Salaires de base, Paiements récurrents, Primes ou Heures de présence.
2. Choisis le Contenu du XML : Changements du mois (seulement les éléments qui prennent effet dans le mois) ou État complet en vigueur (tous les éléments en vigueur sur le mois, une ligne par élément).
3. Clique Export XML.

Export comptable #

La mention Export comptable annonce le nombre de lignes du fichier, et le tableau en dessous en montre un aperçu (les premières lignes quand le fichier est long). Clique Télécharger (CSV) pour obtenir le fichier complet, avec les attributs d’export choisis dans les paramètres généraux.

Transmettre à un logiciel de paie branché #

Si un connecteur de paie (par exemple Silae ou PayFit) est branché dans ton espace et que tu as son droit, l’onglet Documents affiche un bandeau avec un bouton vers son interface : tu y envoies les éléments variables du mois, suis les flux et récupères les bulletins.

À savoir #

• Le verrou vient de la validation : tant qu’un mois est validé, les saisies de présence, d’absence et de compteurs de cette période sont refusées, partout dans Illizeo.
• Une prime ou un paiement saisi avec une date tombant dans une période déjà approuvée est signalé à la saisie : aucun rappel n’est généré par Illizeo.
• Désapprouver ne supprime rien : l’export approuvé reste archivé pour la traçabilité.
• Avec des groupes comptables, la validation, la désapprobation et le classeur se font groupe par groupe ; les autres groupes ne sont pas affectés.

Questions fréquentes #

Le bouton Valider n’apparaît pas. #

Soit ton rôle n’a pas le palier Exécuter du droit Gérer (valider / déverrouiller / exporter), soit des groupes comptables existent et la vue est sur « Tous les groupes » : choisis un groupe.

Quelle différence entre le classeur et l’export XML ? #

Le classeur Excel est le dossier de paie du mois, généré à la validation (ou à la demande). L’export XML et l’export comptable reprennent les éléments saisis, type par type, pour un import dans un autre outil.

J’ai validé trop tôt. #

Désapprouve le mois avec un motif, complète les données, puis valide de nouveau. Pense à transmettre le nouvel export.