Publier un document de l’entreprise, c’est le déposer dans la bibliothèque des salariés pour un public précis : tous les salariés, ou seulement certains rôles ou groupes, éventuellement limités à des sous-sociétés. Cet article explique comment publier un règlement, une politique, un guide ou une FAQ, comment choisir son public et prévenir les personnes concernées, puis comment modifier la fiche d’un document déjà publié. Il s’adresse aux RH et aux administrateurs.
Avant de commencer #
- Il te faut le droit Publier, remplacer et dépublier les documents de l’entreprise au palier Exécuter. Les rôles Administrateur et Responsable RH le portent. Au palier Accès seul, l’écran s’ouvre en lecture et le bouton Publier un document n’apparaît pas.
- L’écran se trouve dans Paramètres › Documents › Documents de l’entreprise : ton rôle doit aussi t’ouvrir les Paramètres.
- Prépare ton fichier : PDF, Word (.docx) ou texte (.txt), de 20 Mo au plus. Un PDF qui contient du texte (et non une image scannée) sera cherchable mot à mot par les salariés.
- Si tu veux viser un groupe d’employés, il doit exister : voir Créer des groupes d’employés.
Publier un document #
- Ouvre Paramètres › Documents › Documents de l’entreprise.
- Clique sur Publier un document. La fenêtre Publier un document s’ouvre ; elle rappelle que « Chaque salarié ne voit que les documents dont il fait partie du public. »
- Saisis le Titre, tel que les salariés le liront dans la bibliothèque (255 caractères au plus).
- Choisis la Catégorie : Règlements, Politiques (proposée par défaut), Guides, Questions fréquentes ou Autres. Elle décide de la rubrique où le document apparaît.
- Choisis la Langue du document : Français (par défaut), Anglais, Allemand ou Italien.
- Indique, si tu le souhaites, la Date d’effet : elle s’affiche sous le titre (« En vigueur au… »). Elle est facultative.
- Dans Fichier (PDF, Word ou texte, 20 Mo au plus), clique sur Choisir un fichier et sélectionne ton document.
- Choisis le public (voir ci-dessous).
- Coche, si tu le souhaites, Prévenir le public (cloche et e-mail).
- Clique sur Publier. Le message « Document publié. » confirme la publication et le document rejoint le tableau avec le statut Publié.
Le bouton Publier reste grisé tant que le titre, le fichier ou le public manquent.
Choisir le public #
Le cadre Public décide qui lira le document. Il se règle en trois temps.
1. Tous les salariés, ou des rôles et des groupes #
- Tous les salariés (par défaut) : le document s’adresse à tout l’effectif.
- Des rôles ou des groupes : deux listes apparaissent, Rôles et Groupes. Choisis-y un ou plusieurs éléments ; tu peux chercher dans chaque liste. Un salarié lit le document s’il détient l’un des rôles OU s’il appartient à l’un des groupes. Tant que les deux listes sont vides, le message « Choisissez au moins un rôle ou un groupe. » s’affiche et la publication est impossible.
Les rôles proposés sont ceux de ton espace (par exemple Manager pour un guide destiné aux encadrants) ; les groupes sont les groupes d’employés des Paramètres. Un salarié fait partie d’un groupe s’il y est nommé ou si l’un de ses rôles y est versé.
2. Les sous-sociétés #
Le champ Sous-sociétés (toutes si aucune) restreint encore le public. Laissé sur Toutes les sous-sociétés, il n’ajoute aucune limite. Si tu choisis une ou plusieurs sous-sociétés, seuls les salariés qui en relèvent — par leur fiche ou par un contrat en cours — liront le document. Cette limite s’applique aussi à un document publié pour Tous les salariés : c’est ainsi qu’on publie le règlement intérieur d’une seule société du groupe.
3. Les externes #
Un externe est une personne enregistrée sans contrat interne (un prestataire, un intérimaire suivi dans Illizeo…). Par défaut, il ne lit pas les documents de l’entreprise, même publiés pour tous. Coche Aussi pour les externes pour les inclure, par exemple pour des consignes de sécurité.
Prévenir le public #
La case Prévenir le public (cloche et e-mail) n’est proposée qu’à la publication. Cochée, elle envoie, juste après la publication, une notification dans la cloche et un e-mail à chaque salarié actif du public. L’avis donne le titre du document, jamais son contenu ; son lien ouvre la bibliothèque avec le document en tête et mis en évidence.
- Pour un public large, les envois partent en arrière-plan et peuvent prendre quelques minutes.
- Si tu dépublies le document avant le départ des envois, personne n’est prévenu.
- Chaque salarié peut désactiver cet avis dans ses préférences ; le texte de l’e-mail se personnalise dans les réglages des e-mails.
Laisse la case vide pour une publication discrète, par exemple pour vérifier un document avant de l’annoncer.
Modifier la fiche et le public d’un document #
- Dans le tableau, clique sur l’icône crayon (Modifier) de la ligne du document.
- La fenêtre Modifier le document s’ouvre avec la fiche actuelle : titre, catégorie, langue, date d’effet et public.
- Fais tes changements, puis clique sur Enregistrer. Le message « Document mis à jour. » confirme l’enregistrement.
Cette fenêtre ne change pas le fichier : pour déposer un texte mis à jour, utilise Nouvelle version (voir Remplacer, dépublier ou supprimer un document). Elle n’envoie pas non plus d’avis. Un changement de public s’applique aussitôt : les salariés retirés du public ne voient plus le document, ceux qui y entrent le voient dès leur prochain affichage.
À savoir #
- Le texte du fichier est lu à la publication pour la recherche ; un PDF scanné est signalé dans le tableau par « texte non lu (scan) : retrouvé par son titre seul ». Pour qu’il soit cherchable, publie plutôt un PDF qui contient du texte.
- Le texte des documents publiés est gardé en clair pour la recherche et peut être cité par l’assistant : n’y mets aucune donnée personnelle.
- La colonne Public du tableau résume le public : « Tous les salariés », « 1 rôle(s) », « 1 groupe(s) », le nombre de sous-sociétés et « externes compris » le cas échéant.
- Le tableau montre tous les documents, quel que soit leur public, rangés par catégorie puis par titre.
Questions fréquentes #
Comment publier un guide pour les seuls managers ? #
Choisis Des rôles ou des groupes, puis le rôle Manager dans la liste Rôles. Seuls les salariés qui détiennent ce rôle verront le guide.
Je veux publier le même règlement pour deux sociétés du groupe, avec deux textes différents. #
Publie deux documents, chacun avec son fichier et, dans Sous-sociétés, la société concernée. Chaque salarié ne verra que celui de sa société.
J’ai oublié de cocher « Prévenir le public ». Puis-je envoyer l’avis après coup ? #
Non, l’avis ne se propose qu’à la publication. Tu peux supprimer le document et le publier de nouveau en cochant la case, ou annoncer le document autrement, par exemple par une annonce sur le tableau de bord : voir Publier une annonce sur le tableau de bord.
