Le cockpit Swissdec

Les salaires calculés par la Paie suisse se déclarent aux caisses de compensation, aux assureurs, aux institutions de prévoyance et aux administrations fiscales des cantons, selon la norme Swissdec ELM. Le Cockpit Swissdec rassemble ces déclarations : ce qui est à déclarer, ce qui est à reprendre, et l’historique de ce qui a été fait. Cet article explique ses onglets, comment produire et contrôler une déclaration, et comment la marquer déclarée hors Swissdec tant que la transmission électronique n’est pas ouverte. Il s’adresse aux gestionnaires de paie et aux administrateurs.

Avant de commencer #

• Le cockpit s’ouvre avec l’un des trois droits Swissdec : Cockpit et transmissions Swissdec, Certificat d’entreprise SUA ou Inscriptions aux institutions. Au palier Accès, il se lit ; marquer une déclaration, commander un certificat ou s’inscrire auprès d’une institution demandent le palier Exécuter.
• Chacun ne voit que les tâches de ses droits Swissdec (déclarations, certificat SUA, inscriptions, cotisations LPP, corrections de l’impôt à la source).
• Les déclarations naissent des décomptes clos — voir Calculer et clôturer les décomptes mensuels. Les déclarations annuelles portent tous les salaires du périmètre : si tu ne les vois pas tous, l’écran le signale.

Swissdec v6 : déclarer hors Swissdec en attendant #

La version 6 de Swissdec n’est pas encore ouverte à la certification. La transmission électronique reste donc désactivée, et le cockpit l’indique par la mention En attente de Swissdec v6 : « La transmission Swissdec sera activée dès que la version 6 de Swissdec sera ouverte à la certification. En attendant, les déclarations se contrôlent, se téléchargent et se déclarent hors Swissdec. »

Concrètement, pour chaque déclaration : tu la contrôles, tu télécharges son fichier, tu la déposes auprès de l’institution (portail, e-mail, courrier…), puis tu la marques Déclarée hors Swissdec. La tâche du cockpit se ferme.

Les onglets du cockpit #

Ouvre Paie suisse › Cockpit Swissdec. Le filtre Tous les employeurs limite l’affichage à un employeur.

• Vue d’ensemble : les Tâches ouvertes, d’abord ce qui est à reprendre (échec, refus, maintenance), puis ce qui est à déclarer, chacune avec son lien Ouvrir ; dessous, la carte Déclarations résume les déclarations mensuelles, les déclarations annuelles et les certificats de salaire. Quand tout est fait : « Aucune tâche ouverte ».
• Mensuelle : les déclarations mensuelles de chaque décompte clos — impôt à la source et statistique OFS, aux administrations fiscales des cantons.
• Annuelle : les déclarations annuelles de l’année — AVS/AC, CAF, LAA, LAAC, IJM, LPP, frontaliers, et les certificats de salaire aux administrations fiscales.
• Historique : chaque déclaration faite, avec ses quittances et notifications, filtrable par année et par nature.
• Configuration : le certificat d’entreprise SUA de chaque employeur et les inscriptions aux institutions.

Selon tes droits, des onglets Cotisations LPP et Corrections IS s’ajoutent.

Préparer et contrôler une déclaration #

1. Dans l’onglet Mensuelle ou Annuelle, choisis la déclaration à faire.
2. Le panneau Déclaration ELM 6.0 compte ce qu’elle porte (personnes, certificats, déclarations d’impôt à la source, lignes OFS, événements, frontaliers) et contrôle le fichier contre les schémas officiels ELM 6.0. S’il est valide, l’écran affiche « Valide contre les schémas officiels ELM 6.0. ».
3. S’il ne l’est pas, clique sur Voir les erreurs de schéma pour lire les erreurs ; la liste Données à compléter nomme ce qui manque. Complète-le, puis reviens.
4. Clique sur Télécharger le XML pour obtenir le fichier de la déclaration.

Une déclaration peut aussi être bloquée par un réglage de l’employeur, par exemple un frontalier français dont la part de télétravail dépasse 40 % quand l’employeur a choisi de bloquer : l’écran le dit et indique où changer le réglage.

Marquer une déclaration faite hors Swissdec #

1. Dépose le fichier auprès de l’institution.
2. Clique sur Marquer déclarée hors Swissdec.
3. Indique la Date de la déclaration, le Moyen de la déclaration (Portail de l’institution, E-mail, Courrier ou Autre) et, si tu le souhaites, un Commentaire (facultatif).
4. Confirme. Le message « Déclaration marquée faite hors Swissdec. » s’affiche et la tâche se ferme. La déclaration porte « Déclarée le … » avec le moyen et ton nom.

En cas d’erreur, Retirer enlève la marque. Si ton espace exige une validation à quatre yeux, la marque part en validation : « Marque envoyée en validation : elle se pose quand un second gestionnaire l’approuve. »

Les mutations du mois (entrées, sorties, changements AVS, CAF et LPP) se marquent de la même façon, depuis la section Mutations du mois de chaque décompte clos.

La configuration Swissdec #

Le certificat d’entreprise SUA #

Le certificat SUA signe les mutations et les inscriptions aux institutions. Il en faut un par employeur. Dans l’onglet Configuration, carte Certificat d’entreprise (SUA) :

1. Clique sur Commander le certificat SUA. Il faut au moins un contrat LAA, LAAC, IJM ou LPP pour prouver l’identité de l’entreprise.
2. Un mot de passe arrive par courrier. Saisis-le, puis clique sur Activer.
3. Le certificat passe Actif. Il se renouvelle ensuite seul.

Les inscriptions aux institutions #

La carte Inscriptions aux institutions dit, pour chaque contrat LAA, LAAC, IJM ou LPP de l’employeur, s’il est Inscrit ou Non inscrit. L’inscription dit à l’assureur ou à l’institution LPP que l’entreprise lui est joignable par Swissdec. Clique sur S’inscrire, puis Envoyer l’inscription ; Synchroniser relève les messages de l’institution, et Se désinscrire met fin à l’inscription. Un certificat SUA actif est nécessaire pour s’inscrire.

À savoir #

• Le cockpit ne recalcule rien : chaque déclaration vient d’un décompte clos ou des sorties annuelles.
• Tant que Swissdec v6 n’est pas ouvert, rien ne part électroniquement depuis Illizeo : c’est toi qui déposes chaque fichier auprès de l’institution.
• Un dépôt SFTP qui échoue est réessayé deux fois, puis signalé au cockpit.

Questions fréquentes #

Le bouton Transmettre est grisé. #

C’est normal : la transmission reste désactivée en attendant Swissdec v6. Télécharge le fichier, dépose-le auprès de l’institution et marque la déclaration hors Swissdec.

Le cockpit est vide. #

Aucun décompte n’est clos, ou aucune sous-société n’est calculée par Illizeo. Les déclarations naissent de la clôture.

Je ne vois pas l’onglet Configuration. #

Il demande le droit Certificat d’entreprise SUA ou Inscriptions aux institutions.