La Paie Canada calcule dans Illizeo la paie de tes salariés qui travaillent au Canada, dans toutes les provinces et tous les territoires, Québec compris : impôt fédéral et provincial, RPC/RRQ, assurance-emploi, RQAP et cotisations de l’employeur. Elle produit les fiches de paie, suit les versements à l’ARC et à Revenu Québec, prépare les T4, le RL-1 et les relevés d’emploi. Cet article présente le module dans son ensemble : à quoi il sert, ses écrans, les droits qu’il demande et le chemin à suivre pour une première paie. Il s’adresse aux administrateurs et aux gestionnaires de paie.
Le module en bref #
La Paie Canada est un module distinct de la Paie suisse : les deux se souscrivent séparément. Elle ne calcule que les sous-sociétés que tu lui confies, par une fiche « employeur canadien », et seulement les contrats rattachés à un bureau au Canada.
Une fois le module installé, le menu Paie Canada regroupe six entrées :
- Paies par période : le calendrier des paies de l’année, par employeur ; tu y calcules, contrôles et clôtures chaque paie, puis tu publies les fiches de paie — voir Calculer, clôturer et publier une paie canadienne.
- Versements : les retenues et cotisations à verser à l’ARC et à Revenu Québec, période par période, et leur suivi — voir Suivre les versements à l’ARC et à Revenu Québec.
- T4 et RL-1 : les feuillets de fin d’année, tirés des paies closes — voir Préparer les T4 et le RL-1.
- Relevés d’emploi : un relevé par interruption de rémunération, à déposer dans RE Web — voir Produire un relevé d’emploi.
- Employeurs canadiens : la fiche de chaque sous-société calculée par Illizeo — voir Déclarer un employeur canadien et régler la paie.
Deux autres écrans complètent le module :
- l’onglet Paie Canada de la fiche de chaque salarié : son NAS (lu au profil), ses formulaires TD1, TD1X et TP-1015.3, ses exemptions, son code de prestations dentaires et ses cumuls de reprise — voir L’onglet Paie Canada du salarié ;
- les réglages Paramètres › Paie Canada : Employeurs canadiens, Fiche de paie, Comptabilité et Dépôt SFTP.
Ce que voit chaque profil #
- Les administrateurs et les gestionnaires de paie voient tout le module : ils règlent les employeurs, complètent les dossiers des salariés, calculent et clôturent les paies, déclarent les versements, préparent les déclarations.
- Le salarié voit, sur sa propre fiche, une version réduite de l’onglet Paie Canada : Mes formulaires d’impôt. Il y lit ses formulaires et son NAS masqué, et peut remettre lui-même de nouveaux formulaires signés, qu’un gestionnaire de paie valide. Ses fiches de paie et ses T4 publiés arrivent dans ses documents.
Avant de commencer #
- Le module Paie Canada doit être souscrit et installé dans ton espace : Magasin d’applications, catégorie Paie & rémunération, fiche Paie Canada.
- Au moins une sous-société doit avoir un bureau au Canada, et des salariés y être rattachés par leur contrat.
- Les droits du module se règlent dans la matrice des rôles, menu PAIE CANADA. Chacun a deux paliers : Accès pour lire, Exécuter pour agir. Les rôles Administrateur et Gestionnaire Paie les portent tous au palier le plus haut :
- Accès au module Paie Canada ;
- Employeurs canadiens : lire les fiches (Accès) ; saisir les numéros, fréquences, accidents du travail et contact, retirer de la paie (Exécuter) ;
- Fiche de paie canadienne et Comptabilité de la paie canadienne : lire (Accès) ; modifier (Exécuter) ;
- Onglet Paie Canada du salarié : lire le NAS masqué, les formulaires et les manques (Accès) ; saisir TD1, TD1X, TP-1015.3, exemptions et code dentaire (Exécuter) ;
- Paies par période : lire le calendrier, les paies et les fiches (Accès) ; calculer, saisir, clôturer, publier (Exécuter) ;
- Versements ARC et Revenu Québec, T4, RL-1, Relevés d’emploi : lire et télécharger (Accès) ; saisir, préparer, publier ou déclarer (Exécuter).
- Mes formulaires d’impôt est accordé au rôle « Tous les employés » : lire ses formulaires (Accès), remettre de nouveaux formulaires ou retirer sa demande (Exécuter).
- L’onglet Paie Canada d’un salarié s’ouvre seulement si ton rôle couvre cette personne et si elle a un contrat canadien.
Installer le module #
- Ouvre le Magasin d’applications. Tant que le module n’est pas installé, la carte Paie Canada figure dans la section Disponibles, catégorie Paie & rémunération, avec la mention DISPONIBLE.
- Clique sur le titre de la carte. Sa fiche s’ouvre sur l’onglet Vue d’ensemble : description, Fonctionnalités et Informations (plan, version, catégorie).
- Clique sur Installer.
Mettre en place une première paie #
Le chemin, de l’installation à la première fiche de paie, suit l’ordre des écrans.
- Installe le module depuis le Magasin d’applications.
- Rattache chaque sous-société canadienne à une période de référence (Paramètres › Paie › Périodes de référence) : c’est elle qui donne la fréquence des paies, la fin des périodes et le délai de paiement. Sans elle, le calendrier des paies ne se découpe pas.
- Crée la fiche employeur canadien de chaque sous-société dans Paramètres › Paie Canada › Employeurs canadiens : raison sociale, numéro de compte de retenues de l’ARC, province du siège, fréquences de versement, et pour le Québec le numéro de Revenu Québec et la masse salariale. Clique sur Faire calculer par Illizeo.
- Règle le plan comptable dans Paramètres › Paie Canada › Comptabilité si tu veux une pièce comptable à chaque clôture, et éventuellement le modèle de la fiche de paie et le dépôt SFTP.
- Complète le dossier de chaque salarié dans son onglet Paie Canada : NAS au profil, formulaires TD1 (et TP-1015.3 au Québec), code de prestations dentaires, et cumuls de reprise si tu démarres en cours d’année.
- Calcule la première période dans Paie Canada › Paies par période, vérifie les lignes, complète ce qui manque, puis clôture la paie.
- Publie les fiches de paie depuis la paie close, puis déclare les versements à mesure que tu les fais auprès des organismes.
Ce que la Paie Canada fait, et ce qu’elle ne fait pas #
- Elle calcule : retenues légales, cotisations de l’employeur (dont le FSS, la CNESST et les taxes santé provinciales), montants à verser à chaque organisme.
- Elle prépare les fichiers : fiches de paie en PDF, XML des T4, XML des relevés d’emploi, export du RL-1, pièce comptable.
- Elle ne transmet rien aux organismes et ne paie rien : tu déposes le XML des T4 sur Transmission par Internet de l’ARC, le relevé d’emploi dans RE Web, et tu fais les versements chez l’ARC et Revenu Québec. Tu le déclares ensuite dans Illizeo, pour le suivi.
- Au Québec, le RL-1 et le sommaire RLZ-1.S sont un document de travail : tant que Revenu Québec n’a pas autorisé le logiciel, tu transmets tes RL-1 par la saisie en ligne de Revenu Québec.
À savoir #
- Une paie appartient à l’année de sa date de paiement : la paie de fin décembre versée en janvier est la première paie de l’année suivante.
- Une paie close est figée : elle fait les cumuls de l’année, les versements, les T4 et les relevés d’emploi. Une paie encore ouverte ne compte nulle part.
- Quatre gestes peuvent passer par une validation à quatre yeux : la clôture d’une paie, la publication des fiches de paie, la publication des T4 et la déclaration d’un relevé d’emploi émis. Les circuits correspondants, dans Workflows, catégorie Paie Canada, sont livrés inactifs : tant que tu ne les actives pas, chaque geste est immédiat. Activé, le geste attend la décision d’un second gestionnaire, et son auteur ne peut pas le valider lui-même.
- Les détenteurs du palier Exécuter reçoivent les rappels du module : échéances de versement, T4 à produire en février, relevés d’emploi à produire.
- Illizeo n’invente aucun taux propre à ton entreprise : les taux d’accidents du travail, la masse salariale du FSS et les parts d’exemption de taxe santé se saisissent dans la fiche employeur.
Questions fréquentes #
Je ne vois pas le menu Paie Canada. Pourquoi ? #
Le module doit être souscrit et installé, et ton rôle doit porter le droit Accès au module Paie Canada et le droit de l’écran voulu. Sans ces droits, l’écran affiche « Accès refusé ».
La Paie Canada remplace-t-elle la Paie suisse ? #
Non. Ce sont deux modules distincts, souscrits séparément. Chaque sous-société est calculée par un seul moteur de paie, choisi dans Paramètres › Paie › Moteurs de paie.
Puis-je démarrer en cours d’année ? #
Oui. Saisis, pour chaque salarié, les cumuls de reprise : ce qui a été versé et retenu avant la première paie calculée par Illizeo. Ils comptent pour les maximums annuels, les T4 et les relevés d’emploi.
Illizeo transmet-il mes déclarations à l’ARC ? #
Non. Illizeo produit les fichiers ; tu les déposes toi-même sur les services en ligne de l’ARC, de Service Canada et de Revenu Québec.
