En France, la mutuelle (frais de santé) et la prévoyance collectives s’accompagnent d’un suivi précis : qui est affilié, depuis quand, avec quels ayants droit, qui est dispensé et jusqu’à quand, et si la paie prélève bien ce qu’il faut. L’onglet Protection sociale de l’espace RH du module Avantages tient ce suivi. Cet article explique comment déclarer un régime, lire le rapport des affiliations et des dispenses, affilier ou dispenser un salarié et contrôler la paie. Il s’adresse aux RH, aux gestionnaires de paie et aux administrateurs d’une entreprise qui emploie en France.
Avant de commencer #
- Le module Avantages doit être installé et activé (voir Démarrer avec le module Avantages).
- L’onglet suit le droit Mutuelle et prévoyance (affiliations, dispenses, contrôle avec la paie) :
- palier Accès : lire le rapport, la fiche d’affiliation et les écarts avec la paie ; les rôles Administrateur, RH, gestionnaire de paie et auditeur le portent ;
- palier Exécuter : affilier, dispenser, joindre un justificatif et importer les cotisations ; Administrateur, RH et gestionnaire de paie.
- Il faut aussi le droit Accès à l’espace d’administration des avantages pour ouvrir l’espace RH.
- Portée : tu ne vois que les salariés que tu vois dans la liste des employés. L’import des cotisations se limite à cette même population.
- Illizeo ne calcule aucune cotisation : il garde les montants tels que la paie les a prélevés et compare leur présence aux affiliations.
Déclarer un régime #
Un régime est un avantage de la catégorie Santé & prévoyance auquel tu attribues un régime français.
- Ouvre Paramètres › Avantages › Catalogue, puis crée ou modifie l’avantage santé (voir Construire le catalogue d’avantages).
- Dans Régime français, choisis Mutuelle (frais de santé) ou Prévoyance.
- Sous Sous-sociétés, clique sur celles que le régime couvre ; sous Collèges, choisis Cadres, Non-cadres ou les deux. Rien de coché : le régime s’applique à tous.
- Clique sur Activer l’avantage.
Le collège (cadre ou non-cadre) se lit sur le contrat principal de chaque salarié, et la sous-société sur ce même contrat. Seuls les régimes actifs apparaissent dans l’onglet. Sans régime actif, l’onglet affiche : « Aucun régime français actif. Dans Paramètres › Avantages, choisissez « Mutuelle » ou « Prévoyance » sur un avantage santé. »
Lire le rapport des affiliations et des dispenses #
Dans Avantages, onglet Protection sociale, la vue Affiliations et dispenses s’ouvre par défaut. Elle compte une ligne par salarié et par régime qui le concerne.
- Salarié : le nom, avec le collège Cadre ou Non-cadre quand le contrat le précise ;
- Sous-société et Régime ;
- Statut : Affilié, Dispensé, En attente ou Non affilié ;
- Détail : pour un affilié, sa date d’affiliation, son option et son nombre d’ayants droit ; pour un dispensé, le motif et la date de fin.
Filtre avec Toutes les sous-sociétés, Tous les régimes (Mutuelle, Prévoyance) et Tous les statuts. Les boutons XLSX et CSV exportent la vue filtrée.
Un bandeau d’alerte signale les dispenses échues ou qui arrivent à échéance dans les 30 jours : demande un nouveau justificatif ou affilie la personne.
Affilier un salarié #
- Clique sur la ligne du salarié. Sa fiche s’ouvre, à son nom et à celui du régime.
- Choisis Affiliation.
- Saisis la Date d’affiliation (obligatoire) et, si besoin, l’Option retenue, par exemple un niveau de garantie.
- Sous Ayants droit, coche les membres de la famille couverts. Ce sont ceux enregistrés sur le profil du salarié ; s’il n’en a aucun, la fiche affiche « Aucun membre de la famille sur le profil. »
- Clique sur Enregistrer. Le message « Enregistré. » confirme.
Dispenser un salarié #
- Ouvre la fiche du salarié et choisis Dispense.
- Choisis le Motif dans la liste. Sous la liste, l’écran rappelle la base du motif telle qu’Illizeo la publie (par exemple un article du Code de la sécurité sociale).
- Saisis la Fin de la dispense. Elle est obligatoire, et marquée d’un astérisque, pour les motifs qui ont une échéance.
- Clique sur Joindre le justificatif pour déposer la pièce (PDF, JPG ou PNG). Une fois enregistrée, Voir le justificatif enregistré la télécharge.
- Clique sur Enregistrer.
La liste ne propose que les motifs admis pour le régime : certains valent pour la mutuelle seulement, d’autres pour la mutuelle et la prévoyance. Passer un salarié dispensé en affiliation efface sa dispense et son justificatif.
Sans le palier Exécuter, la fiche s’ouvre en lecture seule, sans bouton d’enregistrement.
Contrôler la paie #
Chaque mois, importe les cotisations de mutuelle et de prévoyance prélevées par la paie : Illizeo signale les incohérences.
- Dans l’onglet Protection sociale, choisis la vue Contrôle avec la paie.
- Clique sur Modèle CSV pour récupérer le format attendu : une ligne par salarié, période et régime, avec les colonnes matricule, période (AAAA-MM), régime (mutuelle ou prévoyance), présence et parts salariale et patronale telles qu’au bulletin, séparées par des points-virgules.
- Clique sur Importer les cotisations (CSV) et choisis ton fichier. Le message indique le nombre de lignes importées.
- Si des lignes sont refusées, le cadre Lignes refusées donne leur numéro, le matricule et le motif : matricule inconnu ou hors de ton périmètre, régime autre que mutuelle ou prévoyance, période mal écrite.
- Choisis le Mois contrôlé (par défaut, le mois dernier) pour lire les écarts.
Le tableau des écarts liste, pour le mois choisi : Salarié, Régime, Statut, Écart et Parts importées. Trois écarts sont signalés :
- Affilié sans cotisation : la personne est affiliée mais la paie ne prélève rien ;
- Dispensé avec cotisation : la personne est dispensée mais la paie prélève ;
- Cotisation sans affiliation : la paie prélève pour quelqu’un qui n’est pas affilié.
Sans import pour le mois, l’écran affiche « Aucune cotisation importée pour ce mois. » ; sans écart, « Aucun écart : la paie et les affiliations concordent. » Réimporter une ligne pour le même salarié, le même mois et le même régime remplace la précédente.
À savoir #
- L’affiliation est l’adhésion du salarié à l’avantage qui porte le régime ; la dispense en est la forme refusée, avec son motif, sa fin et son justificatif.
- Les ayants droit sont pris dans la famille du profil, sans copie : mets le profil à jour pour couvrir un nouveau proche.
- Illizeo ne calcule aucun montant de cotisation ; il compare la présence d’une cotisation à l’affiliation.
- Les motifs de dispense et leurs bases citent les textes comme Illizeo les publie ; ils ne remplacent pas l’acte qui a mis en place ton régime ni l’avis de ton conseil.
Questions fréquentes #
L’onglet est vide alors que nous avons une mutuelle. #
L’avantage qui la porte n’a pas de Régime français, ou il est en brouillon. Choisis Mutuelle (frais de santé) sur l’avantage et active-le.
Un salarié n’apparaît pas dans le rapport. #
Soit il est hors de ta population, soit le régime est ciblé sur d’autres sous-sociétés ou un autre collège que ceux de son contrat principal.
Pourquoi la date de fin est-elle obligatoire pour certains motifs ? #
Ces dispenses ont une échéance : c’est elle que l’alerte des 30 jours surveille.
