Importer des données de paie

L’onglet Import de la paie charge en une fois des salaires de base, des paiements récurrents, des primes ou des heures de présence depuis un fichier CSV ou Excel. Chaque import passe par quatre étapes : chargement, mapping des colonnes, validation ligne par ligne, résultat. Tu peux simuler avant d’écrire, et annuler un import réel. Cet article s’adresse aux gestionnaires de paie.

Avant de commencer #

• Chaque type de données a son droit : Import — Salaires de base, Import — Paiements récurrents, Import — Primes, Import — Heures de présence. Tu ne vois que les types qui te sont ouverts.
• Certains modes ont aussi leur droit : Import — Mode remplacement total, Import — Mode suppression, Import — Mode simulation (dry-run), Import — Migration initiale. L’historique demande Import — Historique et rapports, l’annulation Import — Rollback (annuler un import), et l’enregistrement d’un mapping Import — Sauvegarder des templates de mapping.
• Les rôles livrés Administrateur et Gestionnaire Paie ont tous ces droits.
• Le salarié est désigné par son ID employé (le matricule de sa fiche). Un salarié hors de ton périmètre est refusé.
• L’import vaut pour le mois affiché dans l’écran de paie : choisis-le d’abord.

Étape 1 — Chargement #

1. Ouvre Paie › Import.
2. Sous Type de données, choisis Salaires de base, Paiements récurrents, Primes & bonus ou Heures de présence. La liste Champs attendus montre les colonnes du type ; celles marquées d’un astérisque sont obligatoires.
3. Sous Mode d’import, choisis le mode (voir ci-dessous).
4. Sous Format de date, indique comment les dates sont écrites dans ton fichier : format européen, US ou ISO.
5. Sous Fichier, clique ou glisse ton fichier. Le bouton Modèle de fichier télécharge un modèle aux bonnes colonnes. Pour un CSV, vérifie l’Encodage du CSV.
6. Un aperçu des premières lignes s’affiche, avec le nombre total de lignes. Clique Continuer vers le mapping.

Les modes d’import #

• Incrémental — ajoute ou met à jour : les enregistrements existants sont mis à jour, les nouveaux sont créés, rien n’est supprimé.
• Remplacement total — écrase tout : toutes les données existantes du type choisi sont supprimées et remplacées par le contenu du fichier.
• Simulation — aucune modification : le fichier est analysé et validé sans rien écrire. Idéal pour vérifier le mapping et les erreurs avant un vrai import.
• Correction — met à jour uniquement : seuls les enregistrements existants sont modifiés ; une ligne qui ne désigne rien est refusée avec son motif.
• Suppression — chaque ligne désigne un élément existant (salarié et date) qui sera supprimé ; une ligne qui ne désigne rien, ou plusieurs éléments, est refusée.
• Reprise initiale — charge l’historique des salariés qui n’ont encore aucune donnée de ce type, sur autant de périodes que nécessaire ; les dossiers déjà renseignés sont ignorés ligne à ligne.

Étape 2 — Mapping #

1. Pour chaque colonne de ton fichier, choisis le Champ Illizeo correspondant, ou — Ignorer —. Les colonnes dont l’en-tête reprend le code d’un champ (affiché à côté de chaque champ attendu, par exemple employee_id ou amount) sont associées automatiquement.
2. Pour réutiliser ce mapping, clique Enregistrer ce mapping et donne-lui un nom. Les mappings enregistrés s’affichent ensuite en haut de l’étape et s’appliquent d’un clic.
3. Clique Valider et prévisualiser.

Étape 3 — Validation #

Chaque ligne est contrôlée. Un bandeau rappelle le mode choisi (par exemple « Mode simulation — aucune donnée ne sera modifiée »), et les compteurs indiquent les lignes prêtes, les avertissements et les erreurs. Le tableau reprend les colonnes mappées et le Statut de chaque ligne : « Ligne valide », ou le motif du refus, par exemple « Employé introuvable : 9999999 ». En mode Incrémental ou Correction, la colonne Avant → Après montre la valeur actuelle et la nouvelle.

1. Parcours le tableau. Exporter le rapport télécharge le résultat de la validation.
2. En simulation, clique Lancer la simulation. Sinon, clique Importer N lignes (ou Supprimer N lignes en mode Suppression). Les lignes en erreur sont ignorées.

Si la période visée est hors de la fenêtre rétroactive autorisée, l’import est refusé avec son motif. Quand une dérogation est possible, le champ Motif de la dérogation rétroactive apparaît : saisis le motif, puis relance.

Étape 4 — Résultat #

Le bilan s’affiche : Simulation terminée, Import terminé, Import partiel ou Aucune ligne importée, avec les lignes traitées, importées et en échec. Les lignes refusées sont listées avec leur Ligne, leur Matricule et leur Motif, et se téléchargent en CSV.

• Après une simulation, Relancer en réel refait le même import en mode Incrémental.
• Après un import réel, Annuler cet import restaure les données d’avant.
• Nouvel import repart de l’étape 1 ; Retour à la paie ferme l’assistant.

Si un circuit d’approbation est réglé pour les imports, l’écran affiche Import soumis pour approbation : rien n’est encore modifié, l’import s’applique dès qu’il est approuvé. Un seul import du même type et de la même période peut attendre une approbation à la fois.

Consulter l’historique et annuler un import #

1. Clique Historique en haut de l’onglet Import. Le panneau Historique des imports liste les imports de la période affichée : Date, Utilisateur, Type, Mode, Fichier, Lignes, Erreurs et Statut (Succès, Partiel, Simulation, Annulé).
2. Sur un import qui compte des refus, clique Refus pour télécharger les lignes refusées (CSV).
3. Pour annuler un import réel, clique Annuler, lis la confirmation (« Cette action restaure les données à leur état d’avant l’import ») et clique Confirmer l’annulation.

À savoir #

• Les montants importés sont enregistrés tels quels : aucun prorata, aucun rappel et aucune cotisation n’est calculé à l’import.
• Pour un salarié qui a plusieurs contrats, la colonne Début du contrat (s’il y en a plusieurs) désigne le contrat visé ; vide, c’est le contrat principal.
• En reprise initiale, les périodes de paie approuvées restent verrouillées.
• Les modes Remplacement total et Suppression ne sont pas proposés pour les heures de présence.
• Une simulation n’écrit aucune donnée de paie et ne s’annule pas : il n’y a rien à annuler.

Questions fréquentes #

Mes lignes sont refusées alors que le salarié existe. #

Vérifie que la colonne mappée sur ID employé contient bien le matricule de la fiche, et que ce salarié fait partie de ton périmètre.

Je ne vois pas le mode Remplacement total. #

Ce mode a son propre droit. Sans lui, il n’est pas proposé ; certains modes ne s’appliquent pas non plus à tous les types de données.

Puis-je importer le 13e mois ? #

Le nombre de salaires par an (12 à 15) se règle par la fréquence du salaire de base ; voir Les réglages de la paie.