Démarrer avec les documents de l’entreprise

Les Documents de l’entreprise forment la bibliothèque des textes que les RH mettent à la disposition des salariés : règlement intérieur, politiques (télétravail, frais, informatique…), guides d’accueil ou de manager, questions fréquentes. Chaque document est publié pour un public précis, et chaque salarié ne voit que ceux qui lui sont destinés. Cet article présente la bibliothèque dans son ensemble : à quoi elle sert, ses deux écrans, les droits qu’elle demande et ce que voit chaque profil. Il s’adresse aux administrateurs et aux RH qui la mettent en place, et à toute personne qui veut comprendre ce qu’elle y trouve.

La bibliothèque en bref #

La bibliothèque compte deux écrans, l’un pour lire, l’autre pour gérer.

• Documents de l’entreprise, dans le menu principal : l’écran de lecture. Les documents y sont rangés par catégorie — Règlements, Politiques, Guides, Questions fréquentes, Autres — avec leur date d’effet, leur numéro de version et leur taille. Une recherche porte sur le titre ET sur le texte des documents, et montre le passage trouvé avec sa page. Voir Consulter et rechercher les documents de l’entreprise.
• Paramètres › Documents › Documents de l’entreprise : l’écran de gestion. On y publie un document pour un public, on modifie sa fiche, on en dépose une nouvelle version, on le dépublie ou on le supprime. Voir Publier un document de l’entreprise et choisir son public et Remplacer, dépublier ou supprimer un document.

Avant de commencer #

• La bibliothèque fait partie du module de gestion des documents : il doit être souscrit et ouvert à ton compte. Si le module t’est retiré, l’entrée de menu disparaît, même si ton rôle porte les droits ci-dessous.
• Pour lire, il faut le droit Consulter les documents de l’entreprise qui me sont destinés, au palier Accès. Le rôle Tous les employés le porte : en pratique, chaque salarié a l’entrée de menu. Sans ce droit, l’entrée n’apparaît pas.
• Pour gérer, il faut le droit Publier, remplacer et dépublier les documents de l’entreprise. Le palier Accès ouvre l’écran de gestion en lecture (la liste et l’historique des versions) ; le palier Exécuter permet de publier, modifier, remplacer, dépublier et supprimer. Les rôles Administrateur et Responsable RH le portent au palier Exécuter.
• L’écran de gestion se trouve dans les Paramètres : ton rôle doit aussi t’en ouvrir l’accès.
• Les droits se règlent dans la matrice des permissions, section Documents : voir Régler les permissions dans la matrice.

Qui voit quel document #

Le droit de lecture ouvre l’écran, il n’élargit rien : ce qu’un salarié y voit dépend uniquement du public de chaque document. Un document s’affiche pour toi si les quatre conditions suivantes sont réunies.

1. Il est publié (un document dépublié disparaît pour tout le monde) et il a une version en cours. Seule la version en cours se lit ; les précédentes restent réservées à l’écran de gestion.
2. Il s’adresse à Tous les salariés, ou à l’un de tes rôles, ou à l’un de tes groupes d’employés (que tu y sois nommé ou que l’un de tes rôles soit versé au groupe).
3. S’il vise des sous-sociétés, tu relèves de l’une d’elles, par ta fiche ou par un contrat en cours.
4. Si tu es un externe (sans contrat interne), le document a été publié avec l’option Aussi pour les externes.

Cette règle vaut partout : pour la liste, l’ouverture du fichier, la recherche dans le texte, l’avis « nouveau document » et les réponses de l’assistant. Un document qui ne t’est pas destiné n’existe pas pour toi, même si tu connais son lien.

Ce que voient les profils #

• Le salarié voit les documents publiés pour lui, les cherche, les ouvre. Il ne voit ni les documents dépubliés, ni les anciennes versions, ni le public choisi.
• Le manager voit en plus les documents publiés pour son rôle, par exemple un guide du manager.
• Les RH et les administrateurs voient, dans les Paramètres, tous les documents, publiés ou non, avec leur public, leurs versions et leur statut. Sur l’écran de lecture, en revanche, ils suivent la même règle que tout le monde : ils n’y voient que ce qui leur est destiné.

Les formats acceptés #

Un document est un fichier PDF, Word (.docx) ou texte (.txt), de 20 Mo au plus. À la publication, Illizeo lit son texte une fois pour toutes, page par page pour un PDF, et le garde pour la recherche. Un PDF scanné, sans texte, reste consultable mais ne se retrouve que par son titre ; l’écran de gestion le signale par la mention « texte non lu (scan) : retrouvé par son titre seul ».

L’avis « nouveau document » #

À la publication, les RH peuvent cocher Prévenir le public (cloche et e-mail). Les salariés actifs à qui le document s’adresse reçoivent alors une notification dans la cloche et un e-mail, qui donnent le titre du document, jamais son contenu. Le lien ouvre la bibliothèque avec ce document en tête et mis en évidence. Chacun peut régler la réception de cet avis dans ses préférences, sous Documents › Nouveau document de l’entreprise : voir Choisir ses notifications. Le texte de l’e-mail se personnalise dans les réglages des e-mails.

Les documents et l’assistant #

Quand l’assistant d’Illizeo est disponible dans ton espace, il peut répondre à une question sur une règle de l’entreprise (télétravail, congés pour événements familiaux, horaires…) en cherchant dans les documents que tu peux lire. Sa réponse cite l’extrait et le document ; la source ouvre la bibliothèque sur ce document, à la page du passage cité. Il ne cherche jamais dans les documents personnels des salariés, et s’il ne trouve aucun extrait, il le dit au lieu de répondre de mémoire.

À savoir #

• Le public d’un document se choisit parmi les rôles, les groupes d’employés et les sous-sociétés de ton espace : voir Créer des groupes d’employés.
• La bibliothèque ne remplace pas les documents personnels du salarié (contrats, bulletins, pièces de son dossier) : elle ne contient que des textes publiés pour un public.
• Le texte des documents est gardé pour la recherche ; n’y publie donc pas de données personnelles.

Questions fréquentes #

Un salarié ne voit pas un document que j’ai publié. Pourquoi ? #

Vérifie dans l’écran de gestion que le document est bien Publié, puis son public : le salarié doit détenir l’un des rôles ou appartenir à l’un des groupes choisis, relever de l’une des sous-sociétés visées s’il y en a, et, s’il est externe, l’option Aussi pour les externes doit être cochée.

Je suis RH : pourquoi l’écran de lecture ne me montre-t-il pas tous les documents ? #

L’écran de lecture applique la même règle à tout le monde. Pour voir tous les documents, quel que soit leur public, ouvre Paramètres › Documents › Documents de l’entreprise.

Puis-je publier un document dans plusieurs langues ? #

Chaque document porte une langue (français, anglais, allemand ou italien). Pour proposer un texte en deux langues, publie deux documents, chacun avec sa langue et, au besoin, son public.