Dans la Paie Canada, chaque employeur a une paie par période de son calendrier. Tu la calcules, tu la contrôles ligne par ligne, tu y ajoutes les éléments ponctuels et les heures, puis tu la clôtures : elle est alors figée et fait les cumuls de l’année. Viennent ensuite les fiches de paie à publier, la pièce comptable et, si tu l’as réglé, le dépôt SFTP. Cet article suit ce parcours de bout en bout. Il s’adresse aux gestionnaires de paie et aux administrateurs.
Avant de commencer #
- L’employeur doit avoir une fiche employeur canadien et être rattaché à une période de référence — voir Déclarer un employeur canadien et régler la paie.
- Les dossiers des salariés doivent être complets (NAS, formulaires, code dentaire) — voir L’onglet Paie Canada du salarié.
- Droit Paies par période : au palier Accès, tu lis le calendrier, les paies, leurs lignes, les fiches de paie et la pièce comptable ; au palier Exécuter, tu calcules, saisis, clôtures, publies les fiches, régénères et comptabilises la pièce. Les rôles Administrateur et Gestionnaire Paie le portent au palier Exécuter.
Lire le calendrier des paies #
Ouvre Paie Canada › Paies par période. L’écran affiche, pour l’Année choisie en haut à droite, un tableau par employeur canadien, avec sa fréquence de paie (par exemple Aux deux semaines (26 paies)). Chaque ligne est une période :
- N° : le numéro de la paie dans l’année ; une paie calculée s’ouvre en cliquant dessus ;
- Période et Paiement : les dates de la période et la date de paiement ;
- Statut : Non calculée, Ouverte, En validation ou Close, avec le nombre de contrats bloqués s’il y en a ;
- Contrats, Brut, Net : les totaux de la paie calculée ;
- Action : le bouton Calculer ou Recalculer, tant que la paie n’est pas close.
Une paie appartient à l’année de sa date de paiement : la paie de décembre versée en janvier est la première paie de l’année suivante.
Si aucun employeur n’a de fiche, l’écran affiche « Aucun périmètre n’a de fiche employeur canadien : il n’y a pas de paie à calculer. » avec un lien vers Employeurs canadiens. Si le calendrier ne peut pas se découper, il te renvoie vers la fiche de l’employeur.
Calculer une paie #
- Sur la ligne de la période, clique sur Calculer.
- Le message « Paie calculée. » s’affiche et la paie s’ouvre.
L’en-tête rappelle le numéro, l’employeur, la période et la date de paiement. Quatre cases donnent le Brut, les Retenues, le Net et les Contrats bloqués. Le tableau liste une ligne par contrat canadien actif dans la période : Salarié, Province, Heures, Brut, Retenues, Net et État.
L’État d’une ligne vaut Calculé, N à compléter (des informations manquent mais le calcul est fait) ou Bloqué (le calcul est impossible).
Lire le détail d’une ligne #
Clique sur le nom du salarié pour déplier sa ligne :
- ce qui manque, avec le lien Ouvrir l’onglet Paie Canada du salarié ;
- Gains : les gains de l’onglet Salaire, avec les heures et le taux, et les éléments ajoutés ; les montants non imposables, versés en plus du net ;
- Retenues légales : RPC / RRQ, RPC2 / RRQ2, assurance-emploi, RQAP, impôt fédéral, impôt provincial ou taxe territoriale ;
- Autres retenues : régime de retraite, cotisations syndicales, pension alimentaire et retenues ponctuelles ;
- Cotisations de l’employeur : parts de l’employeur, et au Québec le FSS et la CNESST.
Ajouter un élément ponctuel #
La paie ouverte, chaque ligne dépliée propose le bloc Ajouter un élément ponctuel.
- Choisis la Nature :
- Gain de la période : heures supplémentaires payées, ajustement, imposés avec le salaire ;
- Paiement non périodique : prime, rétroactivité, vacances payées, imposés à part (méthode des primes) ;
- Avantage imposable : non versé en espèces, compté dans le brut et l’impôt, pas dans le net ni dans l’assurable ;
- Retenue ponctuelle : avance, saisie, retirée du net.
- Saisis le Libellé et le Montant ($).
- Clique sur Ajouter. Le message « Élément ajouté, paie recalculée. » confirme.
Pour retirer un élément ajouté, clique sur l’icône de corbeille à côté de son montant.
Corriger les heures de la période #
Pour un salarié payé à l’heure, le bloc Heures de la période montre les Heures payées et leur origine : les heures travaillées approuvées dans la Présence, ou celles du contrat (heures hebdomadaires × 52 ÷ nombre de paies). Si aucune heure n’est approuvée dans la Présence pour la période, la ligne attend leur saisie.
- Saisis les heures à payer.
- Clique sur Enregistrer les heures. La paie est recalculée.
- Pour revenir aux heures d’origine, clique sur Annuler la correction.
Clôturer la paie #
- Vérifie qu’aucun contrat n’est bloqué : le bouton Clôturer reste grisé tant qu’il en reste.
- Clique sur Clôturer.
- La boîte Clôturer la paie prévient : la paie est recalculée une dernière fois puis figée ; plus aucun élément ni aucune heure ne pourra y être saisi, et ses montants entrent dans les cumuls de l’année.
- Confirme par Clôturer. Le message « Paie close : ses montants font les cumuls de l’année. » s’affiche.
Les paies se clôturent dans l’ordre : une paie ne se clôture pas tant qu’une paie antérieure du même employeur est encore ouverte.
Si un circuit de validation à quatre yeux est actif pour la clôture, le message dit « Clôture envoyée en validation : un second gestionnaire doit la valider. » La paie passe En validation et reste figée en attendant ; un bandeau l’indique, avec, pour qui peut décider, le lien Valider ou refuser. Celui qui a demandé la clôture ne peut pas la valider.
Publier les fiches de paie #
À la clôture, Illizeo produit une fiche de paie par salarié. Le bloc Bulletins de paie de la paie close indique combien sont générées et publiées. Chaque fiche est en français au Québec, ailleurs dans la langue du salarié. Le bouton PDF de chaque ligne l’ouvre.
- Relis les fiches.
- Clique sur Publier les bulletins (N).
- La boîte de confirmation prévient : chaque fiche est déposée dans le dossier « Fiches de salaires » du salarié, qui est prévenu ; une fiche publiée ne se régénère plus.
- Confirme par Publier.
Tant qu’elles ne sont pas publiées, les fiches se recomposent depuis la paie close avec Régénérer (après un changement de modèle, par exemple). Si la production échoue, un bandeau en donne le motif et propose Relancer. La publication peut, elle aussi, passer par une validation à quatre yeux : rien n’est déposé en attendant.
La pièce comptable #
La clôture crée aussi la pièce comptable de la paie, au niveau de détail de l’employeur, à partir du plan comptable du module. Le bloc Pièce comptable de la paie close permet de :
- la télécharger, en choisissant le Niveau de détail et le Format (CSV, Excel, PDF, QuickBooks Online, Sage 50 Canada ou un format configuré), puis Télécharger la pièce ;
- lire ses Écritures de la pièce (débit, crédit, libellé, montant) ; les lignes sans comptes au plan comptable sont signalées hors pièce, avec le lien Régler le plan comptable ;
- la Régénérer avec les comptes actuels du plan, tant qu’elle n’est ni comptabilisée ni exportée ;
- la Marquer comptabilisée : elle est alors figée, mais reste téléchargeable ;
- Exporter vers la comptabilité ses écritures, en CSV générique ou Business Central ; une fois exportée, la pièce ne se régénère plus.
Le dépôt SFTP #
Si un serveur SFTP est réglé pour l’entreprise, le bloc Dépôt SFTP de la paie close liste les dépôts de la pièce comptable et des fiches de paie, partis d’eux-mêmes quand ils sont nés. Les boutons Déposer la pièce et Déposer les bulletins les déposent à nouveau, à ton nom. Le réglage se fait dans Paramètres › Paie Canada › Dépôt SFTP.
La vue mensuelle des fiches de paie #
Dans Paie › Paie Canada, une vue d’ensemble liste, pour le mois, les périodes payées, les contrats et les fiches émises, avec une recherche par personne. Chaque fiche s’y ouvre ; une paie pas encore close est signalée Paie ouverte.
À savoir #
- Chaque saisie (élément, heures) recalcule aussitôt la paie.
- Une paie ouverte ne compte ni dans les versements, ni dans les T4, ni dans les relevés d’emploi.
- Les fiches de paie suivent le modèle réglé dans Paramètres › Paie Canada › Fiche de paie au moment de leur génération.
Questions fréquentes #
Pourquoi une ligne est-elle bloquée ? #
Une information indispensable manque : NAS, province d’emploi, heures d’un salarié horaire… Déplie la ligne pour lire ce qui manque, corrige-le, puis recalcule.
Puis-je rouvrir une paie close ? #
Non. Une paie close est figée. Une correction passe par un élément dans une paie suivante.
Le salarié est-il prévenu quand sa fiche est prête ? #
Oui, à la publication : sa fiche rejoint son dossier « Fiches de salaires » et il reçoit une notification.
