L’écran Tous les documents rassemble en une seule liste les documents de toutes les personnes de ta population : contrats, avenants, fiches de paie, justificatifs de notes de frais, dossiers de performance… Plutôt que d’ouvrir les dossiers un par un, tu cherches, filtres et ouvres les pièces depuis un seul endroit, et tu peux télécharger toute une sélection en un fichier ZIP. Cet article explique comment lire la liste, chercher une pièce, filtrer par statut et par catégorie, ouvrir un document et exporter une sélection. Il s’adresse aux RH, aux gestionnaires de paie et aux auditeurs.
Avant de commencer #
- Le module Documents doit être installé et ouvert pour toi. L’écran s’ouvre par Accès RH › Documents.
- Droit requis : Voir les documents de toute ma population (vue « Tous les documents »), palier Accès. Les rôles livrés Administrateur, Responsable RH, Gestionnaire Paie et Auditeur le portent.
- Droits complémentaires, palier Accès : Rechercher / Filtrer des documents (champs de recherche), Voir les catégories (filtre par catégorie), Télécharger un document (ouvrir une pièce) et Télécharger en ZIP toute la sélection de « Tous les documents » (export ZIP, livré aux rôles Administrateur et Responsable RH).
- Portée : chaque ligne est exactement celle que tu verrais en ouvrant le dossier de la personne. Les droits s’appliquent rôle par rôle et catégorie par catégorie : si l’un de tes rôles te montre les contrats d’une population et un autre les fiches de paie d’une autre, la liste respecte ces deux découpages. Voir Définir la population cible d’un rôle.
Lire la liste #
- Ouvre Accès RH › Documents. L’écran Tous les documents s’affiche, avec sous son titre le rappel « Les documents des personnes de votre population, selon les droits de chacun de vos rôles. »
- La carte Documents indique le nombre total de pièces trouvées. Chaque ligne donne le nom du Document, la Personne à qui il appartient (avec sa photo ou ses initiales), sa Catégorie et sa Date.
- Au-delà de 20 pièces, une pagination s’affiche sous la liste.
Chercher un document #
Deux champs de recherche s’affichent si ton rôle porte le droit Rechercher / Filtrer des documents.
- Rechercher un document cherche dans le nom des pièces. La liste se met à jour pendant que tu tapes.
- Rechercher dans le contenu cherche dans le texte des documents eux-mêmes : texte des PDF et des fichiers Word, et texte des photos et des scans, lu par l’IA. Les mots sont cherchés entiers, et tous doivent être présents dans le document. Les catégories sensibles ne sont pas lues par l’IA. Quand une pièce correspond, un extrait de son contenu s’affiche sous son nom, avec les mots cherchés en gras.
Les deux champs se combinent entre eux et avec les filtres.
Filtrer par statut et par catégorie #
- La première liste filtre selon le statut des salariés : Actifs (par défaut), Partis ou Tous. Les salariés partis font partie de ta portée : choisis Partis ou Tous pour retrouver leurs documents. Leur nom porte alors la pastille Départ.
- La seconde liste, Toutes les catégories, restreint la liste à une catégorie de documents (par exemple Notes de frais ou Performance). Elle s’affiche si ton rôle porte le droit Voir les catégories.
Changer un filtre ramène à la première page de résultats. Les filtres sont gardés dans l’adresse de la page : tu peux la mettre en favori ou la partager avec un collègue qui a les mêmes droits.
Ouvrir un document ou le dossier d’une personne #
- Clique sur l’icône en forme d’œil (Ouvrir) au bout d’une ligne : le document s’ouvre dans un nouvel onglet. L’icône n’apparaît que si ton rôle porte le droit Télécharger un document.
- Clique sur le nom d’une personne : son dossier s’ouvre, sur l’onglet de ses documents. C’est là que se font les gestes d’écriture (déposer, renommer, supprimer une pièce), selon tes droits sur cette personne.
Télécharger une sélection en ZIP #
- Règle la recherche et les filtres pour obtenir exactement les pièces voulues.
- Clique sur Télécharger en ZIP, en haut à droite. Le bouton n’apparaît que s’il y a au moins une pièce et que ton rôle porte à la fois le droit d’export ZIP et le droit de téléchargement.
- Le fichier documents-AAAA-MM-JJ.zip se télécharge. Il contient exactement les pièces de la liste, rangées dans un dossier par salarié, puis par catégorie.
Un ZIP contient au plus 300 pièces et 500 Mo. Au-delà, un message te demande d’affiner les filtres : découpe alors ta sélection, par exemple par catégorie.
À savoir #
- L’écran est en lecture seule : il n’ajoute, ne modifie et ne supprime aucun document.
- Chaque affichage de la liste est tracé au journal d’audit RGPD, avec les filtres utilisés. Chaque export ZIP y est tracé aussi, et chaque pièce exportée est notée comme téléchargée dans son propre historique de consultation, comme un téléchargement un par un. Voir Le journal d’audit RGPD.
- La liste ne montre que les pièces rangées dans le dossier d’une personne : chaque ligne appartient à un salarié.
Questions fréquentes #
Je trouve une pièce en ouvrant le dossier d’un salarié, mais pas dans Tous les documents. Pourquoi ? #
Vérifie le filtre de statut : un salarié parti n’apparaît qu’avec Partis ou Tous. Vérifie aussi la catégorie choisie et les champs de recherche.
La recherche dans le contenu ne trouve rien, alors que le mot est dans le document. #
La recherche porte sur des mots entiers : « contrat » ne trouve pas « contractuel ». Tous les mots saisis doivent figurer dans le document. Une pièce d’une catégorie sensible, photographiée ou scannée, n’est pas lue par l’IA.
Le bouton Télécharger en ZIP n’apparaît pas. #
Soit la liste est vide, soit ton rôle n’a pas le droit Télécharger en ZIP toute la sélection de « Tous les documents », ou pas le droit Télécharger un document. Les deux sont nécessaires.
