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title: Traiter un dossier de signalement
description: Prendre en charge un dossier, accuser réception, échanger avec le signalant, consigner les personnes mises en cause et clôturer.
url: "https://illizeo.com/centre-aide/lanceur-alerte-traiter-un-dossier/"
updated: "2026-11-11"
category: Whistleblowing
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# Traiter un dossier de signalement

Un signalement déposé sur le portail devient un dossier, confié aux référents du canal choisi. Cet article explique comment le référent le traite dans l’onglet **Signalements** : retrouver le dossier, accuser réception, échanger avec le signalant, fixer la priorité, faire avancer le statut, consigner les personnes mises en cause, lire le journal d’audit et clôturer. Il s’adresse aux référents (on dit aussi gestionnaires) désignés sur un canal.

## Avant de commencer

- Le module Lanceurs d’alerte doit être souscrit et ouvert à ton compte.
- Pour ouvrir le module, il faut le droit **Signalement** au palier **Accès**. Les rôles Administrateur, RH (palier **Exécuter**) et Auditeur (palier **Accès**) le portent par défaut.
- Ce droit ouvre le module, pas les dossiers. Tu ne vois un dossier que si tu es **référent du canal** qui l’a reçu (ou si le dossier t’est assigné). Voir [Configurer les canaux et désigner les référents](https://illizeo.com/centre-aide/lanceur-alerte-canaux-et-referents/).
- Deux situations ferment l’accès à un dossier quoi qu’il arrive : être **mis en cause** dans ce dossier, ou en être récusé. Aucun rôle, pas même celui d’administrateur, ne lève ce refus, et chaque refus est inscrit au journal d’audit du dossier.

## Retrouver ses dossiers

Ouvre **Lanceurs d’alerte › Signalements**. La page **Gestion des signalements** liste les dossiers des canaux dont tu es référent.

1. Filtre par statut avec les onglets **Tous**, **Nouveau**, **En cours**, **En attente**, **Résolu** et **Clôturé** ; chaque onglet affiche son nombre de dossiers.
2. Repère un dossier par sa **Réf.**, son **Canal**, sa **Catégorie**, son **Résumé**, son **Statut**, sa **Priorité**, son **Délai** (jours restants avant l’échéance), la personne **Assigné**e et le nombre de **Messages**.
3. Clique sur la ligne pour ouvrir le dossier.

![Onglet Signalements vu par une référente : titre Gestion des signalements, onglets de filtre Tous 3, Nouveau 1, En cours 1, En attente, Résolu, Clôturé 1, puis un tableau de trois dossiers du canal Harcèlement et discrimination avec leur référence, catégorie, résumé, statut (Nouveau, En cours, Clôturé), priorité (Critique, Élevée, Moyenne), délai, personne assignée et nombre de messages.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/lanceur-alerte-03.fr_-scaled.png?resize=800%2C269&quality=80&ssl=1)
La liste ne montre que les dossiers des canaux dont tu es référent.

Une liste vide avec le message « Aucun signalement » ne signale pas une panne : aucun dossier ne t’est accessible pour l’instant. Les dossiers apparaissent dès qu’un canal dont tu es référent en reçoit un.

## Lire un dossier

L’en-tête du dossier rappelle son objet, sa référence, son canal et sa catégorie, puis ses pastilles : statut, priorité, jours restants (ou de retard), accusé de réception, et le bouton **Audit** avec le nombre d’événements. Sous l’en-tête, la **Progression du dossier** montre les cinq étapes **Reçu**, **En cours**, **En attente**, **Résolu** et **Clôturé**.

La colonne de gauche, **Détails du dossier**, donne la référence, le canal, la date de dépôt, le statut, la **Priorité**, la personne **Assigné à**, l’**Anonymat**, les **Personnes mises en cause**, les tags, les **Pièces jointes** et la **Description** rédigée par le signalant. À droite, la **Messagerie confidentielle** affiche les échanges.

![Dossier ouvert par la référente : en-tête avec l’objet, la référence, le canal Harcèlement et discrimination, les pastilles En cours, Élevée, 54 j restants et AR envoyé, le bouton Audit et le bouton vert Marquer résolu ; frise Progression du dossier sur Reçu, En cours, En attente, Résolu, Clôturé ; colonne Détails du dossier avec la priorité, la référente assignée, la mention Signalement anonyme et une personne mise en cause en Information différée ; à droite la Messagerie confidentielle avec le message de confirmation automatique, les questions de la référente et la réponse du signalant.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/lanceur-alerte-04.fr_-scaled.png?resize=800%2C639&quality=80&ssl=1)
Un dossier : détails à gauche, échanges à droite.

## Prendre le dossier en charge

1. Dans **Assigné à**, clique sur **M’assigner** si personne n’a encore pris le dossier.
2. Règle la **Priorité** dans la liste : **Faible**, **Moyenne**, **Élevée** ou **Critique**. Le message « Priorité mise à jour » confirme.

Un dossier ne peut être assigné qu’à un référent de son canal : le serveur refuse toute personne qui ne pourrait pas l’ouvrir. Pour transférer les dossiers d’un référent qui quitte un canal, passe par **Paramètres › Lanceurs d’alerte › Gestionnaires**.

## Accuser réception

La pastille d’accusé de réception, dans l’en-tête, est à la fois un état et une action.

- Si elle affiche **AR envoyé**, l’accusé est déjà parti (automatiquement au dépôt, si ton organisation a activé le message de confirmation, ou à la main). Son infobulle donne la date ; cette date fait foi et ne se réécrit pas.
- Si elle affiche **Accusé réception**, aucun accusé n’est parti. Clique dessus pour l’envoyer au signalant : il est déposé dans sa messagerie, avec le texte réglé par ton organisation ou, à défaut, un texte standard. Le message « Accusé de réception envoyé » confirme.

Le délai d’accusé est réglé dans **Paramètres › Lanceurs d’alerte › Délais légaux** (7 jours au plus, comme le rappelle l’écran en citant la directive (UE) 2019/1937). Voir [Régler le dispositif](https://illizeo.com/centre-aide/lanceur-alerte-reglages/).

## Échanger avec le signalant

1. Dans la **Messagerie confidentielle**, écris ta réponse dans le champ **Répondre anonymement…**.
2. Au besoin, clique sur le trombone pour joindre des fichiers : jusqu’à 10 par réponse, 10 Mo chacun, aux formats PDF, Word, Excel, TXT, PNG, JPG et WEBP.
3. Clique sur **Envoyer**. Le message « Message envoyé » confirme.

Le signalant lit ta réponse en se connectant au portail avec son mot de passe de suivi ; il ne reçoit aucun courriel. Quand il répond, la cloche du module et un courriel te préviennent, sans reprendre le texte. Joindre un document dans la messagerie évite d’avoir à donner une adresse personnelle, ce qui romprait l’anonymat. La messagerie se ferme quand le dossier est clôturé.

## Faire avancer le statut

- Clique sur une étape de la **Progression du dossier** (**Reçu**, **En cours**, **En attente**, **Résolu**) pour y placer le dossier. Le message « Statut mis à jour » confirme. Le signalant voit la même progression, avec une phrase qui l’explique.
- Le bouton **Marquer résolu**, dans l’en-tête, place directement un dossier nouveau, en cours ou en attente à l’étape **Résolu**.
- Un dossier résolu affiche le bouton **Clôturer** ; un dossier clôturé, le bouton **Réouvrir**, qui le remet **En cours**.

## Consigner les personnes mises en cause

Désigner une personne mise en cause oblige à trancher son droit d’être informée. Illizeo n’envoie aucune notice à cette personne : c’est au référent de l’informer, et souvent de l’entendre. L’écran rappelle qu’un avertissement automatique pourrait lui laisser le temps de détruire des preuves ou d’exercer des représailles, le risque que l’art. 14.5.b du RGPD permet de couvrir. Il enregistre ce que tu as fait.

1. Dans **Personnes mises en cause**, clique sur **Mettre une personne en cause** (ou **Gérer les désignations** si une personne est déjà désignée).
2. Dans le panneau, clique sur **Mettre une personne en cause**, puis, dans **Choisir la personne**, sélectionne l’employé concerné.
3. Choisis sa situation :
   - **Informée** : renseigne **Informée le** (pas de date future), **Par quel moyen** (**Entretien**, **Courrier**, **E-mail** ou **Autre**) et, si tu veux, **Ce qui lui a été dit** ;
   - **Information différée** : explique **Pourquoi l’information est différée** (30 caractères au moins : c’est ce texte qu’un contrôle lira) et fixe la date **À réexaminer le**, obligatoirement future.
4. Clique sur **Enregistrer les décisions**. Le message « Décisions enregistrées » confirme. **Retour aux échanges** ramène à la messagerie.

![Panneau Personnes mises en cause : rappel qu’Illizeo n’envoie aucune notice à la personne mise en cause, en citant l’art. 14.5.b du RGPD ; une personne désignée, avec les choix Informée et Information différée, ce dernier sélectionné, le motif du report rempli (143 caractères sur 30 minimum) et la date À réexaminer le 15.12.2026 ; bouton Mettre une personne en cause, mention « Aucune personne ne bloque la clôture » et bouton Enregistrer les décisions.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/lanceur-alerte-05.fr_-scaled.png?resize=800%2C639&quality=80&ssl=1)
Chaque personne mise en cause est informée, ou son information est différée et motivée.

Une personne désignée perd aussitôt l’accès au dossier, même si elle est référente du canal ou administratrice. Elle ne reçoit pas non plus les notifications qui le concernent.

## Lire le journal d’audit

Clique sur **Audit** dans l’en-tête, ou sur **Journal d’audit** en haut de la messagerie. Le journal liste, du plus récent au plus ancien, chaque événement du dossier avec son auteur et sa date : dépôt, consultations, messages, changements de statut, de priorité et d’assignation, accusé de réception, exports, téléchargements de pièces jointes et refus d’accès. **Voir messages** ramène aux échanges.

![Journal d’audit d’un dossier, 13 événements : consultations du dossier, messages envoyés par la référente et par le signalant (sans nom), désignation d’une personne mise en cause, assignation modifiée, statut modifié de new à open, accusé de réception envoyé et signalement déposé, chacun daté ; bouton Voir messages en haut à droite.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/lanceur-alerte-06.fr_-scaled.png?resize=800%2C639&quality=80&ssl=1)
Toute action sur le dossier laisse une trace, y compris une simple consultation.

Pour lire ce journal, il faut aussi pouvoir ouvrir le dossier. Le droit **Lire le journal d’audit des dossiers** (palier **Accès**) le complète ; les rôles Administrateur, RH et Auditeur le portent.

## Clôturer un dossier

1. Sur un dossier résolu, clique sur **Clôturer** (ou sur l’étape **Clôturé** de la progression).
2. Dans la boîte **Clôturer le dossier**, renseigne le **Motif de clôture**, obligatoire.
3. Décris au besoin la **Décision / Mesures correctives**.
4. Clique sur **Clôturer le dossier**. Le message « Dossier clôturé » confirme.

![Boîte Clôturer le dossier sur un dossier : référence et mention « Cette action est définitive », champ Motif de clôture obligatoire, champ Décision / Mesures correctives facultatif, boutons Annuler et Clôturer le dossier, ce dernier grisé tant que le motif est vide.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/lanceur-alerte-07.fr_-scaled.png?resize=800%2C556&quality=80&ssl=1)
Le motif de clôture est obligatoire.

La clôture est refusée tant qu’une personne mise en cause n’est ni informée, ni sous un report encore valide : un report dont la date de réexamen est passée bloque la clôture. Le panneau des personnes mises en cause l’indique (« 1 report échu empêche la clôture »). La date de clôture est enregistrée une fois pour toutes ; c’est elle qui compte pour le délai de retour au signalant et pour la durée de conservation.

## À savoir

- L’accès à un dossier suit le canal, pas le rôle : un administrateur qui n’est pas référent du canal ne voit pas le dossier.
- Chaque ouverture d’un dossier est inscrite au journal d’audit ; chaque refus d’accès aussi, avec son motif.
- La cloche du module te prévient des nouveaux dossiers, des réponses du signalant et des échéances proches ou dépassées (accusé de réception, retour au signalant).
- Les courriels envoyés aux référents ne contiennent que des métadonnées : jamais le résumé, la description ni les messages.
- Pour ce que voit le signalant, lis [Déposer et suivre un signalement](https://illizeo.com/centre-aide/lanceur-alerte-deposer-et-suivre-un-signalement/).

## Questions fréquentes

### Je suis administrateur et je ne vois pas un dossier. Est-ce normal ?

Oui, si tu n’es pas référent du canal du dossier, ou si tu es mis en cause dans ce dossier. La page **Paramètres › Lanceurs d’alerte › Mon accès** t’indique les canaux dont tu es référent et la règle appliquée.

### Pourquoi le bouton d’accusé de réception est-il grisé ?

Parce que l’accusé est déjà parti. Sa date prouve le respect du délai ; elle ne peut pas être remplacée par un nouvel envoi.

### La clôture est refusée. Que vérifier ?

Le motif de clôture doit être renseigné, et chaque personne mise en cause doit être informée ou sous un report dont la date de réexamen n’est pas passée. Ouvre **Gérer les désignations** pour régulariser.

### Le signalant reçoit-il un courriel quand je réponds ?

Non. Le signalant n’a ni compte ni, le plus souvent, d’adresse connue : il consulte sa messagerie sur le portail avec son mot de passe de suivi.

### *Similaire*