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title: Saisir, valider et publier les données
description: Lire un exercice, calculer les indicateurs sociaux, compléter et valider les rubriques, soumettre puis publier une version, marquer le confidentiel et exporter.
url: "https://illizeo.com/centre-aide/bdese-donnees/"
updated: "2026-11-11"
category: BDESE
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# Saisir, valider et publier les données

L’onglet **Données** rassemble les valeurs de chaque exercice de la BDESE, thème par thème et rubrique par rubrique, des deux années précédentes (N-2, N-1) à l’année en cours (N) et aux trois années de perspectives (N+1 à N+3). C’est là que les indicateurs sociaux se calculent depuis le SIRH, que les RH et les contributeurs désignés complètent le reste, que l’exercice est soumis, publié, puis lu par les élus du CSE. Cet article suit ces gestes dans l’ordre ; il s’adresse aux RH, aux valideurs, aux contributeurs et aux élus.

## Avant de commencer

- Le module BDESE doit être installé pour ton espace et ouvert pour toi. L’onglet s’ouvre par **BDESE › Données**.
- Il faut au moins une base et un exercice ouvert. Sinon l’écran affiche « Aucun exercice ouvert pour cette base : ouvrez-en un dans l’onglet Structure. » Voir [Choisir la structure d’une BDESE et désigner les contributeurs](https://illizeo.com/centre-aide/bdese-structure/).
- Quatre droits de la matrice des rôles se partagent l’onglet : **Saisie de la BDESE** (lire au palier Accès ; calculer, saisir, valider, soumettre au palier Exécuter), **Contribution à la BDESE** (les seules rubriques dont tu es contributeur désigné), **Publication de la BDESE** (publier, renvoyer) et **Confidentialité de la BDESE** (marquer une information confidentielle, lire le journal des consultations). Les élus et experts lisent par le droit **Espace CSE**, en lecture seule.
- Portée : tu ne vois que les bases des entités que ton rôle couvre. Un contributeur ne voit que les bases où il est désigné.

## Quelles sections lire selon ton rôle

- **RH (saisie)** : toutes les sections, en particulier « Calculer les indicateurs sociaux », « Compléter une rubrique », « Suivre l’avancement et valider les rubriques », « Soumettre l’exercice à validation » et « Marquer une information confidentielle ».
- **Valideur (publication)** : « Lire les données d’un exercice », « Publier ou renvoyer un exercice », « Télécharger et exporter » et « Le journal des consultations ».
- **Contributeur désigné** (DAF, RSE…) : « Compléter une rubrique », « Importer une rubrique par son modèle Excel » et « Suivre l’avancement et valider les rubriques ».
- **Élu du CSE ou expert** : « Lire les données d’un exercice », « Afficher une rubrique en graphique » et « Télécharger et exporter ».

![Onglet Données vu par un administrateur sur l’exercice 2026 ouvert : sélecteur Année, recherche d’indicateur, boutons Télécharger le PDF, Exporter et Bilan social, boutons Calculer et Soumettre à validation, bandeau des informations confidentielles, avancement de la saisie (rubriques complétées, validées, indicateurs renseignés) détaillé par thème, rubriques confiées à un contributeur, et encart des indicateurs automatiques qui restent à saisir.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/bdese-donnees-01.fr_-scaled.png?resize=800%2C822&quality=80&ssl=1)
L’onglet Données, vu par les RH : l’avancement de la saisie par thème.

## Lire les données d’un exercice

1. Dans la barre de lecture, choisis la base (liste **BDESE**, s’il y en a plusieurs), puis l’**Année**.
2. Choisis la version dans **Version affichée** : **État de travail** pour qui prépare la base, ou « Version N du … », suivie de sa date, pour une version publiée. La liste n’apparaît que s’il y a plusieurs choix.
3. Pour retrouver un indicateur, tape dans **Rechercher un indicateur** ; la recherche ignore majuscules et accents. **Effacer la recherche** rétablit tout.
4. Clique un thème ou une rubrique dans le sommaire : la section se déplie et l’écran s’y place. Sur téléphone, ouvre le sommaire par le bouton **Sommaire**. Une pastille cadenas indique le nombre d’indicateurs confidentiels d’un thème.
5. Dans chaque thème, le tableau croise les indicateurs et les années ; les colonnes de perspective sont teintées.

Chaque valeur porte une pastille de source : **calculé** (depuis le SIRH), **importé** (depuis les rémunérations de l’onglet Paie) ou **saisi**. Son info-bulle donne la date. Un indicateur ventilé affiche son total ; clique-le (« Détail AAAA ») pour déplier le tableau croisé. Une cellule qui compte trop peu de personnes s’affiche « < N », avec l’info-bulle « Masqué par le secret statistique » ; le total général reste exact.

L’en-tête de l’exercice indique « Dernier calcul le … » ou « Jamais calculé ». Si certains indicateurs automatiques ne se calculent pas encore depuis le SIRH, un encart les liste : ils restent à saisir.

### Ce que lit un élu du CSE

L’élu ne voit jamais l’état de travail : il lit la dernière version publiée, et peut choisir une version plus ancienne. Tant qu’aucune version n’est publiée, l’écran affiche « Cet exercice n’est pas encore publié. » Chaque lecture d’une version publiée est notée au journal des consultations.

![Vue d’un élu du CSE sur l’exercice 2026 publié : six onglets dont Index égalité et Espace CSE, boutons Télécharger le PDF, Exporter et Bilan social, statut Publié avec la date de conservation, bandeau indiquant que la version 1 est en lecture seule, bandeau des informations confidentielles, sommaire avec une pastille cadenas et valeurs portant la pastille calculé, sans boutons Calculer ni Soumettre à validation.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/bdese-donnees-06.fr_-scaled.png?resize=800%2C723&quality=80&ssl=1)
Un élu lit la version publiée, en lecture seule.

## Afficher une rubrique en graphique

1. Sur l’en-tête d’une rubrique, clique **Graphique** ; **Tableau** revient au tableau.
2. Un indicateur chiffré se trace en courbe : **Réalisé** en trait plein jusqu’à N, **Perspective** en pointillé au-delà. Un indicateur ventilé se trace en barres, N comparé à N-1.
3. À côté du titre, l’écart entre N et N-1 s’affiche en pourcentage (« Écart AAAA / AAAA-1 »).

Un texte ou une pièce jointe ne se trace pas. Une cellule protégée par le secret statistique n’est jamais tracée : une mention la signale sous le graphique.

![Rubrique validée et confidentielle affichée en graphique : courbes Réalisé en trait plein, dont une prolongée en Perspective pointillée, écart en pourcentage sous chaque titre, mention Confidentiel jusqu’au héritée de la rubrique, un indicateur texte signalé comme ne se traçant pas, et boutons Compléter, Tableau et Graphique sur l’en-tête.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/bdese-donnees-04.fr_.png?resize=800%2C420&quality=80&ssl=1)
La bascule Tableau / Graphique d’une rubrique.

## Calculer les indicateurs sociaux

1. Sur l’état de travail, clique **Calculer** dans l’en-tête de l’exercice.
2. Un message confirme le nombre de valeurs calculées.

Le calcul porte sur N-2, N-1 et N : les perspectives se saisissent toujours. Les indicateurs sociaux sont tirés des contrats de la base, sous le secret statistique ; les indicateurs de rémunération sont tirés des rémunérations versées de l’onglet Paie (voir [Les données de paie de la BDESE](https://illizeo.com/centre-aide/bdese-paie/)). Une valeur saisie n’est jamais écrasée par le calcul. Quand l’exercice est soumis ou publié, le bouton est grisé : « Exercice soumis ou publié : ses valeurs ne se recalculent plus. »

## Compléter une rubrique

1. Sur l’en-tête de la rubrique, repère son statut (**À compléter**, **Complétée** ou **Validée**) et le nombre d’indicateurs renseignés pour l’année N.
2. Clique **Compléter**, quel que soit le statut de la rubrique. Si tu ne peux pas saisir, le panneau s’ouvre en lecture, avec ses commentaires et ses pièces.
3. Le panneau de saisie s’ouvre à droite : un champ par indicateur et par année, « (perspective) » pour les années à venir.
4. Saisis une valeur puis quitte le champ : elle s’enregistre et « Enregistré » s’affiche. Les formats « 1 234,5 », « 12 % » ou « 3.5 » sont acceptés.
5. Pour effacer une saisie, vide le champ. Sous un indicateur automatique, « Vider rend la main au calcul. » rappelle que la valeur calculée reviendra au prochain **Calculer**.

Une valeur illisible est refusée (« Un nombre est attendu. », « Un pourcentage est attendu. »). Les champs sont grisés si la rubrique ne t’est pas confiée ou si l’exercice est soumis ou publié.

![Panneau de saisie d’une rubrique complétée, vu par son contributeur : statut Complétée avec sa date, boutons Modèle Excel et Importer, champs par année avec la mention perspective et la pastille saisi, section Pièces jointes avec Déposer un fichier, section Commentaires avec un commentaire et le bouton Commenter.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/bdese-donnees-03.fr_-scaled.png?resize=800%2C416&quality=80&ssl=1)
Le panneau de saisie d’une rubrique.

### Un indicateur de type tableau

Ajoute des lignes avec **Ligne**, renseigne **Libellé** et **Valeur**, retire une ligne par sa croix, puis clique **Enregistrer**.

### Un indicateur de type pièce jointe

Dépose le document dans la section **Pièces jointes** du panneau : clique **Déposer un fichier** (PDF, Word, Excel, OpenDocument, CSV ou image, 20 Mo au plus). Pour retirer une pièce, clique sa corbeille, puis **Retirer**.

### Commenter

Dans la section **Commentaires**, écris dans **Nouveau commentaire** puis clique **Commenter**. Le fil est propre à la rubrique et à l’exercice ; un contributeur ne lit et n’écrit que dans ses rubriques. Aucune notification n’est envoyée à chaque commentaire.

## Importer une rubrique par son modèle Excel

1. Dans le panneau, clique **Modèle Excel** : le fichier de la rubrique se télécharge, prérempli des valeurs connues, avec une ligne par indicateur et une colonne par année.
2. Remplis-le, puis clique **Importer** et choisis le fichier dans **Fichier Excel ou CSV**.
3. Le fichier est aussitôt simulé : « Simulation : … Rien n’a été écrit. » Le tableau donne le statut de chaque ligne : **Prête**, **Conflit** ou **Refusée**, avec son motif.
4. S’il y a des conflits, coche **Remplacer les valeurs existantes** pour les écraser ; la simulation se rejoue.
5. Clique **Importer**, puis **Fermer**.

Une valeur illisible est refusée, jamais devinée. Un fichier qui n’a pas la colonne Code et une colonne par année est refusé en entier. Les valeurs importées par ce modèle portent la pastille **saisi**.

## Suivre l’avancement et valider les rubriques

Au-dessus des thèmes, l’avancement de la saisie donne trois chiffres : **Rubriques complétées**, **Rubriques validées** et **Indicateurs renseignés pour AAAA**. Le tableau **Avancement par thème** les détaille, et la liste « Rubriques à compléter par leurs contributeurs désignés » mène à chaque rubrique en attente. Le bouton **Ce qui reste à faire** ne garde que les rubriques non validées.

1. Contributeur ou RH : quand la rubrique est prête, clique **Marquer complétée** dans le panneau. Une fois sa rubrique complétée, le contributeur n’a plus ce bouton.
2. RH : relis la rubrique et clique **Valider**. **Rouvrir** la renvoie en saisie.

Une rubrique validée ne se modifie plus par le contributeur : seuls les RH peuvent la rouvrir. Le contributeur voit en tête « Vous complétez N rubrique(s) qui vous sont confiées. » ; l’action rapide **Compléter mes rubriques BDESE** de l’accueil le mène ici.

![Vue d’un contributeur désigné : cinq onglets, ni Calculer ni Bilan social, encart Vous complétez 2 rubrique(s) qui vous sont confiées, avancement limité à ses deux thèmes, sommaire réduit à ses rubriques et une rubrique À compléter avec les boutons Compléter, Tableau et Graphique.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/bdese-donnees-02.fr_-scaled.png?resize=800%2C782&quality=80&ssl=1)
Un contributeur ne voit que ses rubriques.

## Soumettre l’exercice à validation

1. Sur l’état de travail, clique **Soumettre à validation**.
2. Lis la confirmation : les valeurs se verrouillent, et un détenteur du droit de publication, autre que toi et que les auteurs des valeurs saisies, publiera l’exercice ou te le renverra avec un motif.
3. Clique **Soumettre**. Le statut passe à **Soumis à validation**.

Les détenteurs du droit de publication qui couvrent la base sont prévenus (cloche et courriel), sauf les auteurs des valeurs saisies.

## Publier ou renvoyer un exercice

Ces gestes sont réservés au droit **Publication de la BDESE**, sur un exercice soumis. Celui qui a soumis l’exercice, ou qui a saisi une de ses valeurs (à la main ou par l’import d’une rubrique), ne peut pas le publier : le bouton est grisé, avec l’info-bulle « Un autre détenteur du droit de publication doit valider ». Lancer **Calculer** n’empêche pas de publier : une valeur calculée n’a pas d’auteur.

### Publier

1. Clique **Publier**.
2. Ajoute au besoin un **Commentaire** (première publication) ou la **Nature de la mise à jour** (version suivante).
3. Clique **Publier**. La version se fige et devient celle que lisent les élus ; ils en sont avertis.

La version se conserve 15 ans, ou la durée fixée par l’accord ; le bandeau indique « Conservé jusqu’au … ».

![Boîte Publier l’exercice 2026 : texte expliquant que la version 1 se fige, que les élus du CSE en sont avertis et qu’elle se conserve 15 ans ou la durée fixée par l’accord, champ Commentaire (facultatif) rempli, boutons Annuler et Publier.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/bdese-donnees-05.fr_.png?resize=512%2C309&quality=80&ssl=1)
La boîte de publication, côté valideur.

### Renvoyer

1. Clique **Renvoyer**.
2. Renseigne le **Motif du renvoi**, obligatoire, puis clique **Renvoyer**.

Les valeurs se rouvrent et la personne qui a soumis reçoit le motif ; l’état de travail affiche « Renvoyé : … ».

## Corriger un exercice publié

1. Sur un exercice **Publié**, clique **Ouvrir une mise à jour**, puis **Ouvrir la mise à jour**.
2. Le statut passe à **Mise à jour en cours** : saisis et recalcule comme d’habitude, sous la même structure.
3. Soumets, puis fais publier : la mise à jour devient la version suivante.

La version précédente reste consultable par tous, telle qu’elle a été remise.

## Marquer une information confidentielle

1. Clique le cadenas **Marquer confidentiel** à côté d’une rubrique ou d’un indicateur. Les thèmes ne se marquent pas.
2. Renseigne **Confidentiel jusqu’au** (aujourd’hui au plus tôt) et le **Motif**, tous deux obligatoires.
3. Clique **Marquer confidentiel**.

Marquer une rubrique rend confidentiels tous ses indicateurs ; pour en exclure un, ouvre son cadenas et clique **Exclure de la confidentialité de la rubrique**. **Retirer le marquage** lève la marque. À la lecture, chaque élément marqué porte « Confidentiel jusqu’au … », et un bandeau rappelle que les membres du CSE et les représentants syndicaux sont tenus à la discrétion (art. L2312-36) jusqu’à la date indiquée. Une marque échue ne compte plus.

## Télécharger et exporter

- **Télécharger le PDF** : l’exercice affiché, filigrané à ton nom. La flèche voisine propose **Un thème seul**.
- **Exporter** : **Tout l’exercice** en PDF, en **Excel (un onglet par thème)** ou en CSV, ou **Un thème seul** dans le format choisi. Les informations confidentielles sont incluses et marquées.
- **Bilan social** : en PDF ou en Excel, les sept chapitres légaux tirés de la BDESE et du module Formation, obligatoire à partir de 300 salariés. Il n’est pas proposé au contributeur.

Un contributeur n’exporte que ses rubriques ; un élu, la version publiée qu’il lit.

![Menu Exporter ouvert : Tout l’exercice en PDF, Excel (un onglet par thème) ou CSV, puis Un thème seul avec le choix du format et la liste des dix thèmes, et la mention que les informations confidentielles sont incluses et marquées, à votre nom.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/bdese-donnees-07.fr_-scaled.png?resize=800%2C484&quality=80&ssl=1)
Le menu Exporter.

## Le journal des consultations

1. Avec le droit de publication ou de confidentialité, clique **Afficher le journal** sous l’exercice.
2. Le tableau indique la **Date**, le **Lecteur**, l’**Action** (Consultation ou Téléchargement), l’**Exercice** et l’**Objet**. Filtre par action si besoin.

Le journal note chaque lecture d’une version publiée (une fois par heure et par personne pour la même version) et chaque téléchargement. Il affiche les 500 dernières lignes.

## À savoir

- Une valeur saisie l’emporte toujours sur le calcul. Vider le champ efface la saisie ; la valeur calculée revient au prochain **Calculer**.
- La pastille **importé** désigne une valeur tirée des rémunérations versées ; une valeur venue du modèle Excel d’une rubrique est **saisi**.
- Qui saisit une valeur, à la main ou par l’import d’une rubrique, en devient l’auteur et ne pourra pas publier : prévois un second détenteur du droit de publication. Une valeur calculée n’a pas d’auteur : lancer **Calculer** n’empêche pas de publier.
- Une marque confidentielle vaut pour la base, tous exercices confondus, et s’applique aussi aux versions déjà publiées.
- Les PDF portent ton nom en filigrane ; les tableurs le portent en tête.
- Le seuil du secret statistique se règle dans [Les réglages de la BDESE](https://illizeo.com/centre-aide/bdese-reglages/) ; il vaut au prochain calcul.
- Le contenu légal suit le pack publié par Illizeo ; l’écran signale quand il est en attente de relecture juridique.

## Questions fréquentes

### Pourquoi le bouton Publier est-il grisé ?

Tu as soumis l’exercice, ou tu es l’auteur d’au moins une de ses valeurs saisies (à la main ou par l’import d’une rubrique). Lancer Calculer ne compte pas : une valeur calculée n’a pas d’auteur. Un autre détenteur du droit de publication doit publier.

### Un élu voit « Cet exercice n’est pas encore publié ». Que faire ?

L’élu ne lit que les versions publiées. Soumets l’exercice et fais publier une première version.

### Le contributeur ne peut plus modifier sa rubrique.

Elle a été validée, et seuls les RH peuvent la rouvrir ; ou l’exercice a été soumis ou publié.

### Peut-on corriger un exercice déjà publié ?

Oui : **Ouvrir une mise à jour**, puis soumettre et faire publier une nouvelle version. L’ancienne reste consultable.

### *Similaire*