Un sondage se construit dans un assistant en quatre étapes : les questions, les participants, les paramètres, puis le lancement. Tu peux partir d’une page blanche, d’un modèle ou d’un sondage existant que tu dupliques. Cet article explique chaque étape, l’enregistrement en brouillon, le lancement, puis ce que tu fais ensuite depuis la fiche du sondage : modifier, dupliquer, clôturer. Il s’adresse aux RH et aux administrateurs qui conçoivent les sondages.
Avant de commencer #
- Le module Sondages doit être ouvert à ton compte — voir Démarrer avec les Sondages.
- Pour créer, modifier ou dupliquer un sondage, il faut le droit Sondage au palier Exécuter. Les rôles Administrateur et Responsable RH le portent.
- Pour le lancer ou le clôturer, il faut en plus le droit Lancer / planifier un sondage au palier Exécuter (Administrateur, Responsable RH, Manager). Sans lui, tu peux seulement l’enregistrer en brouillon.
- Pour utiliser les modèles et la bibliothèque de questions, il faut le droit Parcourir les 11 modèles PMF ; pour les modifier, Personnaliser un modèle au palier Exécuter.
- La liste des participants proposés reprend les employés actifs de ton périmètre.
- Les valeurs de départ de l’assistant (confidentialité, durée, relances) viennent de Paramètres › Sondages › Configuration — voir Les paramètres des sondages.
Ouvrir l’assistant #
Trois chemins mènent à l’assistant :
- l’onglet Nouveau sondage, ou le bouton Nouveau de la liste : une page blanche avec une première question ;
- l’onglet Modèles PMF : clique sur Aperçu → sous un modèle pour lire ses questions, puis sur Accéder → pour ouvrir l’assistant prérempli avec son titre et ses questions, rangées par thème ;
- l’icône Dupliquer d’un sondage existant : l’assistant reprend ses questions, ses participants et ses paramètres, et son titre suivi de « (copie) ».
Le bouton Aperçu, en haut à droite, montre à tout moment le questionnaire tel que le verra un participant.
Étape 1 : les questions #
- Saisis le Titre du sondage, obligatoire. L’icône globe, à sa droite, ouvre la traduction du titre.
- Remplis la première question : son texte, puis son type dans la liste déroulante.
- Clique sur Ajouter une question pour en ajouter une autre dans la section, ou sur Ajouter une section pour regrouper les questions sous un nouveau titre. Le titre de la section se modifie directement dans son en-tête.
- Pour chaque question, choisis au besoin un Thème… : les résultats sont calculés et présentés par thème.
- Utilise les flèches pour monter ou descendre une question, l’icône copie pour la dupliquer, la corbeille pour la supprimer, et le globe pour traduire son texte.
- Clique sur Suivant. L’assistant refuse de passer s’il n’y a pas de titre (« Le titre est requis »), aucune question (« Ajoutez au moins une question ») ou une question sans texte.
Les types de questions #
- Échelle (1-5) : de « Pas du tout d’accord » à « Tout à fait d’accord ». Les réponses 4 et 5 comptent comme favorables.
- Choix unique et Choix multiple : trois options sont créées d’office ; renomme-les, supprime-les avec la croix ou ajoute-en avec Ajouter une option.
- NPS : une note de 0 à 10, de « Pas du tout probable » à « Très probable ». Seules les notes 9 et 10 comptent comme favorables.
- Texte libre : une réponse rédigée. Ces réponses alimentent l’onglet Commentaires des résultats.
La bibliothèque de questions #
Le bouton Bibliothèque ouvre un panneau de questions prêtes à l’emploi, classées par thème. Cherche une question, puis ajoute-la à la section voulue d’un clic. Avec le droit Personnaliser un modèle, tu peux aussi modifier le texte d’une question de la bibliothèque.
Étape 2 : les participants #
Deux modes s’offrent à toi.
Mode Participants #
- Filtre au besoin la liste par département ou par bureau.
- Clique sur une ligne pour cocher ou décocher un employé. Tous coche toute la liste filtrée ; Désélectionner vide la sélection.
- Vérifie le compteur, en haut à droite, puis clique sur Suivant. Sans participant, l’assistant affiche « Sélectionnez au moins un participant ».
Mode Lifecycle #
Choisis Onboarding (nouveaux arrivants) ou Offboarding (départs). Les participants ne se cochent pas : ils sont calculés d’après le statut des employés. La carte indique combien de collaborateurs sont concernés aujourd’hui ; la liste est recalculée à chaque modification du sondage.
Étape 3 : les paramètres #
- Confidentialité : Confidentiel (réponses non identifiables) ou Visible (noms visibles). En mode Confidentiel, règle le Seuil minimum de confidentialité : aucun résultat ne s’affiche tant que ce nombre de réponses n’est pas atteint.
- Timeline : Ponctuel ou Récurrent. Pour un sondage récurrent, choisis la Fréquence (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle) et le nombre d’Occurrences. Renseigne les dates d’Ouverture et de Clôture ; le nombre de jours restants s’affiche dessous.
- Durée estimée : calculée d’après le nombre et le type des questions. Active Personnaliser la durée pour indiquer toi-même une durée en minutes.
- Relances : la liste des relances automatiques, chacune exprimée en jours. Ajoute-en avec Ajouter une relance, retire-en avec la croix.
Étape 4 : lancer ou enregistrer en brouillon #
- Relis le Récapitulatif : titre et nombre de questions, participants et confidentialité, calendrier et relances.
- Clique sur Brouillon pour enregistrer sans rien envoyer. Le sondage apparaît dans la liste au statut Brouillon.
- Ou clique sur Lancer : le sondage est enregistré puis ouvert aux réponses. Le bouton n’apparaît qu’avec le droit de lancer.
Au lancement, chaque participant reçoit un lien personnel de réponse, et le courriel d’invitation part si l’envoi automatique est activé dans les paramètres. Une notification du module signale le lancement.
La fiche d’un sondage #
Clique sur le titre d’un sondage dans la liste pour ouvrir sa fiche.
- Modifier rouvre l’assistant sur ce sondage. Dupliquer en crée une copie en brouillon.
- Lancer (brouillon) ou Lancer maintenant ouvre le sondage. Clôturer (sondage ouvert) le ferme à la date du jour : plus aucune réponse n’est acceptée.
- Résultats apparaît une fois le sondage ouvert ou clôturé.
- Les cartes indiquent les dates, le nombre de relances envoyées, la durée estimée, la participation par département et le score global.
À savoir #
- Un sondage dont la date de clôture est passée n’accepte plus de réponse, même s’il n’a pas été clôturé à la main ; le jour même de la clôture reste ouvert.
- À la clôture d’un sondage récurrent, le cycle suivant est préparé en brouillon, avec les mêmes questions et participants et des dates décalées selon la fréquence. Il te reste à le lancer.
- Modifier les questions d’un sondage remplace toute sa liste de questions : évite de le faire une fois des réponses reçues.
- Chaque création, modification, lancement et clôture est inscrit au journal d’activité du module.
Questions fréquentes #
Je ne vois que le bouton Brouillon. Pourquoi ? #
Le bouton Lancer exige le droit Lancer / planifier un sondage au palier Exécuter. Enregistre en brouillon, puis demande à une personne qui a ce droit de le lancer depuis la fiche.
Puis-je ajouter un participant après le lancement ? #
Oui, en modifiant le sondage. Le nouveau participant peut alors répondre depuis le formulaire de réponse.
À quoi sert le seuil minimum de confidentialité ? #
Il empêche de deviner qui a répondu quoi dans un petit groupe : sous ce nombre de réponses, aucun résultat n’est montré, ni pour le sondage, ni pour un département. Voir Lire les résultats et générer un rapport.
