Chaque espace a une adresse de transfert propre, de la forme crm+…@…. Quand vous recevez dans votre boîte l’e-mail d’une personne qui n’est pas encore dans le CRM, une demande de contact par exemple, transférez-le à cette adresse. Il arrive dans votre file « E-mails à traiter », avec ses pièces jointes, et l’IA peut en préparer les fiches. Illizeo ne lit jamais votre boîte : il ne reçoit que ce que vous lui transférez. Cet article s’adresse à l’administrateur du CRM, qui crée l’adresse et suit les e-mails écartés, et aux utilisateurs qui transfèrent.
Avant de commencer #
- Le module CRM doit être activé pour votre espace (voir Activer et administrer le module CRM).
- Droits de la matrice des rôles, menu CRM : « Réglages du CRM : consulter » pour voir l’adresse ; « Réglages du CRM : modifier » pour la créer, la régénérer et régler la taille maximale.
- Pour transférer, il faut « Comptes CRM : créer ». Pour lire votre file dans CRM › Microsoft 365, il faut aussi « Contacts CRM : consulter ». Pour préparer les fiches avec l’IA, il faut « Comptes CRM : créer », « Contacts CRM : créer » et que l’IA du CRM soit active dans l’espace.
- La boîte de réception qui reçoit les transferts est tenue par Illizeo. Si la page affiche « La boîte de réception d’Illizeo n’est pas encore en service sur cette plateforme : l’adresse ne peut pas être créée, et aucun e-mail transféré n’est relevé. », adressez-vous à Illizeo.
- Aucune connexion Microsoft n’est nécessaire pour transférer : l’adresse marche avec toute messagerie.
Créer et communiquer l’adresse #
- Ouvrez Paramètres › CRM › Adresse de transfert.
- Si la page indique « Aucune adresse n’a encore été créée pour cet espace. », cliquez sur Créer l’adresse. Le message « Adresse de transfert créée. » confirme.
- Cliquez sur Copier à côté de l’adresse, puis communiquez-la à votre équipe.
Seules les personnes qui peuvent consulter les réglages du CRM voient l’adresse dans Illizeo : c’est à l’administrateur de la diffuser. Sous l’adresse, la page indique la date Créée ou renouvelée le et le nombre d’e-mails écartés ces 30 derniers jours, avec leurs motifs.
Régénérer l’adresse #
Si l’adresse a circulé hors de l’équipe ou reçoit des messages indésirables, cliquez sur Régénérer l’adresse, puis sur Régénérer dans la fenêtre de confirmation. L’ancienne adresse cesse aussitôt de livrer : les e-mails qui y sont encore transférés sont écartés. Communiquez la nouvelle adresse à votre équipe.
Transférer un e-mail #
- Dans votre messagerie, ouvrez l’e-mail reçu et choisissez Transférer. Le transfert dans le corps du message et le transfert en pièce jointe sont tous deux reconnus.
- Envoyez-le depuis l’adresse e-mail de votre compte Illizeo : c’est elle qui vous identifie.
- Si vous le souhaitez, écrivez une note au-dessus du message transféré, par exemple le contexte de la demande.
- Adressez-le à l’adresse de transfert de l’espace et envoyez-le.
La boîte de transfert est relevée toutes les 2 minutes. Quand l’e-mail est accepté, vous recevez la notification « CRM : e-mail transféré reçu » : un clic ouvre l’e-mail dans votre file. Aucune réponse n’est envoyée, ni quand l’e-mail est accepté, ni quand il est écarté.
Ce qui est accepté ou écarté #
Un e-mail n’est accepté que s’il passe ces contrôles, dans cet ordre :
- il est adressé à l’adresse en vigueur d’un espace ;
- l’adresse d’envoi est authentifiée : le domaine de l’expéditeur publie SPF, DKIM et DMARC, et les trois contrôles réussissent ;
- dans cet espace, le module CRM est installé, et l’adresse d’envoi est celle d’un seul utilisateur actif, dont le compte Illizeo est activé et qui peut créer des comptes dans le CRM ;
- l’e-mail, pièces jointes comprises, ne dépasse pas la taille maximale réglée par l’espace.
Sinon, l’e-mail est écarté sans réponse. Il n’est ni lu par une personne ni gardé : seul son motif est compté. L’administrateur voit ces motifs sur la page de l’adresse :
| Motif affiché | Que faire |
|---|---|
| Expéditeur non authentifié | Le domaine de votre messagerie ne publie pas SPF, DKIM et DMARC, ou l’un des contrôles échoue. Votre service informatique peut les configurer. |
| Expéditeur inconnu | L’e-mail est parti d’une autre adresse que celle du compte Illizeo, ou d’une personne inactive ou sans le droit de créer des comptes dans le CRM. |
| Message trop lourd | Retirez des pièces jointes, ou relevez la taille maximale. |
| Adresse périmée | L’e-mail visait une ancienne adresse de transfert : utilisez l’adresse affichée. |
| Autre motif | Par exemple, le module CRM n’est plus installé dans l’espace. |
Où arrive l’e-mail #
L’e-mail accepté entre dans la file « E-mails à traiter » de la personne qui l’a transféré, et d’elle seule : ouvrez CRM › Microsoft 365. Sans connexion Microsoft, le bloc n’apparaît que lorsque la file contient au moins un e-mail. L’e-mail porte le repère Transféré par vous.
Le CRM retrouve l’e-mail d’origine dans votre transfert : son expéditeur, sa date, son objet et son corps. Cliquez sur Lire pour voir aussi les destinataires d’origine, Votre note en transférant, et les pièces jointes, à télécharger. Les images insérées dans le corps ne sont pas gardées comme pièces jointes. Si le CRM ne reconnaît pas l’e-mail d’origine, il garde le message tel qu’il est arrivé, avec vous comme expéditeur et son objet sans « TR : » ni « Fwd: ».
Ce que vous en faites ensuite #
- Préparer les fiches : l’IA lit l’e-mail et ses pièces jointes, puis propose l’organisation, le contact, une opportunité (ou un dossier de suivi) et des tâches. Si l’IA du CRM est active pour cet usage, la préparation se lance d’elle-même à l’arrivée ; l’e-mail porte alors « Fiches préparées, à revoir » et le bouton devient Revoir les fiches préparées. Cette préparation compte dans la consommation de l’IA de l’espace.
- Créer les fiches, après relecture et correction : les fiches retenues sont créées ou mises à jour, l’e-mail passe en Traités et rejoint la chronologie du contact et du compte, en « E-mail reçu » à sa date d’origine. Ses pièces jointes s’y téléchargent. Un e-mail qui touche une adresse ou un domaine que l’espace ne journalise jamais (réglage Jamais journalisés) crée ses fiches sans rejoindre leur chronologie. Si votre espace soumet ces créations à validation, le message « Proposition envoyée pour validation. » s’affiche et rien n’est créé avant l’accord du valideur.
- Marquer traité ou Ignorer : l’e-mail est rangé sans fiche.
Écarter les fiches préparées laisse l’e-mail dans la file. Rien n’est jamais créé sans votre validation.
Combien de temps les transferts sont gardés #
- Un e-mail À traiter reste dans votre file tant que vous ne l’avez pas classé.
- Un e-mail marqué traité ou ignoré sans être rattaché à une fiche est effacé, pièces jointes comprises, 30 jours après son classement.
- Un e-mail rattaché à une fiche suit les durées de conservation des contacts du CRM (voir Protéger les données des contacts (RGPD)).
- Le décompte des e-mails écartés porte sur 30 jours ; il ne garde ni expéditeur, ni objet, ni contenu.
Régler la taille maximale #
Dans le bloc Taille maximale d’un e-mail transféré, saisissez une valeur entre 1 et 35 Mo, pièces jointes comprises, puis cliquez sur Enregistrer. La valeur par défaut est 20 Mo. Un e-mail plus lourd est écarté avec le motif « Message trop lourd ». Sans le droit de modifier, la taille s’affiche en lecture seule.
À savoir #
- Une adresse de transfert ne livre que dans son espace : un e-mail n’entre jamais dans un autre espace que celui de l’adresse.
- L’adresse d’envoi doit être exactement l’adresse e-mail de votre compte Illizeo. Un alias, ou une adresse partagée par deux utilisateurs actifs, fait écarter l’e-mail.
- Un e-mail envoyé à une ancienne adresse n’est plus relié à votre espace : il est écarté sans être compté sur cette page.
- La notification « CRM : e-mail transféré reçu » se règle avec la ligne « CRM — Microsoft 365 : connexion expirée » de Paramètres personnels › Notifications : la couper coupe aussi celle-ci.
- Le journal du CRM garde la création et la régénération de l’adresse, les changements de taille et chaque réception (taille et nombre de pièces jointes) ; jamais le contenu.
- Vous pouvez aussi faire arriver des e-mails dans votre file par un dossier Outlook (voir Microsoft 365 dans le CRM).
Questions fréquentes #
J’ai transféré un e-mail, rien n’arrive dans ma file. #
Attendez quelques minutes. Si rien n’arrive, demandez à votre administrateur le motif affiché sur la page de l’adresse : le plus souvent, l’e-mail est parti d’une autre adresse que celle de votre compte Illizeo, ou le domaine de votre messagerie n’est pas authentifié.
Mes collègues voient-ils les e-mails que je transfère ? #
Non, tant qu’ils sont dans votre file. Une fois rattaché à une fiche, l’e-mail se lit dans la chronologie par toute personne qui peut lire ce contact ou ce compte.
