Les données de paie de la BDESE

L’onglet Paie dit d’où viennent les rémunérations qu’utilise la BDESE et permet de les importer quand ton logiciel de paie n’est pas branché. Ces rémunérations alimentent les indicateurs de rémunération de l’onglet Données et l’index de l’égalité professionnelle. Illizeo ne calcule aucun salaire et n’en estime aucun : il reprend ceux que ta paie a versés. Cet article explique comment lire la couverture d’une année, importer un fichier, et corriger ou annuler un import. Il s’adresse aux RH.

Avant de commencer #

• Le module BDESE doit être installé pour ton espace et ouvert pour toi. L’onglet s’ouvre par BDESE › Paie.
• L’onglet demande le droit Saisie de la BDESE. Au palier Accès, tu lis la couverture. Au palier Exécuter, tu vois aussi la carte Imports et peux importer, télécharger les refus et annuler un import, car ces gestes touchent des données salariales nominatives. Les rôles livrés RH et Administrateur ont les deux paliers.
• Les contributeurs désignés et les élus du CSE n’ont pas accès à cet onglet.
• Tu ne vois que les bases des entités que ton rôle couvre.

D’où viennent les rémunérations #

Pour chaque salarié et chaque mois, la BDESE retient une seule source, dans cet ordre de priorité :

1. Silae, quand le logiciel de paie est branché ;
2. le fichier importé dans cet onglet ;
3. le réalisé du Budget.

Rien n’est estimé à partir des salaires des fiches salariés. Sans paie pour une année, les indicateurs de rémunération restent vides.

Lire la couverture d’une année #

1. Choisis la base (liste BDESE, s’il y en a plusieurs) et l’Année : l’année en cours ou l’une des quatre précédentes.
2. Lis la carte Couverture : Salariés de la base, Avec paie et Mois couverts en moyenne.
3. Sous Par source, les pastilles Silae, Fichier et Budget donnent le nombre de salariés couverts par chaque source.

Compare Avec paie à Salariés de la base pour repérer les salariés sans rémunération, et Mois couverts en moyenne au nombre de mois écoulés pour repérer des mois manquants. La couverture n’affiche aucun montant. Si aucune rémunération n’existe pour l’année, un encart l’indique : « Aucune rémunération pour cette année : importez un fichier ou branchez Silae. Rien n’est estimé. »

Préparer le fichier #

1. Dans la carte Imports, clique Télécharger le modèle.
2. Ouvre le fichier CSV obtenu : séparateur point-virgule, colonnes matricule, mois, brut, primes, avantages et heures, et une ligne d’exemple.
3. Remplis-le depuis l’export de ton logiciel de paie : une ligne par salarié et par mois, telle que la paie l’a versée.

Le matricule, le mois et le brut sont obligatoires ; primes, avantages et heures sont facultatifs. Le matricule est celui de la fiche salarié dans Illizeo. Le mois s’écrit AAAA-MM ou MM/AAAA. Les en-têtes sont aussi reconnus dans d’autres langues (par exemple employee id, month, gross). Un fichier Excel (.xlsx, .xls) convient aussi.

Importer un fichier #

1. Clique Importer un fichier. La boîte « Importer les rémunérations versées » s’ouvre.
2. Choisis le fichier dans Fichier CSV ou Excel.
3. Pour un CSV, vérifie l’Encodage du CSV : UTF-8, Windows-1252 (Excel) ou ISO-8859-1. Si un en-tête accentué n’est pas reconnu, change d’encodage : le fichier est relu.
4. Le fichier est aussitôt simulé : « Simulation : N prête(s), N remplacerai(en)t un mois importé, N refusée(s). Rien n’a été écrit. »
5. Parcours le tableau : Ligne, Salarié, Mois, Brut et Statut. Une ligne est Prête, Remplace un mois déjà importé (l’ancien brut s’affiche barré à côté du nouveau) ou est Refusée, avec son motif.
6. Clique Importer. Le bilan s’affiche : « Import terminé : N nouvelle(s), N remplacée(s), N refusée(s). » Clique Fermer.

Le bouton Importer reste grisé tant qu’aucune ligne n’est importable. Les lignes refusées n’empêchent pas d’importer les autres.

Les motifs de refus #

• « Matricule manquant. » ou « Matricule inconnu : … » : le matricule n’est pas celui d’une fiche salarié.
• « Mois illisible (attendu AAAA-MM ou MM/AAAA). »
• « Montant brut illisible. » ou « Valeur illisible dans la colonne … ».
• « Doublon de la ligne N (même collaborateur, même mois). »

Si le fichier n’a pas une colonne obligatoire, la boîte affiche « Colonnes introuvables : … » et rien n’est simulé.

Remplacer un mois déjà importé #

Pour corriger un montant, importe simplement un fichier qui contient de nouveau ce salarié et ce mois. La simulation marque la ligne Remplace et montre l’ancien brut barré à côté du nouveau, avec la mention « Remplace le montant déjà importé pour ce mois. ». Après l’import, le nouveau montant est retenu ; l’ancien n’est rétabli que si tu annules cet import. Si Silae couvre aussi ce mois, c’est Silae qui reste retenu.

Suivre les imports, télécharger les refus, annuler #

La carte Imports liste les 50 derniers imports : Date, Par, Fichier, Acceptées, Refusées et Statut (Importé, Partiel ou Annulé). Les simulations n’y figurent pas.

Télécharger les lignes refusées #

Sur un import qui compte des refus, clique Refus (CSV) : le fichier liste chaque ligne refusée, son matricule et son motif. Corrige-les dans ton fichier, puis importe-le de nouveau : les mois déjà importés seront remplacés.

Annuler un import #

1. Clique Annuler sur la ligne de l’import.
2. Lis la confirmation : les rémunérations que l’import a créées sont supprimées, et celles qu’il a remplacées retrouvent leur valeur d’avant.
3. Clique Annuler l’import (ou Garder pour renoncer). Le statut passe à Annulé.

Faire apparaître les rémunérations dans la BDESE #

Un import n’écrit rien dans l’exercice lui-même. Pour mettre à jour les indicateurs de rémunération (rémunération mensuelle moyenne, dix plus hautes rémunérations, part des primes…), ouvre l’onglet Données et clique Calculer : les valeurs portent alors la pastille importé. Si l’exercice est déjà soumis ou publié, il ne se recalcule plus : ouvre d’abord une mise à jour. Voir Saisir, valider et publier les données. L’index de l’égalité lit aussi ces rémunérations : voir Calculer et publier l’index de l’égalité professionnelle.

À savoir #

• Pour un même mois, Silae l’emporte toujours sur le fichier, et le fichier sur le Budget.
• Les imports valent pour tout l’espace, pas pour une seule base : les lignes sont rangées par salarié et par mois, puis chaque base retient ses salariés.
• Un mois réimporté remplace le précédent pour le même salarié.
• Après un import ou une annulation, relance Calculer dans l’onglet Données ; un exercice soumis ou publié ne se recalcule plus.
• Dans les indicateurs, une moyenne portée par trop peu de personnes est masquée par le secret statistique.
• Le fichier est lu dans ton navigateur : seules ses lignes sont envoyées, pas le fichier lui-même.
• Un import accepte jusqu’à 20 000 lignes.

Questions fréquentes #

Pourquoi mes lignes sont-elles refusées avec « Matricule inconnu » ? #

Le matricule du fichier doit être celui de la fiche salarié dans Illizeo. Vérifie qu’il correspond, et que la fiche existe.

Les indicateurs de rémunération restent vides. #

Soit aucune paie n’existe pour l’année (« Avec paie » vaut 0 dans la couverture), soit le calcul n’a pas été relancé dans l’onglet Données depuis l’import.

« Colonnes introuvables » alors que les colonnes sont bien là. #

L’encodage choisi ne correspond sans doute pas à celui du fichier, et un en-tête accentué (comme « période ») est mal lu. Un CSV enregistré depuis Excel est souvent en Windows-1252 : choisis-le dans Encodage du CSV, le fichier est relu aussitôt. Le modèle téléchargé, lui, est en UTF-8.

Peut-on annuler un ancien import ? #

Oui, tant qu’il n’est pas déjà annulé. L’annulation peut toutefois être refusée si un import plus récent a remplacé certaines de ses lignes.