Démarrer avec l’Accès RH

L’entrée de menu Accès RH regroupe les écrans RH qui portent sur toute une population plutôt que sur le dossier d’une seule personne : retrouver les documents de tous les salariés que tu gères, envoyer un même document à signer à un groupe entier, poser une même absence pour plusieurs salariés d’un coup. Cet article présente ces trois écrans, les droits qui les ouvrent et ce que voit chaque profil. Il s’adresse aux RH, aux gestionnaires de paie, aux auditeurs et aux administrateurs qui paramètrent les rôles.

Avant de commencer #

• Accès RH n’est pas un module à installer : c’est un regroupement d’écrans. Ses sous-entrées Documents et Signatures en masse relèvent du module Documents ; Saisie collective relève du module Gestion des absences. L’entrée apparaît dès que l’un de ces deux modules est installé et ouvert pour toi.
• Chaque sous-entrée a son propre droit dans la matrice des rôles (voir plus bas). Sans aucun de ces droits, l’entrée Accès RH n’apparaît pas du tout dans ton menu.
• Portée : ces écrans ne t’ouvrent jamais plus de salariés que tes rôles ne t’en donnent déjà. Ils travaillent sur la population cible de chacun de tes rôles, telle qu’elle est réglée dans les Paramètres. Voir Définir la population cible d’un rôle.

Les trois écrans #

Survole Accès RH dans le menu de gauche : un panneau liste les sous-entrées auxquelles tu as droit, et seulement celles-là. Clique sur celle que tu veux ouvrir.

• Documents ouvre l’écran Tous les documents : la liste des documents de toutes les personnes de ta population, avec recherche, filtres et téléchargement. Il est en lecture seule. Voir Retrouver les documents de toute ta population.
• Signatures en masse ouvre les Campagnes de signature : un même document (avenant, attestation, charte, règlement) envoyé à signer à un groupe entier, en une seule opération. Voir Lancer une campagne de signature et Suivre une campagne de signature.
• Saisie collective ouvre la Saisie collective d’absences : une même absence, créée validée, pour toute une population. Voir Poser une absence pour toute une population.

Les droits qui ouvrent chaque écran #

Les droits se règlent dans la matrice des rôles (voir Régler les permissions dans la matrice). Voici ceux qu’utilise Accès RH, avec leur libellé dans la matrice et le palier requis.

Documents #

• Voir les documents de toute ma population (vue « Tous les documents »), palier Accès : ouvre l’écran.
• Rechercher / Filtrer des documents, palier Accès : affiche les deux champs de recherche (par nom et dans le contenu).
• Voir les catégories, palier Accès : affiche le filtre par catégorie.
• Télécharger un document, palier Accès : affiche le bouton d’ouverture de chaque ligne.
• Télécharger en ZIP toute la sélection de « Tous les documents », palier Accès, en plus du droit précédent : affiche le bouton Télécharger en ZIP.

Signatures en masse #

• Campagnes de signature — envoyer un document à signer à toute une population : au palier Accès, tu vois la liste et le suivi de tes campagnes ; au palier Exécuter, tu peux en créer, et ajouter les nouveaux entrants à une campagne partie ; au palier Admin, tu vois toutes les campagnes de l’espace, pas seulement les tiennes.
• Les réglages fins de l’envoi reprennent les droits de l’envoi un par un, au palier Exécuter : Sélectionner les signataires (autres signataires et personnes informées), Configurer la demande (échéance, ordre, rappels) (choisir si l’ordre des signatures est imposé), Changer la langue de la demande, Relancer une demande de signature et Annuler une demande de signature (gestes groupés du suivi).

Saisie collective #

• Valider directement une absence (sans approbation), palier Exécuter : ouvre l’entrée de menu.
• Créer une demande d’absence, palier Exécuter : nécessaire en plus pour utiliser l’écran. Les absences sont créées validées : il faut donc les deux droits.

Ce que voit chaque profil #

Avec les rôles livrés par Illizeo (tu peux les modifier) :

• Administrateur : les trois écrans, avec tous les gestes, et toutes les campagnes de signature de l’espace.
• Responsable RH : les trois écrans. Il télécharge en ZIP, crée des campagnes et voit celles qu’il a créées ou qu’il doit valider, pose des absences collectives.
• Gestionnaire Paie et Auditeur : seulement Documents, en consultation, sans le téléchargement en ZIP.
• Manager, Tous les employés et les autres rôles : pas d’entrée Accès RH. Un manager garde l’accès aux dossiers de son équipe depuis la fiche de chaque personne.

Une exception : la personne désignée pour valider une campagne de signature peut l’ouvrir depuis sa notification, même sans aucun droit sur les campagnes, pour la valider ou la refuser.

À savoir #

• Accès RH n’a aucun rapport avec le module Demandes RH (le guichet où les salariés déposent leurs demandes à l’équipe RH). Pour ce dernier, voir Demandes RH : présentation et parcours d’une demande.
• Les gestes qui modifient le dossier d’une personne (déposer, renommer, supprimer un document) ne se font pas depuis Tous les documents : ils restent dans le dossier de la personne, où ses propres gardes s’appliquent.
• Une campagne de signature ou une saisie collective ne contourne aucune règle : chaque salarié visé passe les mêmes contrôles que s’il était traité seul.

Questions fréquentes #

Je ne vois pas l’entrée Accès RH. Pourquoi ? #

Aucun de tes rôles ne porte l’un des trois droits qui l’ouvrent, ou ni le module Documents ni le module Gestion des absences ne sont ouverts pour toi. Demande à ton administrateur de vérifier la matrice des rôles.

Je vois Accès RH mais pas la Saisie collective. Est-ce normal ? #

Oui, si ton rôle n’a pas Valider directement une absence (sans approbation) au palier Exécuter. Chaque sous-entrée n’apparaît qu’avec son droit.

Un gestionnaire de paie voit-il les documents de toute l’entreprise ? #

Non. Il voit les documents des personnes de la population cible de son rôle, catégorie par catégorie, exactement comme s’il ouvrait leurs dossiers un par un.