Cet article s’adresse aux administrateurs qui préparent les questionnaires d’évaluation de l’entreprise. Il explique comment créer un modèle de formulaire, construire ses sections et ses questions, le traduire, le prévisualiser, puis le faire évoluer une fois qu’il a servi. Les modèles servent ensuite aux étapes des campagnes, aux évaluations ponctuelles et aux réunions 1:1.
Avant de commencer #
- Le module Performance doit être installé pour votre espace.
- Voir la liste des modèles : « Modèles de formulaire de feedback », palier Accès. Créer, renommer, activer, désactiver, supprimer et réordonner les modèles : palier Exécuter.
- Ouvrir le constructeur d’un modèle : « Constructeur de formulaire (form builder) », palier Accès. Enregistrer les questions et dupliquer un modèle : palier Exécuter sur les deux droits.
- Par défaut, seul le rôle administrateur détient ces droits. Ils se règlent dans Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés, rubrique PERFORMANCE.
La liste des modèles #
Ouvrez Paramètres › Performance › Modèles de formulaires. La page « Modèles de formulaires de feedback » présente un tableau :
- Nom du modèle, avec la pastille « Désactivé » pour un modèle qui n’est plus proposé, ou « Verrouillé » pour un modèle utilisé par une revue signée ;
- Langues : le nombre de langues dans lesquelles le nom du modèle est traduit ;
- Étapes : le nombre de questions du modèle (les titres de section ne comptent pas) ;
- Actions : Voir ouvre le constructeur ; le menu à trois points de la ligne propose Modifier, Dupliquer, Désactiver ou Activer, et Supprimer.
Faites glisser une ligne pour changer l’ordre des modèles. Le message « Ordre des modèles mis à jour avec succès » confirme l’enregistrement.
Créer un modèle #
- Cliquez sur Créer un nouveau formulaire. La fenêtre « Nouveau formulaire » s’ouvre.
- Saisissez le Nom du formulaire (obligatoire), par exemple « Entretien annuel ».
- Dans Traductions, cliquez sur Ajouter : le bouton indique le nombre de traductions manquantes. Renseignez le nom dans chaque langue active de l’entreprise (le français et l’anglais sont gérés). Sans elles, la création est refusée avec le message « Traductions manquantes : … ».
- Cliquez sur Créer. Si vous avez accès au constructeur, il s’ouvre aussitôt sur le nouveau modèle ; sinon, vous restez sur la liste.
Pour renommer un modèle plus tard, choisissez Modifier dans le menu à trois points de sa ligne : la fenêtre « Modifier le modèle de feedback » reprend le nom et ses traductions. Cliquez sur Sauvegarder.
Construire le questionnaire #
Le « Créateur de formulaire de performance » s’ouvre en mode Éditer. En haut, le champ Titre du formulaire reprend le nom du modèle.
- Un formulaire est fait de sections. Donnez un Titre de section à la première, puis utilisez Ajouter une section en bas de page pour les suivantes.
- Dans une section, cliquez sur Ajouter une question. Saisissez l’Intitulé de la question, choisissez son type et, au besoin, une Description qui guide la personne qui répond.
- Réglez les trois interrupteurs de la question : Obligatoire (la revue ne peut pas être soumise sans réponse), Commentaires (un champ de commentaire accompagne la réponse) et Privé (voir plus bas).
- Les icônes de la question permettent de la dupliquer ou de la supprimer ; la poignée en tête de question permet de la déplacer par glisser.
| Type de question | Ce que vous réglez |
|---|---|
| Texte libre | Rien de plus : la personne rédige sa réponse. |
| Binaire (Oui/Non) | Les libellés des deux options, Oui et Non par défaut. |
| Feu tricolore | Les libellés des trois options : négative, neutre et positive. |
| Échelle descriptive | Une liste d’options (Insuffisant, Satisfaisant, Excellent par défaut), complétée par Ajouter une option. |
| Échelle numérique | Les bornes De (0 à 8) et à (jusqu’à 10, au moins deux crans au-dessus du minimum), un Libellé bas et un Libellé haut, avec un aperçu. |
| Choix multiple | Une liste d’options, complétée par Ajouter une option, et la case Autoriser « Autre ». |
Les questions privées #
Une question marquée Privé (« Cette question et sa réponse seront masquées pour le destinataire. ») n’est jamais montrée à la personne évaluée, sauf dans sa propre auto-évaluation. Elle n’apparaît pas non plus dans le dossier de fin de cycle. Un formulaire ne peut pas contenir uniquement des questions privées : le constructeur le signale et refuse d’enregistrer.
Traduire les libellés #
Les champs du constructeur portent le texte français. Le globe placé à côté du titre, des sections, des questions et des options (« Gérer les traductions ») ouvre la fenêtre « Traductions », qui propose un champ par langue active : saisissez-y l’anglais, puis cliquez sur Enregistrer.
Chaque libellé doit exister dans toutes les langues actives de l’entreprise, y compris les options et les libellés d’échelle. Les textes proposés par défaut (« Nouvelle question », Oui / Non, les options du feu tricolore et de l’échelle descriptive) n’existent qu’en français : si l’anglais est actif, remplacez-les ou traduisez-les avant d’enregistrer.
Prévisualiser et enregistrer #
Cliquez sur Prévisualiser pour voir le formulaire tel qu’il sera présenté : le titre, un encadré « Instructions », puis les sections et leurs questions (un astérisque marque les questions obligatoires). La liste en haut à droite change la langue de l’aperçu (français ou anglais). Revenez à la saisie avec Éditer.
Cliquez sur Enregistrer. Le bouton reste grisé tant que le formulaire n’a pas de titre ou pas de question. Le constructeur vérifie ensuite que le titre compte au moins deux caractères et que chaque libellé est traduit ; une traduction manquante est nommée dans le message (par exemple « … — traduction manquante : Anglais »). Une fois enregistré, le message « Formulaire modifié avec succès » s’affiche et vous revenez à la liste.
Marquer un modèle « entretien professionnel » #
Pour les salariés en France, la case Entretien professionnel (France, art. L6315-1), sous le titre du formulaire, indique qu’un entretien finalisé avec ce modèle compte comme entretien professionnel. Le réglage s’applique dès que vous cochez la case, sans passer par Enregistrer, et reste disponible sur un modèle verrouillé. Son effet est décrit dans Suivre les entretiens professionnels (France).
Faire évoluer un modèle qui a servi #
Modèle verrouillé #
Dès qu’une revue signée utilise un modèle, celui-ci passe « Verrouillé » : le constructeur l’affiche en lecture seule. Pour le modifier, choisissez Dupliquer dans le menu à trois points de sa ligne. La copie, nommée « <nom> (Copy) », reprend toutes les questions et reste modifiable ; le modèle verrouillé est désactivé dans le même mouvement, afin que seule la nouvelle version soit proposée. Pensez à renommer la copie et à la choisir sur les cycles et les étapes à venir.
Désactiver ou supprimer #
Un modèle désactivé n’est plus proposé au choix pour une nouvelle évaluation, un cycle ou une étape ; les revues et les étapes qui l’utilisent déjà le gardent. Activer le remet à disposition. Un modèle jamais utilisé se supprime avec ses questions (« Supprimer le modèle de feedback »). Un modèle déjà utilisé ne peut pas l’être : la fenêtre « Impossible de supprimer ce modèle » propose de le désactiver à la place.
À savoir #
- Sur une question qui a déjà reçu des réponses, le type ne se change plus ; les options d’une échelle ou d’un choix se renomment ou s’ajoutent, mais ne se retirent pas ; la plage d’une échelle numérique ne peut pas être réduite. Une question d’un modèle déjà utilisé ne se supprime pas : désactivez le modèle et dupliquez-le.
- Une revue finalisée conserve les questions telles qu’elles étaient au moment de sa finalisation.
- Le choix du modèle se fait sur le cycle ou sur chaque étape : voir Paramétrer un cycle et une campagne d’évaluation. Pour une évaluation hors campagne, voir Remplir et valider les évaluations.
- Les formulaires de Performance ne contiennent pas d’évaluation de compétences. Le volet compétences de l’entretien annuel appartient au module Formation : voir Gérer les compétences.
Questions fréquentes #
Pourquoi le bouton Enregistrer reste-t-il grisé ? #
Le formulaire n’a pas encore de titre ou ne contient aucune question. Si le modèle est verrouillé, ou si vous n’avez que le palier Accès, le constructeur s’ouvre en lecture seule.
Faut-il recréer le modèle pour la campagne suivante ? #
Non. Un modèle actif se choisit sur autant de cycles et d’étapes que nécessaire. Ne le dupliquez que pour en faire évoluer le contenu, en particulier lorsqu’il est verrouillé.
