Le module Notes de frais couvre tout le parcours d’une dépense professionnelle : le collaborateur la saisit ou scanne son justificatif, la soumet, son approbateur la valide, puis l’entreprise la rembourse par virement ou avec le salaire et la passe en comptabilité. Cet article présente le module, les rôles de chacun et le cycle de vie d’une note ; il s’adresse à tous les utilisateurs.
Avant de commencer #
- Le module Notes de frais doit être activé pour votre espace.
- L’onglet Notes de frais de votre profil n’apparaît que si l’un de vos rôles porte le droit « Note de frais » au palier Accès. Par défaut, il est accordé à tous les rôles fournis par Illizeo.
- Les droits de saisie, d’approbation, de paiement et de paramétrage sont détaillés dans Administrer le module Notes de frais.
Ce que le module couvre #
- Quatre façons de déclarer une dépense. Une dépense saisie à la main, un ticket ou une facture scannés et lus automatiquement, un trajet kilométrique calculé d’après l’itinéraire, ou un per diem (indemnité forfaitaire de déplacement par pays).
- Des règles de dépense. L’entreprise fixe des plafonds par catégorie et par population, dans une ou plusieurs devises, et décide si un dépassement est bloqué ou seulement signalé.
- Un circuit d’approbation. Chaque note soumise suit le circuit réglé dans Workflows ; à défaut, elle va au supérieur hiérarchique du collaborateur. Certaines notes peuvent être approuvées automatiquement.
- Le remboursement. Les notes approuvées sont réglées par un fichier de paiement bancaire ou avec le prochain salaire.
- Les obligations fiscales. Taux de TVA par pays, barèmes kilométriques légaux et calcul de la part imposable d’un remboursement kilométrique supérieur au seuil d’exonération.
- La comptabilité. Chaque approbation génère ses écritures comptables, exportables dans le format de votre logiciel.
- Plusieurs devises et plusieurs contrats. Une dépense peut être saisie dans n’importe quelle devise ; elle est convertie automatiquement. Un collaborateur qui a plusieurs contrats rattache chaque dépense au bon employeur.
Qui fait quoi #
| Profil | Ce qu’il fait dans le module |
|---|---|
| Collaborateur | Saisit ses dépenses, ses trajets et ses per diem, les soumet, suit leur statut et corrige une note refusée. |
| Approbateur (manager par défaut) | Accepte, refuse ou délègue les notes qui lui sont adressées, dans Flux de travail › Notes de frais. |
| Personne chargée du paiement | Choisit le mode de règlement de chaque note approuvée, génère le fichier de paiement et suit l’historique des fichiers. |
| Administrateur | Paramètre le module : catégories, taux de TVA, règles, barèmes kilométriques, per diem, champs obligatoires, seuils, notifications, comptabilité et droits. |
Où se trouvent les écrans #
| Écran | Chemin |
|---|---|
| Vos notes de frais | Votre profil, onglet Notes de frais |
| Les notes à approuver | Flux de travail › Notes de frais |
| Le paramétrage, les paiements, les rapports et la comptabilité | Paramètres › Notes de frais |
| Le circuit d’approbation | Paramètres › Gérer les employés › Workflows, catégorie Notes de frais |
Le parcours d’une note #
- Saisie. Le collaborateur crée la dépense. Avec Enregistrer brouillon, elle reste modifiable et n’entre pas encore dans le circuit d’approbation.
- Soumission. Avec Soumettre, Illizeo contrôle les champs obligatoires, le justificatif et les plafonds de la règle qui s’applique. Un dépassement interdit bloque la note ; un dépassement autorisé laisse passer la note avec un avertissement.
- Approbation. La note est approuvée d’office si une règle ou un seuil le prévoit ; sinon, elle part dans le circuit d’approbation. Un refus exige un motif, communiqué au collaborateur.
- Remboursement. Selon le moyen de paiement choisi, la note est réglée par un fichier de paiement bancaire ou avec la paie du mois de la dépense. Le collaborateur est prévenu quand elle est remboursée.
- Comptabilité. Les écritures de la note sont générées dès son approbation, puis exportées vers votre logiciel comptable.
Les statuts d’une note #
| Statut | Signification | Ce que le collaborateur peut faire |
|---|---|---|
| Brouillon | La dépense est enregistrée mais pas encore soumise. | La modifier, la soumettre ou la supprimer |
| En attente | La note est soumise et attend une décision dans le circuit. | Consulter le détail et l’historique |
| Approuvée | La note est validée, par un approbateur ou automatiquement ; elle attend son remboursement ou est déjà payée. | Consulter le détail et l’historique |
| Refusée | Un approbateur a refusé la note en indiquant un motif. | La corriger et la soumettre à nouveau, ou la supprimer |
Le paiement n’est pas un statut à part : l’historique du détail d’une note indique la date à laquelle elle a été payée. Un per diem, lui, est soumis dès sa déclaration : il n’a pas de brouillon et passe directement « En attente ».
À savoir #
- Personne ne peut approuver ou refuser sa propre note, quel que soit son rôle.
- Une note payée, ou déjà incluse dans un fichier de paiement ou dans la paie, ne peut plus changer de statut.
- Le montant d’une dépense se saisit hors taxes ; le taux de TVA choisi calcule la taxe, et c’est sur le montant hors taxes que se jugent les plafonds.
- Une dépense dans une devise étrangère est convertie au taux du jour de la dépense. Si aucun taux n’est disponible pour cette date, un taux de 1 pour 1 est appliqué et signalé « Taux de change à vérifier » : la note n’est alors jamais approuvée automatiquement.
- Une dépense ne peut pas être datée dans le futur, ni avant la date d’entrée du collaborateur.
