Cet article s’adresse aux collaborateurs : il explique comment saisir une dépense à la main ou en scannant son justificatif, la soumettre à validation, suivre ses notes de frais et corriger une note refusée. Les frais kilométriques et les per diem ont leur propre article.
Avant de commencer #
- Pour ouvrir vos notes de frais, votre rôle doit porter le droit « Note de frais » au palier Accès ; pour en créer, au palier Exécuter. Le rôle Tous les employés les porte par défaut.
- Pour scanner un justificatif, il faut en plus le droit « Scanner un reçu (OCR) » au palier Exécuter, accordé par défaut à tous les employés.
- Les catégories, les taux de TVA et les champs obligatoires sont choisis par votre entreprise.
Retrouver ses notes de frais #
Ouvrez votre profil, onglet Notes de frais. La page présente :
- des indicateurs : Total dépenses, Total kilométrique, Total per diem, Remboursé (dépenses approuvées) et À soumettre (brouillon, attente et per diem) ;
- trois onglets, Dépenses, Kilométrage et Per Diem, avec le nombre de lignes de chacun ;
- un champ de recherche, le bouton Exporter (fichier CSV de l’onglet affiché) et des filtres de statut : Tous, Brouillon, En attente, Approuvée, Refusée ;
- les boutons de création : Ajouter une dépense, Ajouter un kilométrage, Scanner un ticket / facture, Déclarer un per diem et Mes véhicules. Seuls ceux que vos droits permettent s’affichent.
Le tableau indique pour chaque dépense la date, le nom, la catégorie, le marchand, le montant, la présence d’une pièce jointe (colonne PJ) et le statut. Si vous avez plusieurs contrats, la liste suit le contrat choisi dans l’en-tête du profil et une colonne Contrat indique celui de chaque dépense.
Saisir une dépense #
- Cliquez sur Ajouter une dépense. La page Note de frais s’ouvre.
- Dans Informations générales, donnez un nom à la dépense (3 à 100 caractères), choisissez sa Catégorie de la note de frais et sa Date. Renseignez le Commerçant si votre entreprise l’exige.
- Si plusieurs de vos contrats couvrent cette date, choisissez le Contrat concerné : la dépense est remboursée par l’employeur de ce contrat et validée par son responsable.
- Saisissez le Montant HT et sa Devise. Si la devise diffère de la vôtre, l’encadré Conversion automatique montre le montant converti.
- Si besoin, rattachez la dépense à un Projet, puis à une Tâche et à une Sous-tâche qui vous sont assignées.
- Choisissez le Taux de TVA : la taxe et le total sont calculés. Ajoutez un commentaire dans Détails de la note de frais (1 000 caractères au plus).
- À droite, déposez votre justificatif dans Aperçu de la pièce jointe : un seul fichier PDF, JPG ou PNG de 10 Mo au plus. Les boutons Remplacer et Supprimer permettent d’en changer.
- Cliquez sur Enregistrer brouillon pour finir plus tard, ou sur Soumettre pour l’envoyer en validation.
Les contrôles à la soumission #
- Les champs manquants sont listés sous le titre « Veuillez corriger les erreurs suivantes avant de soumettre : ». Selon les réglages de votre entreprise, le commerçant, le projet, le commentaire ou la pièce jointe peuvent être obligatoires.
- Le montant est comparé au plafond de la règle de dépense qui vous concerne, dans la devise de la note. Si le dépassement est interdit, le message de la règle s’affiche et la note n’est pas enregistrée. S’il est autorisé, un avertissement s’affiche (« Avertissement — vous pouvez soumettre, mais notez bien : ») et la note part quand même.
- Au-delà d’un certain montant, votre entreprise peut exiger un justificatif : sans pièce jointe, la note est refusée à la soumission.
Scanner un ticket ou une facture #
- Cliquez sur Scanner un ticket / facture.
- Glissez votre fichier dans la fenêtre ou cliquez sur parcourir vos fichiers : PDF, JPG, PNG ou HEIC, 10 Mo au plus.
- Cliquez sur Scanner et analyser. La lecture peut prendre jusqu’à une minute.
- Vérifiez le résultat : marchand, montant, date et catégorie. La mention « Lu par l’IA » vous invite à contrôler en particulier le montant, la date et la devise.
- Cliquez sur Vérifier et compléter. La dépense est créée en brouillon avec son justificatif, et le formulaire s’ouvre prérempli : complétez-le, puis enregistrez ou soumettez.
Si le scan ne trouve rien d’exploitable, choisissez Continuer et saisir manuellement : le justificatif est joint et vous remplissez le reste. Rescanner recommence avec un autre fichier. Si la TVA a été lue sur le justificatif, un taux est proposé et le montant hors taxes est recalculé à partir du total : vérifiez-le avant d’envoyer. Annuler dans le formulaire supprime le brouillon créé par le scan.
Consulter, modifier, corriger #
Le bouton Voir d’une ligne ouvre le Détail de la note de frais : montant, marchand, pièce jointe, détail fiscal éventuel et Historique (création, soumission, décisions, paiement). Selon le statut, les actions changent :
| Statut | Actions proposées |
|---|---|
| Brouillon | Modifier, Soumettre pour validation, Supprimer |
| En attente, Approuvée | Consultation seulement |
| Refusée | Corriger et re-soumettre, Supprimer |
Le motif d’un refus figure dans l’historique et dans l’e-mail qui vous l’annonce. Corrigez la note, puis cliquez sur Soumettre : elle repart dans le circuit.
Être prévenu #
Vous recevez une notification dans la cloche d’Illizeo et un e-mail quand votre note est approuvée, refusée ou remboursée, ainsi qu’un rappel quand un brouillon attend depuis plusieurs jours (7 jours par défaut). Vous pouvez couper ces avis dans Paramètres personnels › Notifications, famille Notes de frais.
À savoir #
- La date d’une dépense ne peut être ni dans le futur, ni antérieure à votre date d’entrée.
- Le montant est plafonné à 999 999 et doit être positif.
- Si aucun taux de change n’existe pour la date de la dépense, un taux de 1 pour 1 est appliqué et la note est marquée « Taux de change à vérifier » ; elle suit alors toujours le circuit d’approbation.
- L’export CSV est refusé au-delà de 1 000 dépenses chargées : affinez d’abord vos filtres.
- Une note supprimée disparaît de la liste et ne peut pas être restaurée depuis l’application.
Questions fréquentes #
Je ne vois pas l’onglet « Notes de frais » #
Le module n’est pas activé pour votre espace, ou votre rôle ne porte pas le droit « Note de frais ». Adressez-vous à votre administrateur.
Le scan affiche « Le service OCR n’est pas configuré » #
La lecture automatique n’est pas disponible pour votre espace. Saisissez la dépense avec Ajouter une dépense et joignez le justificatif.
Ma note est bloquée par un plafond #
La règle de dépense de votre entreprise interdit de dépasser ce montant pour cette catégorie. Vérifiez le montant et la catégorie ; si la dépense est justifiée, adressez-vous à votre responsable ou à votre administrateur.
