Paramétrer le module Notes de frais

Cet article s’adresse aux administrateurs : il explique comment mettre en place le module Notes de frais, de la devise de référence aux catégories, taux de TVA, règles de dépense, barèmes kilométriques, per diem, champs obligatoires, seuils automatiques et notifications.

Avant de commencer #

• Les écrans de paramétrage se trouvent dans Paramètres › Notes de frais. Chaque tuile a son propre droit dans la matrice des rôles ; par défaut, seul le rôle Administrateur les porte.
• Le circuit d’approbation se règle dans Workflows (voir Approuver les notes de frais), les paiements et la comptabilité dans leurs propres écrans (voir Rembourser, analyser et comptabiliser les notes de frais).

Ordre conseillé #

1. Vérifier la devise de référence et la méthode de conversion.
2. Passer en revue les catégories et les taux de TVA.
3. Créer les règles de dépense (plafonds).
4. Configurer les taux kilométriques et les per diem.
5. Régler les champs obligatoires, le moyen de paiement par défaut, les seuils et les notifications.
6. Vérifier le circuit d’approbation dans Workflows.

1. Devise de référence et taux de change #

La devise de référence, la méthode de conversion et les taux fixes mensuels servent à toute l’organisation : ils se règlent dans Paramètres › Gérer Illizeo › Paramètres globaux › Devise & taux de change. Une dépense saisie dans une autre devise est convertie au taux du jour de la dépense.

2. Catégories #

Catégories ouvre la page Catégories de dépenses. Illizeo fournit un jeu de catégories, dont la catégorie kilométrique (badge Pour Kilométrage), indispensable aux trajets.

1. Cliquez sur Ajouter.
2. Choisissez une Couleur et une Icône ; l’Aperçu montre le résultat. Le Type est toujours Pour Dépense.
3. Restreignez éventuellement la catégorie à certains pays avec Pays (Optionnel), saisissez le Nom de la catégorie et son Statut.
4. Cliquez sur Ajouter.

Une catégorie fournie par Illizeo ne peut pas être supprimée, et une catégorie déjà utilisée non plus : désactivez-la. Elle disparaît alors des nouvelles dépenses sans toucher aux dépenses enregistrées.

3. Taux de TVA #

Barème d’imposition ouvre la page Taux d’imposition des dépenses.

• Ajouter depuis le référentiel propose les taux tenus par Illizeo, pays par pays : cochez ceux qui vous concernent puis cliquez sur Ajouter. Ces taux sont indicatifs : vérifiez-les auprès de l’administration fiscale compétente.
• Ajouter un taux de taxe sur les dépenses crée un taux à la main : Nom, Taux de TVA (%), Pays, Date début, Date fin, Numéro sur formulaire fiscal et Statut.

Le formulaire de dépense ne propose que les taux actifs dont la période couvre la date de la dépense ; un taux dont la date de fin est passée s’affiche « Expiré ». Un taux utilisé ne peut pas être supprimé, seulement désactivé.

4. Règles de dépenses #

Une règle fixe un plafond pour une population et des catégories. Règles de dépenses présente les règles avec leur cible, leur limite et leurs options. Illizeo fournit des règles d’exemple, marquées Illizeo, que vous pouvez modifier ou désactiver mais pas supprimer.

1. Cliquez sur Ajouter une règle.
2. Saisissez le Nom, une Description et le Statut.
3. Sous Les conditions, choisissez le Filtre : Tout le monde, Bureaux, Sous-société, Départements, Équipes, Rôles des employés ou Employés, puis les éléments visés.
4. Choisissez les Catégories. Sans catégorie, la règle vaut pour toutes les catégories.
5. Sous Plafonds par devise, saisissez le Plafond principal et sa devise. Ajouter une devise fixe un plafond propre à une autre devise.
6. Sous Actions, répondez à Autoriser un montant supplémentaire (Non : la note qui dépasse est bloquée ; Oui : elle passe avec un avertissement) et à Approbation automatique (Oui : une note sous le plafond est approuvée sans passer par le circuit).
7. Rédigez le Message d’alerte affiché au collaborateur en cas de dépassement, dans au moins une langue (français ou anglais) ; le bouton de traduction à côté du champ permet de compléter les autres.
8. Cliquez sur Créer.

Quelle règle s’applique #

• Une note est jugée dans sa devise : sur le plafond de cette devise s’il existe, sinon sur le plafond principal converti au taux du jour de la dépense. Le plafond se compare au montant hors taxes.
• Quand plusieurs règles visent la même note, la plus précise l’emporte : une catégorie précise prime sur « toutes catégories » ; puis un employé prime sur une équipe, une équipe sur un rôle, un département ou un bureau, ceux-ci sur une sous-société, et une sous-société sur tout le monde. À précision égale, le plafond le plus bas l’emporte.
• Deux règles ne peuvent pas viser la même combinaison de cible et de catégories.
• Une règle liée à des dépenses existantes n’est pas supprimée mais désactivée. Dupliquer crée une copie à adapter.

5. Taux kilométriques et groupes de véhicules #

Taux kilométriques liste les tarifs avec leur mode, leur taux, leur devise et leur période. Cliquez sur Ajouter un tarif :

1. Renseignez le Nom du tarif, la Date de début du tarif et la Date de fin du tarif.
2. Choisissez le Mode voyage (Voiture personnelle, Moto / Scooter, Vélo, Train…), la Devise et l’Unité de distance.
3. Saisissez le taux, ou ajoutez des paliers avec Ajouter un palier : chaque palier a son tarif et s’applique au-dessus d’un nombre de kilomètres, calculé Par dépense ou Par an. Un Groupe de véhicules apporte ses propres paliers.
4. Sous Paramètres légaux, choisissez le Pays du barème. Le bouton Historique gère les périodes du barème légal de ce pays. Pour la France, le barème fiscal par puissance fiscale et par tranche de kilomètres s’affiche, avec la majoration des véhicules électriques ; le bouton Réinitialiser au barème légal reprend les coefficients officiels.
5. Sous Les conditions, réservez si besoin le tarif à certains départements ou bureaux.
6. Laissez Actif et Remboursable cochés, puis cliquez sur Enregistrer.

Un remboursement supérieur au seuil d’exonération du pays crée un avantage imposable, intégré à la paie. Les taux fournis par Illizeo ne sont pas modifiables, et un taux déjà utilisé ne peut plus être modifié ni supprimé : désactivez-le et créez-en un nouveau. Groupes de véhicules gère les groupes réutilisables : nom, unité de distance et sous-tarifs.

6. Per diem #

Per Diem ouvre Taux Per Diem par pays. Cliquez sur Ajouter un taux et renseignez le Pays, les montants Repas unitaire, Demi-journée, Journée complète et Nuitée, la Devise, puis Valide à partir du et, au besoin, Valide jusqu’au. Pour changer un taux déjà utilisé, fermez sa période puis ajoutez une nouvelle version datée : chaque per diem garde le taux en vigueur à sa date de début. Les taux fournis par Illizeo ne peuvent pas être supprimés.

7. Paramètres Notes de Frais #

Les choix s’enregistrent au clic, sauf les seuils et le délai de relance qui ont leur bouton Enregistrer.

• Champs obligatoires : Champ marchand, Champ Projet, Champ Commentaire et Pièce jointe, chacun activable pour les Notes de frais et pour le Kilométrage (le marchand ne concerne que les dépenses).
• Moyen de paiement par défaut : Virement comptable (remboursement via fichier de paiement) ou Paiement sur salaires (inclus dans la fiche de paie). Il est posé sur chaque note à son approbation et reste modifiable note par note.
• Seuils automatiques : Approbation automatique sous un seuil (une note, hors kilométrage, sous le seuil de sa devise est approuvée par le système) et Justificatif obligatoire au-dessus d’un seuil. Chacun s’active séparément, avec un Seuil principal et des Seuils par devise. Ils sont désactivés à l’ouverture d’un espace.
• Notifications : Soumission (prévenir l’approbateur), Approbation (prévenir l’employé), Remboursement (prévenir les personnes qui paient quand une note est prête au paiement) et Relance brouillon, avec le nombre de jours au-delà duquel un brouillon est relancé.

À savoir #

• Le serveur applique les mêmes contrôles que l’écran : un plafond interdit, un justificatif exigé ou un taux de TVA hors période sont refusés même si la saisie contourne le formulaire.
• Un plafond ou un seuil dans une autre devise que celle de la note est converti au taux du jour de la dépense ; sans taux disponible, aucune approbation automatique n’a lieu et la note suit le circuit.
• Un trajet kilométrique de 200 km au plus est toujours approuvé automatiquement ; ce seuil n’est pas réglable.
• Les catégories, taux et règles désactivés restent visibles dans les notes déjà enregistrées.