Le calendrier des absences montre d’un coup d’œil qui est absent, quand, et selon vos droits pour quel motif. Cet article décrit l’écran, ce que chacun y voit, l’abonnement depuis un agenda externe et le réglage d’affichage des types. Il s’adresse à tous les utilisateurs, en particulier aux managers.
Avant de commencer #
- Le calendrier s’ouvre avec « Accès au module Calendrier / Absences » et « Voir le calendrier absences (équipe) », palier Accès : tous les rôles les ont par défaut.
- Les filtres demandent « Filtrer par département / équipe / bureau » ; l’abonnement, « Exporter le calendrier ».
- Ce que vous voyez des autres dépend de la carte Absences des collègues de votre rôle et du droit « Voir le motif des absences de la population de son rôle » (voir plus bas).
Ouvrir le calendrier #
Ouvrez Calendrier › Calendrier des absences. L’écran affiche une ligne par collaborateur et ses absences sous forme de barres colorées selon le type. Si vous avez aussi accès au calendrier des présences, les onglets Présences et Absences permettent de passer de l’un à l’autre.
- Aujourd’hui et les flèches font défiler la période. Une flèche grisée signale une période au-delà de ce que votre rôle permet de consulter.
- Les vues Semaine, Mois, Trimestre, Année et Période (avec Début de la période et Fin de la période) changent l’échelle.
- La recherche Rechercher un employé… filtre les lignes par nom.
- La légende liste les types d’absence ; cliquez sur un type pour le masquer ou l’afficher. Elle montre aussi les périodes bloquées et, selon les modules actifs, la formation, le planning et les motifs de présence.
- Le bouton Compteurs choisit les soldes affichés à côté de chaque nom.
Filtrer #
Le bouton Filtres ouvre les critères Type, Département, Bureau, Équipe et Rôle. Effacer tout les retire. Le filtre de statut ne retient utilement que les absences approuvées et en attente.
Agir depuis le calendrier #
- Voir le détail : cliquez sur une barre. La fiche indique le type (si vous pouvez voir le motif), les dates, le statut et la décision : « Validé par », « Refusé par », ou « Automatiquement » avec la raison.
- Poser une absence : glissez sur la ligne d’un collaborateur ; le formulaire de demande s’ouvre pour lui, avec la période choisie. Il faut le droit « Créer une demande d’absence ».
- Décider : la fiche d’une demande en attente propose Valider et Refuser aux approbateurs. Saisissez le Motif du refus avant de refuser.
Ce que chacun voit #
Illizeo distingue deux informations :
| Information | Qui la voit |
|---|---|
| La présence : « cette personne est absente » | Chacun pour ses propres absences ; pour les autres, selon la carte Absences des collègues du rôle. |
| Le motif : le type d’absence, le commentaire, le justificatif | Seulement avec « Voir le motif des absences de la population de son rôle », sur la population de ce rôle. Par défaut : Administrateur, Gestionnaire Paie, Manager et Responsable RH. |
Sans le motif, l’absence s’affiche « Absent », dans une couleur neutre. La carte Absences des collègues se règle dans Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés, onglet Population cible du rôle. Ses valeurs :
- Personne (seulement ses propres absences) ;
- Son équipe ;
- Son département ;
- Son bureau ;
- Sa sous-société ;
- Toute l’entreprise (valeur par défaut du rôle Tous les employés).
Les droits se lisent rôle par rôle : la portée d’un rôle et le motif d’un autre ne se combinent pas.
S’abonner depuis un agenda externe #
- Cliquez sur Synchroniser.
- Dans S’abonner au calendrier, choisissez le Contenu (dont les absences) et le Département.
- Cliquez sur Créer mon lien, puis Copier le lien pour l’ajouter à votre agenda (Outlook, Google, Apple), ou Télécharger (.ics).
Régénérer le lien invalide l’ancien lien, par exemple s’il a été partagé par erreur. L’abonnement respecte vos droits de visibilité.
Inscription dans l’agenda du collaborateur #
Indépendamment de l’abonnement, un type d’absence peut être écrit dans l’agenda Outlook ou Google connecté du collaborateur absent (carte Agendas Outlook du type, voir Paramétrer les types d’absence). L’événement est créé à l’approbation finale et retiré en cas de refus, d’annulation ou de remise en attente.
Choisir les types affichés #
Paramètres › Gestion du temps › Calendrier propose Choisir les types d’absence : les types cochés sont repris dans le calendrier de l’équipe et dans vos compteurs. Tout sélectionner, Effacer, puis Enregistrer. Ce choix s’enregistre pour la personne connectée : il règle votre propre affichage, pas celui de toute l’entreprise.
À savoir #
- Les jours fériés affichés sont ceux qui s’appliquent à chaque collaborateur (calendrier de la société, de son bureau ou personnalisé).
- Une absence en attente est distinguée d’une absence approuvée dans la barre et dans la fiche.
- Le calendrier et ses filtres sont disponibles en français et en anglais ; les autres langues voient l’anglais.
