Cet article réunit les sujets transverses du module Présences : les droits de la matrice des rôles, les notifications et e-mails, l’import et l’export des présences, la conservation et les données personnelles.
Avant de commencer #
- Les droits se règlent dans Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés, rubrique Time Management. Chaque droit a trois paliers : Accès, Exécuter, Admin.
- L’import et l’export des présences sont réservés par défaut à l’Administrateur.
Les droits du module #
| Droit | Ce qu’il ouvre | Rôles livrés |
|---|---|---|
| Pointage — Entrée / Sortie / Pause / Reprise | Pointer (palier Exécuter) | Tous les employés |
| Voir sa feuille de présence | L’onglet Pointage de la feuille | Tous |
| Saisir / Modifier les pointages | Saisir, corriger, répéter une journée | Tous sauf Auditeur |
| Supprimer une période pointée | Supprimer un segment issu d’un pointage | Administrateur, Responsable RH, Manager, Gestionnaire Paie |
| Soumettre la feuille pour validation | Soumettre et retirer un dépôt (Exécuter) | Tous les employés, Gestionnaire Paie, Administrateur |
| Corriger les présences après la clôture | Délai RH (Exécuter), correction motivée d’un mois clôturé (Admin) | Administrateur, Responsable RH |
| Voir les demandes en attente d’approbation ; Approuver / rejeter / déléguer une demande | Valider les présences | Administrateur, Responsable RH, Manager, Gestionnaire Paie |
| Voir le calendrier des présences ; Voir la présence des collaborateurs ; Voir le détail des horaires des collaborateurs | Le calendrier des présences et ce qu’il montre | Selon le droit (voir l’article sur la validation) |
| Voir l’historique de présence | L’onglet Historique | Administrateur, Responsable RH, Manager, Auditeur |
| Voir les profils horaires ; Créer / Modifier / Supprimer un profil horaire ; Profil horaire — Assigner des employés | Les profils de présence | Voir l’article sur les profils |
| Voir / Ajuster / Payer / Convertir un compteur de temps | Les compteurs d’heures | Voir l’article sur les compteurs |
| Voir les indemnités ; Créer / Modifier / Supprimer une indemnité | Les indemnités | Voir l’article sur les indemnités |
| Gérer les badgeuses ; Traiter les pointages de badgeuse en quarantaine | Les badgeuses | Administrateur, Responsable RH |
| Importer des données ; Exporter les données de présence (paie) | Import et export des présences | Administrateur |
Les règles d’entreprise (pointage, sessions oubliées, clôture) dépendent du droit « Horaires de travail ». Les circuits de validation se règlent avec les droits de configuration des flux de travail. Le droit « Configurer les approbations de présence » n’ouvre aucun écran.
Notifications et e-mails #
| Événement | Qui est prévenu |
|---|---|
| Dépôt d’une feuille (« Relevé de présence soumis ») | L’approbateur, avec des relances |
| Étape suivante d’un circuit (« Une validation vous attend ») | Les approbateurs de l’étape |
| Décision sur un dépôt (« Votre demande a été traitée ») | Le collaborateur |
| Heures non confirmées du mois précédent | Les collaborateurs qui ont encore des journées à soumettre, le 1er du mois à 8 h |
| Rappel avant la date limite du déclaratif | Le collaborateur (par défaut 2 jours et 1 jour avant) |
| Récapitulatif des déclarations à valider | Les managers, le lundi à 8 h |
| Repos non respectés au dépôt | Le manager et les RH |
| Session de pointage fermée automatiquement ou anormalement longue | Le collaborateur et, si réglé, son supérieur direct |
| Pointage qui contredit une absence accordée | Les RH ou le collaborateur, selon la règle de l’entreprise |
| Astreinte nouvelle, modifiée ou à venir | Le collaborateur d’astreinte |
| Alertes des badgeuses | Les personnes qui gèrent les badgeuses ou la quarantaine |
Chacun choisit ses avis dans Paramètres personnels › Notifications, groupe « Paie et présence » : cases « Présence et heures » et « Demandes d’approbation ». Les rappels du déclaratif, le récapitulatif du lundi, les repos non respectés et les sessions oubliées ne peuvent pas être désactivés.
Importer des présences #
- Ouvrez Paramètres › Gestion du temps, puis, dans le menu latéral sous Présence, Import de données.
- Choisissez le type (Absences, Présences, Compteurs de soldes de congés, Provisionnement) et le Mode d’import : Incrémental (ajoute ou met à jour) ou Remplacement total (remplace les lignes non soumises et non approuvées de votre périmètre).
- Téléchargez le modèle avec Télécharger le modèle CSV, remplissez-le, puis déposez le fichier (séparateur virgule, point-virgule ou tabulation).
- Faites correspondre les colonnes dans Mapping des champs, lancez Valider & vérifier (essai à blanc), puis Lancer l’import.
- Consultez le résultat ; un import incrémental peut être annulé avec Annuler l’import. L’Historique des imports garde la trace de chaque import.
L’import des présences demande une heure de début et une heure de fin : les journées tenues en durée ou au forfait-jours ne s’importent pas par cet écran. Les périodes dont la paie est approuvée ne sont pas touchées.
Exporter les présences #
Dans le menu latéral sous Présence, Export de données propose deux onglets :
- Données de présence : période (un mois ou toute l’année), employé, statut (« Validés » par défaut), format CSV ou rapport PDF.
- Variables de paie : mois de paie, type (Indemnités, Absences, Bilan d’heures, Par rubrique), aperçu, puis CSV ou PDF.
L’entrée Interface de paie gère les échanges de fichiers programmés avec le logiciel de paie. Chaque collaborateur peut aussi exporter sa propre feuille (bouton Exporter de la feuille de présence).
Données personnelles et conservation #
- L’export des données d’une personne (droit d’accès) comprend ses présences, compteurs, versements d’heures, déclarations, motifs de présence et forfait réduit.
- À l’effacement ou à l’anonymisation d’une personne, ses journées de présence restent rattachées à la fiche anonymisée ; elle est retirée des badgeuses et ses badges sont révoqués ou supprimés, mais les pointages bruts des bornes sont gardés comme preuve du temps de travail.
- Les pointages bruts des badgeuses sont conservés selon le réglage des badgeuses (5 ans au moins), puis purgés ; les pointages en quarantaine ne sont jamais purgés.
- Les dépôts, retraits, corrections de pointage refusées, opérations sur compteur et exports sont tracés dans le journal d’activité.
À savoir #
- Les écrans de la feuille de présence, du calendrier des présences et de nombreux réglages existent en français et en anglais : les utilisateurs en allemand ou en italien les voient en anglais.
- Les libellés des déclencheurs de circuit (catégorie « Gestion des présences ») sont en français quelle que soit la langue.
- Les erreurs ligne par ligne de l’import s’affichent en anglais.
