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title: "Administrer le module Présences : droits, notifications, import-export et données personnelles"
description: "Les droits du module, les notifications et e-mails, l’import et l’export des présences, la conservation et les données personnelles."
url: "https://illizeo.com/centre-aide/presences-administrer/"
updated: "2026-11-01"
category: "Présences & Badgeages"
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# Administrer le module Présences : droits, notifications, import-export et données personnelles

Cet article réunit les sujets transverses du module Présences : les droits de la matrice des rôles, les notifications et e-mails, l'import et l'export des présences, la conservation et les données personnelles.

## Avant de commencer

- Les droits se règlent dans **Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés**, rubrique Time Management. Chaque droit a trois paliers : Accès, Exécuter, Admin.
- L'import et l'export des présences sont réservés par défaut à l'Administrateur.

## Les droits du module

| Droit | Ce qu'il ouvre | Rôles livrés |
| --- | --- | --- |
| Pointage — Entrée / Sortie / Pause / Reprise | Pointer (palier Exécuter) | Tous les employés |
| Voir sa feuille de présence | L'onglet Pointage de la feuille | Tous |
| Saisir / Modifier les pointages | Saisir, corriger, répéter une journée | Tous sauf Auditeur |
| Supprimer une période pointée | Supprimer un segment issu d'un pointage | Administrateur, Responsable RH, Manager, Gestionnaire Paie |
| Soumettre la feuille pour validation | Soumettre et retirer un dépôt (Exécuter) | Tous les employés, Gestionnaire Paie, Administrateur |
| Corriger les présences après la clôture | Délai RH (Exécuter), correction motivée d'un mois clôturé (Admin) | Administrateur, Responsable RH |
| Voir les demandes en attente d'approbation ; Approuver / rejeter / déléguer une demande | Valider les présences | Administrateur, Responsable RH, Manager, Gestionnaire Paie |
| Voir le calendrier des présences ; Voir la présence des collaborateurs ; Voir le détail des horaires des collaborateurs | Le calendrier des présences et ce qu'il montre | Selon le droit (voir l'article sur la validation) |
| Voir l'historique de présence | L'onglet Historique | Administrateur, Responsable RH, Manager, Auditeur |
| Voir les profils horaires ; Créer / Modifier / Supprimer un profil horaire ; Profil horaire — Assigner des employés | Les profils de présence | Voir l'article sur les profils |
| Voir / Ajuster / Payer / Convertir un compteur de temps | Les compteurs d'heures | Voir l'article sur les compteurs |
| Voir les indemnités ; Créer / Modifier / Supprimer une indemnité | Les indemnités | Voir l'article sur les indemnités |
| Gérer les badgeuses ; Traiter les pointages de badgeuse en quarantaine | Les badgeuses | Administrateur, Responsable RH |
| Importer des données ; Exporter les données de présence (paie) | Import et export des présences | Administrateur |

Les règles d'entreprise (pointage, sessions oubliées, clôture) dépendent du droit « Horaires de travail ». Les circuits de validation se règlent avec les droits de configuration des flux de travail. Le droit « Configurer les approbations de présence » n'ouvre aucun écran.

## Notifications et e-mails

| Événement | Qui est prévenu |
| --- | --- |
| Dépôt d'une feuille (« Relevé de présence soumis ») | L'approbateur, avec des relances |
| Étape suivante d'un circuit (« Une validation vous attend ») | Les approbateurs de l'étape |
| Décision sur un dépôt (« Votre demande a été traitée ») | Le collaborateur |
| Heures non confirmées du mois précédent | Les collaborateurs qui ont encore des journées à soumettre, le 1er du mois à 8 h |
| Rappel avant la date limite du déclaratif | Le collaborateur (par défaut 2 jours et 1 jour avant) |
| Récapitulatif des déclarations à valider | Les managers, le lundi à 8 h |
| Repos non respectés au dépôt | Le manager et les RH |
| Session de pointage fermée automatiquement ou anormalement longue | Le collaborateur et, si réglé, son supérieur direct |
| Pointage qui contredit une absence accordée | Les RH ou le collaborateur, selon la règle de l'entreprise |
| Astreinte nouvelle, modifiée ou à venir | Le collaborateur d'astreinte |
| Alertes des badgeuses | Les personnes qui gèrent les badgeuses ou la quarantaine |

Chacun choisit ses avis dans **Paramètres personnels › Notifications**, groupe « Paie et présence » : cases « Présence et heures » et « Demandes d'approbation ». Les rappels du déclaratif, le récapitulatif du lundi, les repos non respectés et les sessions oubliées ne peuvent pas être désactivés.

## Importer des présences

1. Ouvrez **Paramètres › Gestion du temps**, puis, dans le menu latéral sous **Présence**, **Import de données**.
2. Choisissez le type (Absences, Présences, Compteurs de soldes de congés, Provisionnement) et le **Mode d'import** : **Incrémental** (ajoute ou met à jour) ou **Remplacement total** (remplace les lignes non soumises et non approuvées de votre périmètre).
3. Téléchargez le modèle avec **Télécharger le modèle CSV**, remplissez-le, puis déposez le fichier (séparateur virgule, point-virgule ou tabulation).
4. Faites correspondre les colonnes dans **Mapping des champs**, lancez **Valider & vérifier** (essai à blanc), puis **Lancer l'import**.
5. Consultez le résultat ; un import incrémental peut être annulé avec **Annuler l'import**. L'**Historique des imports** garde la trace de chaque import.

L'import des présences demande une heure de début et une heure de fin : les journées tenues en durée ou au forfait-jours ne s'importent pas par cet écran. Les périodes dont la paie est approuvée ne sont pas touchées.

![Page d'import de données : choix du type et du mode](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/presences-administrer-01.fr_.png?resize=800%2C500&quality=80&ssl=1)
L'import de données

## Exporter les présences

Dans le menu latéral sous **Présence**, **Export de données** propose deux onglets :

- **Données de présence** : période (un mois ou toute l'année), employé, statut (« Validés » par défaut), format CSV ou rapport PDF.
- **Variables de paie** : mois de paie, type (Indemnités, Absences, Bilan d'heures, Par rubrique), aperçu, puis CSV ou PDF.

L'entrée **Interface de paie** gère les échanges de fichiers programmés avec le logiciel de paie. Chaque collaborateur peut aussi exporter sa propre feuille (bouton **Exporter** de la feuille de présence).

![Page d'export des données de présence](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/presences-administrer-02.fr_.png?resize=800%2C500&quality=80&ssl=1)
L'export des présences

## Données personnelles et conservation

- L'export des données d'une personne (droit d'accès) comprend ses présences, compteurs, versements d'heures, déclarations, motifs de présence et forfait réduit.
- À l'effacement ou à l'anonymisation d'une personne, ses journées de présence restent rattachées à la fiche anonymisée ; elle est retirée des badgeuses et ses badges sont révoqués ou supprimés, mais les pointages bruts des bornes sont gardés comme preuve du temps de travail.
- Les pointages bruts des badgeuses sont conservés selon le réglage des badgeuses (5 ans au moins), puis purgés ; les pointages en quarantaine ne sont jamais purgés.
- Les dépôts, retraits, corrections de pointage refusées, opérations sur compteur et exports sont tracés dans le journal d'activité.

## À savoir

- Les écrans de la feuille de présence, du calendrier des présences et de nombreux réglages existent en français et en anglais : les utilisateurs en allemand ou en italien les voient en anglais.
- Les libellés des déclencheurs de circuit (catégorie « Gestion des présences ») sont en français quelle que soit la langue.
- Les erreurs ligne par ligne de l'import s'affichent en anglais.

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