Cet article réunit les sujets transverses du module : les droits par rôle, la saisie collective d’absences, les notifications et e-mails, la traçabilité, les langues et les questions les plus fréquentes. Il s’adresse aux administrateurs et aux RH.
Avant de commencer #
- Les droits se règlent dans Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés, module Temps (TIME MANAGEMENT) de la matrice des rôles, avec trois paliers : Accès, Exécuter, Admin.
- La saisie collective demande « Créer une demande d’absence » et « Valider directement une absence (sans approbation) », au palier Exécuter.
Les droits du module #
| Droit (matrice des rôles) | Ce qu’il permet | Par défaut |
|---|---|---|
| Demande d’absence | Accès : consulter sa page d’absences ; Exécuter : déposer une demande | Exécuter : Tous les employés, Manager, Responsable RH, Administrateur |
| Créer / Modifier / Supprimer une demande d’absence | Déposer, modifier, retirer ou annuler une absence | Tous les employés, Manager, Responsable RH, Administrateur |
| Valider directement une absence (sans approbation) | Saisir une absence déjà approuvée pour un collaborateur ; saisie collective | Responsable RH, Administrateur |
| Voir les demandes en attente d’approbation ; Approuver / rejeter / déléguer une demande | Traiter les demandes dans Flux de travail › Absences | Manager, Responsable RH, Gestionnaire Paie, Administrateur |
| Répondre à une demande de remplacement | Accepter ou refuser d’être remplaçant | Tous les employés, Manager, Responsable RH, Administrateur |
| Voir le calendrier absences (équipe) | Ouvrir le calendrier des absences | Tous les rôles |
| Voir le motif des absences de la population de son rôle | Voir le type d’absence, le commentaire et le justificatif des autres | Manager, Responsable RH, Gestionnaire Paie, Administrateur |
| Ajuster un compteur de temps | Modifier un droit, changer la politique d’un collaborateur | Responsable RH, Gestionnaire Paie, Administrateur |
| Voir / Créer / Modifier / Supprimer un type d’absence ; Configurer les politiques | Paramétrer les types et les politiques | Administrateur |
| Gérer les jours fériés ; Créer / Modifier / Supprimer un calendrier de fériés | Consulter et modifier les calendriers de fériés | Administrateur |
La carte Absences des collègues (onglet Population cible du rôle) fixe en outre de qui le rôle voit la présence : personne, son équipe, son département, son bureau, sa sous-société ou toute l’entreprise. Voir Le calendrier des absences.
Saisie collective #
Pour poser une même absence à toute une population (fermeture de fin d’année, formation collective, journée offerte), ouvrez Accès RH › Saisie collective. Les absences sont créées validées.
- Dans Population, définissez des Critères, ajoutez des salariés un par un (Ou des salariés choisis), ou les deux. Seuls les salariés de votre périmètre sont visés.
- Cliquez sur Voir la population : le nombre de salariés visés s’affiche (500 au plus par opération).
- Dans Absence, choisissez le Type d’absence, les dates Du et Au, la Durée (journée entière, matin ou après-midi, pour un jour unique et un type qui l’autorise) et un Commentaire.
- Cliquez sur Créer et valider pour n salarié(s).
Chaque salarié passe les mêmes contrôles qu’une saisie individuelle (solde, chevauchement, période de paie close…). Le Compte rendu liste les absences créées, celles créées avec une alerte et les rejets avec leur motif. Si vous faites partie de la population, votre propre absence reste soumise à approbation.
Notifications et e-mails #
| Événement | Destinataire |
|---|---|
| Demande d’absence à valider (avec une relance après un jour ouvré) | Approbateur |
| Demande acceptée ou refusée (avec le motif) | Collaborateur |
| Absence créée par un tiers | Collaborateur |
| Demande d’annulation, puis annulation acceptée ou refusée | Approbateur, puis collaborateur |
| Demande de remplacement, puis remplacement accepté | Remplaçant, puis demandeur |
| Certificat médical en attente | Approbateur |
| Jours de vacances rendus après un arrêt maladie | Collaborateur et responsable |
| Alertes maladie (absence longue, indice de Bradford) | RH seulement |
Les modèles d’e-mail se personnalisent dans Paramètres › Gérer Illizeo › Email, catégorie « Absences & Temps ». Chaque utilisateur choisit ses canaux (tableau de bord, e-mail, Slack, push, Teams) pour l’événement Absences dans ses paramètres personnels, onglet des notifications. Les approbateurs connectés à Teams ou Slack peuvent décider depuis la carte reçue ; le type d’absence n’y figure que pour qui peut voir le motif.
Traçabilité #
- Le journal des utilisateurs enregistre les attributions de politiques d’absence (programmées comprises) et chaque saisie collective.
- Chaque solde garde ses mouvements (acquisition, report, ajustement, congé pris), avec le solde après chaque mouvement.
- Chaque demande garde son historique d’approbation : qui a décidé, quand, avec quel motif, ou si la décision a été automatique.
Données personnelles #
Le motif d’une absence (maladie, maternité…) est une donnée sensible. Par défaut, un collaborateur ne voit que la présence de ses collègues (« Absent »), jamais leur motif ; le motif reste réservé aux rôles qui portent le droit correspondant, sur leur population. Les alertes maladie ne sont envoyées qu’à la RH.
Langues #
Les noms des types d’absence et des politiques se traduisent en français, anglais, allemand et italien depuis le globe du nom (avec une proposition de traduction par l’IA à relire). Certains écrans du module (page des absences, calendrier, règles d’entreprise) sont en français et en anglais : un utilisateur en allemand ou en italien y voit l’anglais.
Questions fréquentes #
Un collaborateur ne voit que « Congés payés » dans sa demande. Pourquoi ? #
Un type n’est proposé que si une politique de ce type est attribuée au collaborateur. Attribuez la politique depuis la fiche du type (Attribuer) ou depuis le solde du collaborateur.
Une demande a été refusée sans que personne ne la voie. #
C’est un refus automatique : quota d’équipe dépassé, préavis non respecté, durée maximale ou plafond de jours dépassé. Le motif est dans l’historique. Le collaborateur peut demander un réexamen humain depuis ses paramètres personnels.
Le manager ne voit pas le motif des absences de son équipe. #
Vérifiez que son rôle porte « Voir le motif des absences de la population de son rôle » et que la population cible du rôle inclut l’équipe.
Une demande est partie chez le supérieur hiérarchique alors qu’aucun circuit n’est réglé. #
C’est le circuit de repli : sans circuit actif pour les absences, la demande va au supérieur du collaborateur. Réglez un circuit dans Paramètres › Gérer les employés › Workflows.
Le solde ne correspond pas à « Accordé − Pris − Planifié ». #
La différence vient en général du report ou d’un ajustement : ouvrez le détail du solde pour voir la ligne de calcul et les mouvements.
