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title: Administrer le module Gestion des absences
description: Droits par rôle, saisie collective, notifications, traçabilité, langues et questions fréquentes.
url: "https://illizeo.com/centre-aide/absences-administrer/"
updated: "2026-11-01"
category: Gestion des Absences
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# Administrer le module Gestion des absences

Cet article réunit les sujets transverses du module : les droits par rôle, la saisie collective d'absences, les notifications et e-mails, la traçabilité, les langues et les questions les plus fréquentes. Il s'adresse aux administrateurs et aux RH.

## Avant de commencer

- Les droits se règlent dans **Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés**, module Temps (TIME MANAGEMENT) de la matrice des rôles, avec trois paliers : **Accès**, **Exécuter**, **Admin**.
- La saisie collective demande « Créer une demande d'absence » et « Valider directement une absence (sans approbation) », au palier Exécuter.

## Les droits du module

| Droit (matrice des rôles) | Ce qu'il permet | Par défaut |
| --- | --- | --- |
| Demande d'absence | Accès : consulter sa page d'absences ; Exécuter : déposer une demande | Exécuter : Tous les employés, Manager, Responsable RH, Administrateur |
| Créer / Modifier / Supprimer une demande d'absence | Déposer, modifier, retirer ou annuler une absence | Tous les employés, Manager, Responsable RH, Administrateur |
| Valider directement une absence (sans approbation) | Saisir une absence déjà approuvée pour un collaborateur ; saisie collective | Responsable RH, Administrateur |
| Voir les demandes en attente d'approbation ; Approuver / rejeter / déléguer une demande | Traiter les demandes dans Flux de travail › Absences | Manager, Responsable RH, Gestionnaire Paie, Administrateur |
| Répondre à une demande de remplacement | Accepter ou refuser d'être remplaçant | Tous les employés, Manager, Responsable RH, Administrateur |
| Voir le calendrier absences (équipe) | Ouvrir le calendrier des absences | Tous les rôles |
| Voir le motif des absences de la population de son rôle | Voir le type d'absence, le commentaire et le justificatif des autres | Manager, Responsable RH, Gestionnaire Paie, Administrateur |
| Ajuster un compteur de temps | Modifier un droit, changer la politique d'un collaborateur | Responsable RH, Gestionnaire Paie, Administrateur |
| Voir / Créer / Modifier / Supprimer un type d'absence ; Configurer les politiques | Paramétrer les types et les politiques | Administrateur |
| Gérer les jours fériés ; Créer / Modifier / Supprimer un calendrier de fériés | Consulter et modifier les calendriers de fériés | Administrateur |

La carte **Absences des collègues** (onglet **Population cible** du rôle) fixe en outre de qui le rôle voit la présence : personne, son équipe, son département, son bureau, sa sous-société ou toute l'entreprise. Voir [Le calendrier des absences](https://illizeo.com/centre-aide/absences-calendrier/).

## Saisie collective

Pour poser une même absence à toute une population (fermeture de fin d'année, formation collective, journée offerte), ouvrez **Accès RH › Saisie collective**. Les absences sont créées **validées**.

1. Dans **Population**, définissez des **Critères**, ajoutez des salariés un par un (**Ou des salariés choisis**), ou les deux. Seuls les salariés de votre périmètre sont visés.
2. Cliquez sur **Voir la population** : le nombre de salariés visés s'affiche (500 au plus par opération).
3. Dans **Absence**, choisissez le **Type d'absence**, les dates **Du** et **Au**, la **Durée** (journée entière, matin ou après-midi, pour un jour unique et un type qui l'autorise) et un **Commentaire**.
4. Cliquez sur **Créer et valider pour n salarié(s)**.

![La page Saisie collective d'absences : bloc Population avec critères et salariés choisis, bloc Absence avec type, dates et commentaire](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/absences-administrer-01.fr_.png?resize=800%2C500&quality=80&ssl=1)
Accès RH › Saisie collective.

Chaque salarié passe les mêmes contrôles qu'une saisie individuelle (solde, chevauchement, période de paie close…). Le **Compte rendu** liste les absences créées, celles créées avec une alerte et les rejets avec leur motif. Si vous faites partie de la population, votre propre absence reste soumise à approbation.

## Notifications et e-mails

| Événement | Destinataire |
| --- | --- |
| Demande d'absence à valider (avec une relance après un jour ouvré) | Approbateur |
| Demande acceptée ou refusée (avec le motif) | Collaborateur |
| Absence créée par un tiers | Collaborateur |
| Demande d'annulation, puis annulation acceptée ou refusée | Approbateur, puis collaborateur |
| Demande de remplacement, puis remplacement accepté | Remplaçant, puis demandeur |
| Certificat médical en attente | Approbateur |
| Jours de vacances rendus après un arrêt maladie | Collaborateur et responsable |
| Alertes maladie (absence longue, indice de Bradford) | RH seulement |

Les modèles d'e-mail se personnalisent dans **Paramètres › Gérer Illizeo › Email**, catégorie « Absences & Temps ». Chaque utilisateur choisit ses canaux (tableau de bord, e-mail, Slack, push, Teams) pour l'événement **Absences** dans ses paramètres personnels, onglet des notifications. Les approbateurs connectés à Teams ou Slack peuvent décider depuis la carte reçue ; le type d'absence n'y figure que pour qui peut voir le motif.

## Traçabilité

- Le journal des utilisateurs enregistre les attributions de politiques d'absence (programmées comprises) et chaque saisie collective.
- Chaque solde garde ses mouvements (acquisition, report, ajustement, congé pris), avec le solde après chaque mouvement.
- Chaque demande garde son historique d'approbation : qui a décidé, quand, avec quel motif, ou si la décision a été automatique.

## Données personnelles

Le motif d'une absence (maladie, maternité…) est une donnée sensible. Par défaut, un collaborateur ne voit que la présence de ses collègues (« Absent »), jamais leur motif ; le motif reste réservé aux rôles qui portent le droit correspondant, sur leur population. Les alertes maladie ne sont envoyées qu'à la RH.

## Langues

Les noms des types d'absence et des politiques se traduisent en français, anglais, allemand et italien depuis le globe du nom (avec une proposition de traduction par l'IA à relire). Certains écrans du module (page des absences, calendrier, règles d'entreprise) sont en français et en anglais : un utilisateur en allemand ou en italien y voit l'anglais.

## Questions fréquentes

### Un collaborateur ne voit que « Congés payés » dans sa demande. Pourquoi ?

Un type n'est proposé que si une politique de ce type est attribuée au collaborateur. Attribuez la politique depuis la fiche du type (**Attribuer**) ou depuis le solde du collaborateur.

### Une demande a été refusée sans que personne ne la voie.

C'est un refus automatique : quota d'équipe dépassé, préavis non respecté, durée maximale ou plafond de jours dépassé. Le motif est dans l'historique. Le collaborateur peut demander un réexamen humain depuis ses paramètres personnels.

### Le manager ne voit pas le motif des absences de son équipe.

Vérifiez que son rôle porte « Voir le motif des absences de la population de son rôle » et que la population cible du rôle inclut l'équipe.

### Une demande est partie chez le supérieur hiérarchique alors qu'aucun circuit n'est réglé.

C'est le circuit de repli : sans circuit actif pour les absences, la demande va au supérieur du collaborateur. Réglez un circuit dans **Paramètres › Gérer les employés › Workflows**.

### Le solde ne correspond pas à « Accordé − Pris − Planifié ».

La différence vient en général du report ou d'un ajustement : ouvrez le détail du solde pour voir la ligne de calcul et les mouvements.

### *Similaire*