Cet article s’adresse aux collaborateurs : il explique comment déposer une demande auprès de l’équipe RH, joindre des documents, suivre son avancement et répondre aux questions des RH.
Avant de commencer #
- Pour ouvrir le menu Demandes RH, votre rôle doit porter le droit « Accès au module Demandes RH (espace salarié) » au palier Accès.
- Pour déposer une demande, votre rôle doit aussi porter « Déposer une demande RH » au palier Accès. Ces deux droits sont accordés par défaut à tous les employés.
- Les types de demande proposés sont choisis par votre entreprise. Si la fenêtre affiche « Aucun type de demande n’est encore disponible », adressez-vous à votre équipe RH.
Retrouver ses demandes #
Ouvrez Demandes RH › Mes demandes. La page liste vos demandes, de la plus récente à la plus ancienne :
- Demande : le type de la demande ; un clic ouvre son détail.
- Déposée le : la date de dépôt. Si le type annonce des délais, les échéances s’affichent dessous (« Première réponse avant… », « Résolution avant… ») ; une échéance dépassée apparaît en rouge.
- Statut : Nouvelle, Prise en charge, En attente de votre réponse, Résolue ou Close sans suite.
Les boutons Toutes et En cours filtrent la liste : En cours masque les demandes résolues ou closes. Un clic sur l’en-tête Déposée le ou Statut trie la liste ; un second clic inverse l’ordre. La liste est découpée en pages de 25 demandes.
Vous ne voyez que vos propres demandes : celles de vos collègues ne vous sont jamais accessibles.
Déposer une demande #
- Dans Demandes RH › Mes demandes, cliquez sur Nouvelle demande. La fenêtre Nouvelle demande RH s’ouvre.
- Sous Type de demande, cliquez sur la carte qui correspond à votre besoin. Chaque carte indique à quoi sert le type. Le formulaire du type s’affiche en dessous.
- Remplissez les champs. Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque ; s’il en manque un, il est signalé par « Ce champ est obligatoire. » Certains champs n’apparaissent qu’en fonction d’une réponse précédente.
- Si besoin, ajoutez des fichiers dans Pièces jointes (facultatif) : glissez-les dans la zone ou cliquez pour parcourir votre poste. Un fichier refusé est signalé avec la raison (format non accepté, trop volumineux, trop de fichiers).
- Si vous le souhaitez, écrivez un mot pour les RH dans Message (facultatif).
- Cliquez sur Déposer.
La demande apparaît aussitôt dans Mes demandes avec le statut « Nouvelle », et l’équipe RH destinataire est prévenue.
Pièces jointes : les limites #
| Règle | Valeur |
|---|---|
| Nombre de fichiers | 5 au plus par demande, toutes pièces confondues |
| Taille | 10 Mo au plus par fichier |
| Formats acceptés | PDF ; images PNG, JPG, JPEG, GIF, WEBP ; documents DOC, DOCX, ODT ; tableurs XLS, XLSX, ODS ; TXT, CSV |
Les fichiers sont envoyés juste après la création de la demande. Si l’envoi échoue, la demande est quand même déposée et le message « Demande déposée, mais les pièces jointes ne sont pas passées » vous invite à les ajouter depuis la demande.
Suivre une demande et échanger avec les RH #
Dans Mes demandes, cliquez sur le nom d’une demande pour ouvrir son détail :
- en haut, le type de la demande, la date de dépôt, les échéances éventuelles et, à droite, le statut ;
- Vos réponses : ce que vous avez saisi dans le formulaire ;
- Pièces jointes : les fichiers déjà joints, avec leur taille, et une zone pour en ajouter ;
- Échanges : le fil des messages entre vous et l’équipe RH.
Répondre aux RH #
- Dans Échanges, écrivez votre message dans le champ « Écrire un message… ».
- Cliquez sur Envoyer.
Si la demande était « En attente de votre réponse », elle repasse automatiquement en « Prise en charge » : l’équipe RH sait que c’est à elle de reprendre la main.
Ajouter un document après le dépôt #
- Dans Pièces jointes, glissez le fichier dans la zone ou cliquez pour le choisir.
- Cliquez sur Joindre.
Le lien Mes demandes, en haut du détail, ramène à la liste.
Être prévenu #
Vous recevez une notification dans la cloche d’Illizeo et un e-mail, dans votre langue, quand :
- votre demande est prise en charge ;
- un membre de l’équipe RH vous écrit ;
- le statut de votre demande change ;
- votre demande est résolue.
Le lien de l’e-mail ou de la notification ouvre directement la demande. Vous pouvez couper ces avis dans Paramètres personnels › Notifications, ligne Demandes RH de la famille « Approbations et flux ».
À savoir #
- Une demande résolue ou close n’accepte plus de message ni de pièce jointe : le détail affiche « Cette demande est close. Déposez-en une nouvelle si besoin. »
- Les fichiers joints sont rangés dans les documents de votre dossier, dans la catégorie « Demandes RH ». Leur ouverture suit les droits de votre entreprise sur cette catégorie de documents.
- Certaines notes de l’équipe RH sont internes : elles ne vous sont jamais affichées et ne vous notifient pas. Tout message que vous voyez dans le fil vous est destiné.
- Vous ne pouvez ni modifier ni supprimer une demande déposée. Pour corriger une information, écrivez-le dans le fil.
- Aucun avis ne vous est envoyé quand un délai annoncé est dépassé : ce sont les personnes qui peuvent agir qui sont prévenues.
Questions fréquentes #
Je ne vois pas le menu « Demandes RH » #
Le module n’est pas activé pour votre espace, ou votre rôle ne porte pas le droit d’accès au module. Adressez-vous à votre équipe RH.
Le bouton « Déposer » reste grisé #
Choisissez d’abord un type de demande en cliquant sur l’une des cartes.
Ma demande n’a pas pu être déposée #
Vérifiez les champs signalés comme obligatoires. Si le message « La demande n’a pas pu être déposée » persiste, votre rôle ne porte peut-être pas le droit « Déposer une demande RH » : adressez-vous à votre équipe RH.
