Le journal d’audit RGPD répond à la première question d’un contrôle : qu’a-t-on fait des données personnelles, qui, quand et sur qui. Il réunit en un seul endroit les gestes de conformité, les changements de durées de conservation, les purges, les lectures de données sensibles et les consultations de la liste de tous les documents. Il s’adresse au DPO et aux administrateurs.
Avant de commencer #
- Il faut le droit « Journal d’audit RGPD » (rubrique Confidentialité des données (RGPD) › Audit RGPD de la matrice des rôles), au palier Accès : le journal se lit, il ne se modifie pas. Il faut aussi « Accès aux Paramètres ».
- Par défaut, seul le rôle Administrateur détient ces droits. Pour un DPO, accordez-les à son rôle dans Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés (voir Permissions & rôles).
Ouvrir le journal #
Ouvrez Paramètres › Gérer Illizeo › Journal d’audit RGPD. La page présente les entrées les plus récentes en premier, 50 par page.
Les cinq registres #
| Registre | Ce qu’il consigne |
|---|---|
| Gestes RGPD | Les exports et les effacements des données d’un salarié ; les demandes de droits (réception, modification, report, clôture, export du registre) ; les violations de données (consignée, mise à jour, close) ; les analyses d’impact (créée, modifiée, validée, supprimée) ; les destinations de transfert et leurs évaluations ; les demandes des visiteurs du Flex Office (consulté, données exportées, anonymisé). |
| Durées de conservation | Les changements apportés aux durées de conservation des données, avec leur auteur. |
| Purges de rétention | Les suppressions exécutées en application de ces durées. Elles sont faites automatiquement et apparaissent au nom de « Système ». |
| Lectures sensibles | Chaque consultation d’une donnée sensible : rémunération, coordonnées bancaires, numéro AVS, données de santé (arrêts maladie, visites médicales) et autres catégories particulières, comme la confession. La ligne dit qui a lu, sur qui et quelle catégorie, jamais la valeur lue. |
| Consultations de « Tous les documents » | Qui a parcouru la liste de tous les documents des salariés, et les téléchargements groupés de documents en ZIP. |
Les registres eux-mêmes se tiennent ailleurs : violations, demandes de droits, analyses d’impact, transferts et durées de conservation sont décrits dans Sécurité & conformité. Le journal d’audit en garde la trace.
Lire une entrée #
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Quand | La date et l’heure. Un point vert signale une entrée chaînée (inaltérable) ; survolez-le pour lire la mention. |
| Registre | Le registre de l’entrée. |
| Événement | Le geste : Données exportées, Données effacées, Violation consignée, AIPD validée, Lecture, Liste des documents consultée, Documents exportés en ZIP, Purge, etc. |
| Par | La personne qui a agi, ou « Système » pour un traitement automatique. |
| Personne concernée | Le salarié dont les données sont en cause, quand l’entrée en vise un. |
| Détails | Les précisions utiles : catégorie de donnée lue, champs concernés, nombre de lignes, titre d’une analyse, etc. |
Le journal ne contient aucune valeur de donnée personnelle : il dit qui a fait quoi, jamais le contenu.
Filtrer #
- Dans Registre, choisissez un registre ou laissez Tous les registres.
- Bornez la période avec Du et Au.
- La liste se met à jour aussitôt. Passez d’une page à l’autre avec Précédent et Suivant ; le pied de page indique le nombre total d’entrées.
Un journal qui ne se réécrit pas #
Chaque entrée est chaînée à la précédente : elle porte une empreinte calculée à partir de son contenu et de l’empreinte de l’entrée d’avant. Modifier ou supprimer une entrée, même ancienne, romprait la chaîne et se verrait.
- Aucun écran ne permet de modifier, de supprimer ou d’ajouter une entrée à la main : le journal est en lecture seule.
- Illizeo vérifie chaque jour que la chaîne est intacte. Cette vérification ne s’affiche pas dans votre espace.
- Les entrées ne sont pas supprimées par la durée de rétention des logs utilisateurs.
À savoir #
- La page ne propose pas d’export.
- Le filtre ne porte pas sur une personne : pour retrouver les entrées d’un salarié, bornez la période et le registre, puis lisez la colonne Personne concernée.
- Certains événements récents s’affichent encore sous un intitulé technique, par exemple
demande_droit.recuepour la réception d’une demande de droits. Leur nom indique le geste. - Une consultation de « Tous les documents » peut concerner plusieurs salariés à la fois : les détails disent combien.
Questions fréquentes #
Comment savoir qui a consulté la rémunération d’un salarié ? #
Choisissez le registre Lectures sensibles, bornez la période, puis repérez les lignes dont la personne concernée est ce salarié. Les détails indiquent la catégorie lue.
Une purge apparaît « par Système ». Est-ce normal ? #
Oui. Les purges sont faites automatiquement, en application des durées de conservation. Le journal les garde justement parce qu’aucune personne ne les a lancées.
Peut-on supprimer une entrée faite par erreur ? #
Non. Une trace d’audit qu’on pourrait retoucher ne prouverait rien. Si un geste a été fait par erreur, le geste suivant (une violation mise à jour, une demande close) est lui aussi consigné.
