La séparation des tâches (SoD)

La séparation des tâches (SoD, pour segregation of duties) empêche qu’une même personne cumule des responsabilités qui doivent rester distinctes : celle qui prépare la paie ne doit pas être aussi celle qui la contrôle ou la comptabilise. Illizeo bloque ces cumuls quand vous ajoutez un membre à un rôle, et n’accepte une exception qu’avec un motif, inscrit à l’historique du rôle. Cet article s’adresse aux administrateurs qui gèrent les rôles.

Avant de commencer #

• Pour ajouter des membres à un rôle, et donc pour déroger, il faut le droit « Ajouter un membre individuel » (rubrique Rôles et permissions › Membres de la matrice des rôles) au palier Exécuter. Pour voir l’onglet des membres, « Voir les membres du rôle ».
• Pour relire une dérogation : « Voir le journal des modifications » (Rôles et permissions › Historique).
• Ces pages sont dans les Paramètres : il faut aussi « Accès aux Paramètres ». Par défaut, seul le rôle Administrateur détient tous ces droits.
• La gestion des rôles elle-même est décrite dans Permissions & rôles.

Les combinaisons interdites #

• Ces règles sont fixées par Illizeo et valent pour tous les espaces ; elles ne se modifient pas depuis votre espace.
• Elles portent sur ces trois rôles prédéfinis, même si vous les avez renommés. Les rôles que vous créez ne sont pas concernés.

Où le contrôle s’applique #

Le contrôle a lieu quand vous ajoutez des membres individuels à l’un de ces rôles :

1. Ouvrez Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés et sélectionnez le rôle, par exemple Gestionnaire Paie.
2. Ouvrez l’onglet Population autorisée.
3. Dans le bloc Membres individuels, cliquez + Ajouter et choisissez les personnes.
4. Cliquez Valider.

Si aucune des personnes choisies ne détient un rôle incompatible, elles sont ajoutées. Sinon, aucune n’est ajoutée, et la fenêtre « Conflit de séparation des tâches » s’ouvre.

Déroger avec un motif #

La fenêtre « Conflit de séparation des tâches » indique que l’affectation donne des responsabilités en conflit au même employé, et liste chaque personne concernée avec le rôle déjà détenu qui crée le conflit.

1. Si le cumul n’est pas voulu, cliquez Annuler : personne n’est ajouté. Retirez alors la personne de votre sélection, ou retirez-lui d’abord l’autre rôle.
2. Si l’exception est justifiée (petite structure, intérim, remplacement), saisissez le Motif de la dérogation. Il est obligatoire.
3. Cliquez Déroger et ajouter. Le message « Dérogation appliquée — membre(s) ajouté(s). » confirme l’ajout de toutes les personnes de la sélection.

Retrouver une dérogation #

Ouvrez le rôle, puis son onglet Historique : il liste les modifications du rôle, avec leur auteur et leur date. Une dérogation y apparaît sur une ligne dont le détail est « Dérogation à la séparation des tâches » (dans la langue de son auteur), accompagnée de la ligne « Membre ajouté » qui nomme les personnes ajoutées.

Le motif saisi est enregistré avec la dérogation, mais l’historique du rôle ne l’affiche pas. Si vous devez le produire lors d’un contrôle, consignez-le aussi dans votre propre registre.

À savoir #

• Le contrôle porte uniquement sur l’ajout de membres individuels depuis l’onglet Population autorisée d’un rôle. Il ne s’applique pas quand un rôle est attribué depuis l’onglet Rôles de la fiche d’un salarié, ni aux membres ajoutés par critères ou par groupe d’annuaire.
• Seules les personnes nouvellement ajoutées sont contrôlées : un cumul déjà en place n’est pas signalé, ni par ce contrôle ni par la revue des habilitations. Pour le repérer, comparez les membres des rôles Gestionnaire Paie, Auditeur et Comptabilité.
• Dans la fenêtre de conflit, le rôle en cause est désigné par son identifiant technique (auditor pour Auditeur, accounting pour Comptabilité).

Questions fréquentes #

Peut-on ajouter nos propres règles d’incompatibilité ? #

Non. Les combinaisons interdites sont fixées par Illizeo.

J’ai cliqué Annuler. Les autres personnes de ma sélection ont-elles été ajoutées ? #

Non. Tant qu’une personne de la sélection est en conflit, aucune n’est ajoutée. Refaites la sélection sans elle, ou dérogez pour toutes.